Despre experianța uneia dintre cele mai mari companii din domeniul construcțiilor de mașini și unelte, care a decis încă din 2015 să folosească Sistemul modern de Management al Documentelor în Cloud, DocuWare, aflați din Studiul de Caz.
Solicitările și Condițiile Inițiale.
Înaintea introducerii sistemului de management al documentelor (DMS), DocuWare, departamentul de achiziții avea întârzieri din cauza folosirii în mod obișnuit a email-urilor și a documentelor de tip hârtie ca moduri de comunicare și gestionare a etapelor din proces.
Apăreau versiuni noi de documente din cauza actualizării de informații sau a schimbului de email-uri. Dintre ele, unele dispăreau iar procesul de lucru întârzia.
Etapa de autorizare însemna obținerea a patru semnături. Dacă persoanele responsabile lipseau din diferite motive, sau solicitau informații suplimentare, se pierdea mult timp pentru etapele principale ale procesului de achiziții.
Soluția.
Teama că platforma nu va fi utilizată deoarece, de peste 30 de ani angajații erau obișnuiți cu modul vechi de lucru, a dispărut cu decizia de implementare a DocuWare, foarte ușor de folosit.
DocuWare Cloud este ușor de folosit, intuitiv. Astfel, oamenii s-au obișnuit repede cu noul mod de lucru și chiar au venit cu idei de noi de îmbunătățire a setării sistemului.
Capacitatea DocuWare de configurare a fluxurilor de aprobare; accesul facil și de oriunde la documentele de aprobat; eliminarea a 2-3 kilomentri parcurși de către angajați pentru obținerea semnaturile necesare comenzilor; transmiterea comenzilor către furnizori direct din arhivă (fără scanarea lor).
În prezent, procesul de achiziții este digitizat. Zilnic, angajații lucrează cu DocuWare Cloud astfel: trimit cererile de achiziții în format electronic; găsesc documentele în arhiva electronică și folosesc termeni de căutare astfel acceasează rapid documentele.
Beneficiile digitalizării prin DocuWare Cloud
Procesul de achiziții în firma Comelf s-a eficientizat considerabil.
Avantajele aduse de noul mod de lucru sunt:
- Găsirea mult mai rapidă a informațiilor necesare
- Etapele procesului de achiziții se întâmplă într-un timp mai scurt
- Îmbunătățirea semnificativă a calitatății când se compară serviciile furnizorilor
- Transparența desfășurării proiectelor
- Comunicarea eficientă dintre departamentele: achiziții și vânzări.
DocuWare reduce considerabil eforturile echipei IT din interiorul companiei.
