Nu te lăsa îngropat în hârtii, utilizează o soluţie inteligentă de document management

Costurile cresc constantUnul dintre principalele efecte negative ale dependenței de hârtie îl reprezintă costurile de arhivare și riscurile aferente acestui proces.

Legea Arhivelor Naționale prevede obligația de a păstra documentele, în condiții care să garanteze integritatea și securitatea lor, pe durate de la 5 la 50 de ani, în funcție de tipul lor. Concret, acest lucru înseamnă costuri cu chiria spațiilor, care trebuie dotate cu sisteme dedicate de arhivare fizică, soluții de protecție împotriva incendiilor și de control al umidității, sisteme de asigurare a securității fizice, de distrugere a documentelor „expirate“ etc. La acestea se adaugă salariile personalului responsabil cu operarea și gestionarea respectivelor arhive, costurile cu transportul documentelor, lucrările de mentenanță și suport pentru soluțiile enumerate mai sus ș.a.m.d.

Sunt probleme comune, cu care se confruntă orice organizație, dar iată câteva întrebări simple la care puține companii pot răspunde în timp util:

• Aveți o evidență la zi a acestor cheltuieli?
• Ați făcut o estimare a evoluției volumului de documente arhivate pentru a ști când veți atinge limitele fizice ale spațiului de depozitare existent?
• Realizați în mod corect distrugerea documentelor, folosind sisteme certificate și în intervalul prevăzut de lege?
• Ați calculat, de exemplu, cât vă costă dacă un client își exercită „dreptul de a fi uitat“, stipulat în GDPR, și cât durează să „luați la mană“ toate documentele aferente și să le distrugeți?
• Ați efectuat un audit al metodelor de protecție a integrității și securității documentelor?
• Știți care este valoarea amenzii de care sunteți pasibili în cazul în care autoritățile de control constată dispariția unui document?

Provocările evoluează

Problemele se complică progresiv pentru că, în prezent, în majoritatea companiilor și organizațiilor publice – din România, dar și din întreaga lume – documentele pe hârtie coexistă cu cele în format electronic, fără a exista însă o corespondență 1:1 între acestea. Ceea ce crește nivelul de dificultate al găsirii lor, respectiv al gestionarii eficiente.

Este o problemă analizată pe larg în studiul IDC realizat în 2012 – „Bridging the Information Worker Productivity Gap: New Challenges and Opportunities for IT“ – care arată că, săptămânal, un angajat aloca în medie 5 ore pentru căutarea documentelor. Aproape jumătate din acest timp (2,3 ore) îl pierdea însă efectiv căutând documente pe care nu le mai găsea, iar apoi mai irosea încă 2 ore pentru a le reface. Ceea ce, potrivit analiștilor IDC, genera o scădere de productivitate la nivelul întregii organizații de aproximativ 7%!

După 7 ani situația nu a evoluat în bine. Conform „Intelligent Information Management Benchmark Report 2019“, în prezent 83% dintre angajați re-creează documente care deja există în cadrul organizației în care lucrează din cauza faptului că nu reușesc să le găsească. Asta în timp ce 68% întâmpină dificultăți în identificarea versiunilor corecte ale documentelor de care au nevoie.

Situația este explicabilă însă având în vedere că mai mult de două treimi din participanții la acest studiu (69%) au indicat faptul că stochează documentele pe propriul cont de e-mail, în timp ce 54% le salvează local pe desktop-urile sau laptop-urile de pe care lucrau.

Elo, o soluție cu coeficient ridicat

Dacă tragem linie și adunăm, rezultatele nu arată încurajator: costurile cu managementul documentelor și riscurile aferente cresc constant, în timp ce productivitatea angajaților scade și, odată cu ea, și cea a întregii organizații.

Din fericire, evoluția aceasta poate fi inversată cu ajutorul soluțiilor de Document Management validate în piață, care reușesc să elimine majoritatea provocărilor enumerate. Recomandarea noastră în acest sens este suita de aplicații Elo, care acoperă complet toate zonele de procesare a informațiilor – în format fizic și electronic –, din faza de capturare și colectare a acestora, până la cea de arhivare și distrugere. Cu peste 1 million de utilizatori la nivel mondial, Elo este în prezent unul din liderii pieței de soluții de Document Management și deține în portofoliu atât soluții specializate pe industrii și domenii de activitate, cât și aplicații personalizate pe activitatea departamentelor din cadrul organizațiilor (Financiar, HR, Logistică, Achiziții, Producție etc.).

Specializarea nu este insă singurul avantaj competitiv al ofertei Elo – Medialine vă poate ajuta să personalizați soluțiile pentru a răspunde punctual nevoilor specifice organizației dvs. Vă putem ajuta să scădeți costurile și crește eficiența la nivelul întregii organizații, fie că e vorba de arhivarea electronică a documentelor sau de definirea și automatizarea fluxurilor de aprobare contracte și facturi – scenarii de utilizare comune, pe care le vom detalia în postările viitoare.Dacă până atunci însă doriți să aflați mai multe detalii despre ce câștiguri puteți obține cu ajutorul soluțiilor Elo și al specialiștilor Medialine, contactați-ne din timp la adresa de email [email protected] pentru a avea garantia ca ati facut alegerea potrivită.

Despre Medialine

Ca furnizor de soluții și servicii integrate IT&C oferim întreprinderilor mici și mijlocii soluții personalizate. De peste 15 ani, clienții s-au bazat pe expertiză și know-how în domeniile IT&C Infrastructure, Managed & Cloud Services și Business Solutions. Astăzi, Medialine deservește sute de companii mijlocii și mari cu servicii IT Premium. Datorită orientării la nivel național, clienții beneficiază de o rețea strânsă de vânzări și resurse tehnice, care permite asistență optimă la locul de service.