Top 10 funcţionalităţi SAP Business One pentru analiza cash flow pe perioada pandemiei şi nu numai

Conform analiștilor economici, în România, deoarece  două treimi din volumul de cash este concentrat în conturile  companiilor mari, restul firmelor fie nu au bani, fie optează pentru extinderea termenelor de plată la furnizori. (sursa aici https://iancuguda.ro/contributii-editoriale/articole/fluxul-de-numerar-sfaturi-pentru-antreprenori-si-manageri-2020/ ) Situaţia face ca încasarea facturilor să dureze în medie 80-120 de zile sau mai mult după unele studii, iar numeroase companii să devină foarte vulnerabile în faţa unei crize, de natura cele prin care trecem în mod curent. ( conform raport http://www.ziare.com/economie/stiri-economice/7-din-10-companii-isi-platesc-cu-greu-facturile-blocajul-financiar-se-accentueaza-1561964 )

Ce opţiuni au antreprenorii pentru consolidarea rezervelor de cash?

Lista principalelor măsuri include monitorizarea atentă a cheltuielilor, evaluarea corectă a fluxului de numerar, reducerea duratei medii de încasare a creanţelor, eliberarea de capital din activele non-core business etc.  Totodată, directorii financiari au nevoie de control şi predictibilitate asupra încasărilor şi a plăţilor pe care le au de făcut pe un anumit interval de timp. Acestea sunt însă posibile doar cu ajutorul unui sistem ERP integrat. SAP Business One este o soluţie performantă şi versatila la nivelul operaţiilor financiare şi care excelează în gestiunea fluxului de numerar. SAP Business One oferă o imagine realistă asupra rezervelor de cash şi a fluxului de încasări, ceea ce permite derularea în siguranţă a achiziţiilor sau investiţiilor.  Departamentele financiare au astfel o previziune mult mai bună asupra fluxului de numerar (intrări şi ieşiri) ceea ce reduce riscurile şi creşte gradul de control al afacerii.

Am făcut o sinteză rapidă a celor mai utile funcţionalităţi din SAP Business One pentru analiza cashflow-ului:

1. Folosirea sistemului de Aprobări, Alerte şi Blocări pentru facturi depăşite la scadenţă, limite de credit depăşite, termene de plată devansate, la adăugarea oricărui document din sistem: ofertă, comandă, aviz, factură etc.
2. Raport cu vechimea creanţelor şi expedierea de notificări automate către clienţii cu facturi depăşite.
3. Raport cu vechimea soldurilor către furnizori.
4. Crearea şi expedierea automată (Dunning Wizard) de scrisori pentru recuperarea creanţelor. Acestea vor informa clienţii cu termene de plată depăşite asupra scadenţelor şi penalizărilor aplicate.
5. Tablouri de bord cu previziuni de cashflow. Permit directorilor financiari să aibă o imagine clară a încasărilor viitoare pe baza documentelor tranzacţionale, recurentei activităţilor, proiecţiilor de închidere a unor tranzacţii etc. Pe baza acestor date pot fi planificate în avans plăţile necesare.
6. Rapoarte de tipul Bugetat versus Realizat.
7. Rapoarte inteligente asupra tuturor Indicatorilor de Performanţă (Key Performance Indicators) cu funcţionalităţi de tip „drag and relate”
8. Acces la soldul clienţilor direct în Outlook. Cu ajutorul CRM 4 Outlook, la primirea unui email, utilizatorii pot vedea soldul partnerului din sistemul SAP aferent respectivului client direct în Outlook.
9. Urmărirea tranzacţiilor de numerar previzionat / realizat pe articole de cash flow.
10. Gestionarea scadențelor multiple şi a promisiunilor de plată (negocierea unor noi termene de plată) şi posibilitatea compensărilor între două sau mai multe părţi.

Controlul rezervelor de cash trebuie să fie o prioritate pentru orice companie mică sau mijlocie. SAP Business One oferă un set extins de rapoarte standard asupra indicatorilor relevanți pentru fluxul de numerar, pentru ca managerii să fie permanent la curent atât cu situaţia prezentă, cât şi cu perspectiva pe termen scurt. Recuperarea creanţelor consumă timp şi atenţie, însă în SAP Business One există toate uneltele necesare ca această activitate să fie gestionată cu succes. Utilizatorii au la dispoziţie mai multe unelte prin care să determine clienţii să plătească la termen sau să-şi achite debitele restante. Cunoaşterea situaţiei şi comunicarea fermă şi transparentă către clienţi reprezintă cheia. Este însă un efort de echipă, care implică acces la date şi colaborare, şi nu doar o atribuţie a departamentul financiar.