Costurile digitalizării unui departament operațional dintr-o companie de construcții

Digitalizarea nu mai este doar o opțiune pentru companiile din construcții, ci o necesitate strategică pentru a rămâne competitive pe o piață tot mai complexă și reglementată. De la gestionarea proiectelor, resurselor și echipamentelor, până la comunicarea dintre echipele din teren și birou, software-ul dedicat poate reduce semnificativ riscurile, costurile ascunse și timpul pierdut în procese manuale. Totuși, una dintre primele întrebări pe care o pun managerii din construcții este: „Cât costă digitalizarea unui departament operațional?”

Răspunsul nu este unul universal, pentru că depinde de mai mulți factori: dimensiunea companiei, complexitatea proceselor, nivelul actual de digitalizare și tipul de soluții software ales. În continuare, vom analiza principalele categorii de costuri și vom oferi exemple de soluții software relevante pentru domeniul construcțiilor. Calculele din articol sunt estimate pentru un scenariu orientativ, aplicabil unei companii medii de construcții, cu aproximativ 50–100 de angajați și un departament operațional activ (implicat în proiecte de șantier, logistică, achiziții și management de resurse). Dacă ar fi vorba despre o companie mică de construcții (10–20 angajați), costurile ar fi mai reduse, în special la nivel de licențe software și hardware (estimativ 20.000–30.000 euro pentru primul an). În schimb, pentru o companie mare (peste 500 angajați), investițiile ar putea depăși câteva sute de mii de euro, mai ales pentru soluții enterprise și integrarea lor cu sisteme complexe deja existente.

1. Evaluarea inițială a nevoilor digitale

Primul pas în digitalizarea unui departament operațional îl reprezintă evaluarea proceselor actuale. În construcții, acestea pot include planificarea resurselor, managementul echipelor din teren, urmărirea stadiului lucrărilor, gestionarea documentației sau relația cu subcontractorii.
Costurile pot varia între 2.000 – 10.000 euro pentru un audit digital complet sau pentru servicii de consultanță specializată. Beneficiul principal este identificarea „punctelor slabe” și alegerea tipului de aplicații software potrivite, precum ERP-uri pentru construcții, soluții de project management sau aplicații de raportare în timp real.

2. Licențele software și abonamentele

Costurile de bază pentru digitalizare sunt legate de software-ul ales. În construcții, soluțiile utile pot fi:

• Soluții software de tip ERP pentru construcții – integrează gestiunea financiară, achizițiile, resursele umane și proiectele. Exemple: ERP-uri dedicate industriei construcțiilor disponibile pe Softlead.ro.

• Aplicații software de project management – pentru planificare și monitorizare a șantierelor. Exemple: soluții de tip Gantt chart, task management și raportare în timp real.

• Soluții Software de colaborare – pentru comunicare eficientă între birou și echipele din teren (aplicații de tip intranet sau platforme de document sharing).

• Aplicații IT pentru conformitate și siguranța muncii – utile pentru raportarea incidentelor și gestionarea normativelor de securitate.
  Costurile pot varia între 500 – 1.500 euro/an per utilizator pentru IMM-uri sau 20.000 – 100.000 euro/an pentru soluții enterprise. Variantele SaaS oferă flexibilitate, cu prețuri pornind de la 20 – 50 euro/utilizator/lună.

3. Implementarea și personalizarea soluțiilor

O companie de construcții are nevoie de soluții adaptate specificului său: fluxuri de aprobare pentru documente, rapoarte pentru autorități, integrarea cu aplicațiile contabile sau cu sistemele de gestiune a resurselor.
Costurile pentru implementare standard sunt între 5.000 – 15.000 euro, iar personalizarea complexă poate ajunge la 20.000 – 50.000 euro. Beneficiul constă în simplificarea proceselor și adaptarea lor la realitatea din teren.

4. Echipamente hardware și infrastructură IT

Digitalizarea unui departament operațional presupune și investiții în hardware: laptopuri și tablete pentru managerii de șantier, telefoane robuste pentru muncitori, servere, soluții cloud și echipamente de securitate cibernetică.
Costurile pot fi de 200 – 600 euro/utilizator pentru tablete și telefoane, între 5.000 – 20.000 euro pentru servere și echipamente de rețea, respectiv 100 – 500 euro/lună pentru soluții de cloud și securitate.

5. Training și adopția digitală

În construcții, trainingul devine esențial deoarece mulți angajați nu sunt familiarizați cu aplicațiile software.
Sesiunile de instruire standard costă între 2.000 – 5.000 euro, iar trainingurile personalizate pot depăși 10.000 euro. Beneficiul este reducerea rezistenței la schimbare și utilizarea eficientă a noilor aplicații.

6. Costurile ascunse ale digitalizării

Pe lângă costurile directe, există și unele ascunse, precum timpul de întrerupere a activității în faza de implementare, resursele interne implicate în testare și feedback sau upgrade-urile și mentenanța anuală. În general, 10-20% din valoarea inițială a proiectului ar trebui rezervată pentru aceste cheltuieli.

7. Beneficii financiare pe termen lung

Deși costurile inițiale pot părea ridicate, avantajele digitalizării unui departament operațional sunt vizibile: reducerea costurilor cu 10-25% prin optimizarea achizițiilor și resurselor, creșterea productivității cu 20-30% datorită automatizării, eliminarea întârzierilor și erorilor, respectarea reglementărilor și reducerea amenzilor.

8. Estimarea totală a costurilor de digitalizare

Pentru o companie medie din construcții (50-100 angajați), costurile pot fi:

• Evaluare inițială: 5.000 euro

• Licențe software (12 luni): 25.000 euro

• Implementare și personalizare: 20.000 euro

• Hardware și infrastructură: 15.000 euro

• Training: 7.000 euro

• Mentenanță anuală: 5.000 euro
  Total estimativ: 70.000 – 80.000 euro în primul an, cu costuri reduse la 30-40% anual ulterior.

Concluzie

Digitalizarea unui departament operațional dintr-o companie de construcții presupune o investiție considerabilă, dar care aduce beneficii rapide: eficiență sporită, reducerea costurilor, coordonare mai bună și conformitate. Estimarea realistă a bugetului, adaptată la specificul companiei, este cheia unei tranziții reușite. Companiile care doresc să își stabilească prioritățile pot apela la instrumente precum Softlead Digital DNA, care identifică soluțiile software potrivite pe baza proceselor interne și a nivelului actual de maturitate digitală.

Ai nevoie de o aplicație software dedicată companiei tale de construcții sau unui departament specific din cadrul acesteia? Completează formularul de mai jos sau trimite un e-mail pe adresa [email protected]