Sistemul de management al documentelor este diferit de stocarea online obișnuită, care îți oferă doar un spațiu în care poți arhiva documente.
Beneficiile utilizării unui astfel de software sunt:
- Accelerarea și creșterea eficienței proceselor organizaționale
- Reutilizarea informațiilor existente în organizație
- Posibilitatea de a interacționa cu alte organizații la același nivel tehnologic
- Facilizarea accesului la informații
- Protejarea împotriva accesului
- Înțelegerea adecvată a riscurilor, obligațiilor și beneficiilor asociate cu fiecare contract și posbilitatea de a-i informa pe toți cei implicați
- Catalogarea și identificarea diferențiată a documentațiilor
- Reducerea timpului de soluționare a problemelor
Scopul implementarii unui software de management al documentelor este acela de a transforma business-ul intr-unul mai eficient si de a juta in procesul de management al afacerii și implicit în luarea deciziilor. De aceea pasul cel mai important este sa definești cat mai bine problemele cu care se confrunta organizatia ta și să îți alegi astfel software-ul care ți se potrivește.
Cum să alegi sistemul de management al documentelor potrivit pentru compania ta?
Pentru că industria aplicațiilor software include tot mai multe sisteme informatice, Jim True, Director de Securitate și al Managementul Riscurilor, recomandă ca utilizatorii să aibă în vedere un set de aspecte esențiale în alegerea software-ului potrivit: în cazul în care compania are angajați/ sedii în diverse locații, sistemul trebuie să fie cloud-based, să fie în conformitate cu politicile interne ale companiei, să aibă structura unui depozit, să aibă posibilitatea unui back-up (revenire la setările inițiale), să fie configurat personalizat pentru fiecare utilizator.
Thomas Schneck, președintele DocuWare Group recomandă, de asemenea ca, înainte de achiziționarea unui sistem software de management al documentelor, beneficiarul ar trebui să răspundă la cele mai importante întrebări ce definesc cât mai clar nevoia reală de implementare:
- Câți utilizatori are sistemul?
- Are acest sistem o dovadă arhitecturală de viitor? (ex: poate fi convertit pentru aplicațiile mobile)
- Este compatibil cu alte sisteme pe care le utilizează compania?
- Se poate extinde? (Compania cu 5 angajați poate folosi acest sistem și atunci când se va extinde și va avea 100 de angajați?)
DxContract – Program software creat de compania românească DocProcess, DxContract este o soluție software dedicată managementului contractelor, ce aduce un set de beneficii esențiale utilizatorilor: conformitate legală fără excepție, riscuri comerciale reduse și costuri minime pentru crearea, gestionarea sau stocarea contractelor, precum și un plus de control asupra întregului proces. Dx Contract este integrat cu o soluție de semnătură electronică, ceea ce face ca întregul process de management al contractelor să fie rapid și facil în doar câteva minute. Soluția este accesibilă în cloud.
M-Files pune la dispoziție funcționalități complete de salvare, arhivare, căutare, istoric, control, versionare, fluxuri de aprobare și raportare. Accesul la documente se face în funcție de politica de securitate a organizației și se poate adapta la nevoile firmei. Informația este astfel salvată într-o bază de date unică și permite regăsirea facilă a informației. M-Files aduce o abordarea inovativă cu privire la modul de salvare și organizare a documentelor. În plus, se integrează în interfața de Windows Explorer și astfel puteți salva și stoca documentele printr-un simplu drag & drop într-un fișier similar cu unitățile de disc disponibile pe calculator.
DocuWare este o soluţie de ultimă generaţie pentru managementul documentelor electronice. Acesta poate procesa automat orice tip de document (documente financiar-contabile, documente administrative, prezentări, contracte) indiferent de sursă, prin proceduri interne de control, care sunt apoi clasificate si puse la dispozitia utilizatorului, pentru accesare ulterioara. Cu ajutorul DocuWare, toate documentele dintr-o companie trec printr-un proces de arhivare digitală, pentru a fi apoi stocate într-o singură sursă. Documentele sunt protejate de accesul persoanelor neautorizate prin existenta parolelor individualizate şi pot fi accesate prin intermediul cuvintelor cheie sau al listelor disponibile in meniul de organizare.
Charisma Document Management (TotalSoft), construită pe platformă Microsoft (Enterprise Content Management), este o componentă cheie a infrastructurii unei organizații, ce ajută companiile să depășească aceste provocări. Construită pe o platformă bine integrată, scalabilă şi ușor configurabilă, soluţia Charisma Document Management ajută la utilizarea cu ușurință a informației de către orice utilizator prin integrarea cu instrumente familiare, cum ar fi suita Microsoft Office. Soluția TotalSoft poate ajuta companiile să: gestioneze informațiile corespunzător, îndeplinească cerinţele legale, gestioneze eficient site-urile web, eficientizeze procesele de business.
ELO ECM SUITE- este o soluție complete cu rol de căutare rapidă și de arhivare a documentelor, fie că este vorba despre imagini, fișiere, videoclipuri sau fișiere CAD. ELO este potrivită în cazul volumelor mari de documente, iar beneficiile principale aduse presupun economisirea resurselor de timp, financiare, de spațiu și de energie, toate atât de necesare în cazul documentelor fizice.
Astfel, ELO oferă soluții de arhivare a documentelor, transpunerea proceselor de lucru, printr-o tehnologie integrate ce oferă o gestiune a proceselor de lucru, soluția efectivă de management al documentelor, mobilitate, prin managementul documentelor în mod descentralizat (util în cazul domeniului vânzărilor pe teren), precum și accesibilitate mare -INTERNET GATEWAY prin utilizarea unui browser standard (Internet Explorer, Netscape for Windows, Unix/Linux, Mac).
Programele software dedicate managementului documentelor asigură urmatoarele avantaje esențiale pentru utilizatori: scăderea costurilor operaționale și eficientizarea gestiunii corespondenței, reducerea timpului alocat operațiilor administrative legate de corespondență, eliminarea erorilor din activitatea de registratură și secretariat, asigurarea disponibilității documentelor, datelor și informațiilor critice de business prin crearea arhivei electronice, coordonarea dintr-un singur loc a întregii corespondențe, fiind astfel asigurate urmărirea și controlul eficient pentru toate documentele aferente proceselor aflate în curs de desfășurare, automatizarea managementului corespondenței.
Cele mai utilizate aplicații software de management al documentelor se găsesc pe prima platforma integrată de tip marketplace din România, Softlead, care îți oferă cele mai bune aplicații din industrie și consultanță în alegerea aplicației software potrivită companiei tale.
Încă nu știi ce soluție software este potrivită pentru tine? Completează formularul de mai jos sau trimite un e-mail cu solicitarea ta pe adresa de e-mail [email protected]
