Charisma Document Management

Document Management

Charisma Document Management oferă simplitate şi automatizare în activitatea de administrare a oricărui tip de conţinut, indiferent de format. Produsul se integrează perfect cu soluţii online sau offline de tip ERP sau PSA, oferind o flexibilitate şi configurabilitate excepţională pentru a răspunde oricărei verticale de business.Beneficii:

• Reduce costurile interne;
• Economisiţi timp şi reutilizaţi cu uşurinţă informaţiile. Organizaţi şi clasificaţi conţinutul în cadrul unui centralizator de documente, pentru a oferi o metodă consistentă de organizare, clasificare, navigaţie și căutare rapidă de informații;
• Ajutaţi la protejarea informaţiilor confidențiale. Drepturile de acces ale utilizatorilor pot fi specificate în fiecare caz în parte;
• Simplificaţi crearea de documente. Cu ajutorul fluxurilor de lucru pe documente,aveţi posibilitatea de a iniţia, urmări şi de a colabora la diferite procese  Pot fi afișate alerte şi informaţii importante de activitate, asigurând astfel că fluxurile de lucru sunt respectate în mod corespunzător.

Caracteristici:

• Oferă acces permanent la informaţiile necesare, privat sau public, în funcţie de politicile de securitate ale organizaţiei;
• Permite versionarea şi păstrarea istoricului modificărilor realizate la nivelul documentelor, cu marcarea datei, utilizatorilor şi comentariilor asociate;
• Crează fluxuri de lucru pentru eficientizarea circuitului documentelor în cadrul organizaţiei; 
• Prezintă informaţiile într-un mod grafic personalizat, adaptat imaginii companiei;
• Adaugă, modifică şi gestionează documentele rapid şi uşor, degrevând angajaţii de activităţi de rutină, consumatoare de timp.

Registration Desk

Charisma Registration Desk este o soluție web, pe platformă Microsoft SharePoint, dedicată procesului de înregistrare și control al tuturor documentelor venite într-o organizație, precum și a celor care ies din organizație.

Beneficii:

• Charisma Registration Desk sprijină activităţile de registratură prin:
• Menţinerea registrelor electronice de intrări/ieşiri, cu alocare automată de numere;
• Înregistrarea automată a documentelor care ies din organizaţie datorită interfaţării cu aplicaţiile care le generează (Collection, CRM, Repossession sau Legal);
• Organizarea documentelor înregistrate prin clasarea lor pe tipuri de documente, locaţii, unităţi comerciale sau structură organizaţională;
• Accesul angajaţilor la propriile documente înregistrate în sistem şi câştigarea unui timp preţios pierdut altfel datorită circuitului hârtiei;
• Urmărirea parcursului intern al corespondenţei, de la colectarea şi livrarea către firma de curierat (interfeţe cu softul de curierat), până la primirea şi distribuirea internă, precum şi notificarea pe e-mail a persoanelor pentru care au intrat documente în organizaţie;
• Iniţierea de fluxuri de lucru în baza intrărilor în registratură, cu urmărirea timpilor de rezolvare.

 Caracteristici:

• Toată corespondența, cu excepția e-mail-urilor, inclusiv formulare interne, memo-uri, scrisori, faxuri pot fi numerotate şi înregistrate cu ajutorul soluție Charisma Registration Desk. Mai multe fişiere de registratură pot fi definite (cu numerele de referință diferite), grupate pe tipuri de documente, locaţii, filiale sau alte structuri organizatorice.
• Charisma Registration Desk se integrează cu alte aplicaţii pentru a asocia automat numere de înregistrare acelor documente generate de aceste aplicații.
• Administrează livrarea de documente intern, urmărind fluxul de parcurgere a unui document, de la recepție și până la destinație. Folosind fluxuri de lucruri configurabile de flux de lucru, destinatarii sunt notificați automat prin e-mail atunci când primesc documentele. Utilizatorii se pot conecta în sistemul și pot marca documentele ca fiind primite.
• Soluția poate fi utilizată de departamentul de corespondenţă pentru a urmări diferite procese specifice: colectarea corespondenței interne, împachetarea ei, livrarea către firma de curierat, primirea corespondenţei, livrarea acesteia intern. Aplicația poate tipări diverse formaturi specifice de curierat şi se poate integra soluțiile software de curierar pentru a automatiza prelucrarea datelor.

Workflows

Charisma Workflows permite organizaţiilor de orice dimensiune, să construiască procese complexe în mod rapid, fie prin accesul unei interfeţe de browser web, fie direct în sistemul client al utilizatorului de back-office. Totodată, soluţia permite definirea şi automatizarea procesele de business, revizuirea fluxurilor de activităţi şi automatizarea activităţilor legate de modulele Charisma ERP.

Beneficii:

• Reduce costurile operaţionale prin eliminarea unor timpi de execuţie redundanţi sau manuali;
• Eficientizează operaţionalul printr-o soluţie intuitivă şi automatizată;
• Minimizează riscul intern datorită sporirii controlului şi introducerea automatizărilor operaţionale;
• Caracteristici:
• Realizează fluxuri noi doar prin configurare, în mod vizual, fiind eliminat efortul dezvoltărilor suplimentare şi serveşte unui spectru larg de nevoi de business;
• Oferă o imagine actualizată, în timp real, referitor la activităţile din cadrul fluxului de lucru, precum şi planul de execuţie;
• Stabileşte şi administrează eficient metodele de evitare a blocajelor, incluzând delegarea şi tratarea erorilor şi asigurând continuitatea şi buna funcţionare a sistemului;
• Automatizează procesele de business şi activităţile uzuale legate de aplicaţii;
• Generează o raportare detaliată la nivel de companie.