Cum poți scădea costurile recurente prin scanarea documentelor?

23 iunie 2020

Eficientizarea costurilor prin eliminarea printării documentelor devine o prioritate regăsită în tot mai multe companii sau departamente.

Cum poți scădea costurile recurente prin scanarea documentelor?

Care sunt beneficiile scanării documentelor?

Protejarea mediului înconjurător prin scăderea utilizării hârtiei este o temă abordată la nivel global, dar dincolo de această perspectivă a conservării naturii, companiile aleg soluțiile electronice de management al documentelor pentru a gestiona facil informațiile și pentru a facilita accesul la acele date utile într-un anumit moment.

Iată cum pot fi scăzute costurile prin scanarea documentelor:

  • Prin reducerea spațiilor de stocare/depozitare fizică
  • Prin creșterea productivității
  • Prin eliminarea costurilor asociate activității de asigurare a securității documentelor fizice
  • Pin scăderea riscurilor de producere a unor scurgeri de informații.

Managementul documentelor prin folosirea unor aplicații software poate aduce o scădere a costurilor cu bugete cuprinse între 200 și 1000 de dolari/angajat.

Scanarea unui document cu o singură pagină costă în medie între 0.7$ - 0.12$, în timp ce costul mediu al unui document fizic gestionat într-un spațiu generează costuri de aproximativ 17.50$/metru pătrat (bugetul include costurile operaționale).

Care sunt cele mai importante funcționalități tehnice ale unei soluții de management al documentelor, ce include și modulul de scanare?

  • Arhivarea electronică a documentelor scanate
  • Procesarea documentelor
  • OCROptical Character Recognition este o tehnologie ce permite convertirea mai multor tipuri de documente, cum ar fi cele scanate, cele de tip PDF sau de tip imagini în documente editabile sau în care se pot efectua acțiuni, cum ar fi căutarea.
  • OMROptical Mark Recognition este cunoscută ca tehnologia software care are capacitatea de a identifica zonele dedicate căsuțelor de bife din cadrul documentelor.
  • Semnătura digitală
  • Managementul activităților complementare și importarea datelor în calendare de activități
  • Managementul versiunilor de documente.
  • Monitorizare
  • Citirea documentelor prin coduri de bare
  • Integrări specifice, care particularizează nevoile companiei.

Costurile unei aplicații software de management a documentelor

Furnizorii soluțiilor de management al documentelor utilizează două tipuri de modele de cost: on-premise (plata se face o singură dată și include toate costurile aferente proiectului: licențe, servere, mentenanță) sau SaaS (Software as a Service – în cloud), ceea ce înseamnă că plata se face lunar.  În cazul aplicațiilor de tip Document Management, există 3 tipuri de servicii complementare ce pot fi achiziționate: implementarea propriu-zisă, training-ul și serviciile de support. În funcție de contractul agreat cu furnizorul ales, acestea pot fi incluse în planul tarifar inițial sau, adesea, sunt oferite gratuit, pentru fidelizarea clientului.

Costul unei licențe de aplicație de document management de tip enterprise pornește de la 200$/lună, în regim SaaS, aceste costuri fiind valabile pentru partenerii și furnizorii Softlead.

Citește și: Care este topul celor 5 aplicații software recomandate pentru managementul documentelor!

Ai nevoie de o aplicație software? Completează formularul de mai jos sau trimite un e-mail pe adresa [email protected]

Aplicații software recomandate

Companiile cheltuiesc sume importante pentru munca de îndosariere, căutare și reproducere a documentelor. Toate aceste acțiuni sunt consumatoare de timp și generatoare de costuri asociate activităților operaționale.

Citește tot arrow_forward

Inregistram toate documentele vehiculate intr-o organizatie si le gestionam eficient. Registratura este o aplicatie usor de utilizat si flexibila ce permite inregistrarea tuturor documentelor vehiculate în cadrul unei companii, provenite

Citește tot arrow_forward

DocuSign este o platforma de semnare electronica a documentelor, ce permite digitalizarea oricarui flux de documente din companie, fie ca sunt documente interne sau externe.

Citește tot arrow_forward

O cale mai rapidă și inteligentă de a-ți gestiona documentele.

Citește tot arrow_forward

O soluție de contract management in cloud, simplă, eficientă și inteligentă.

Citește tot arrow_forward

DocuWare este o soluţie de ultimă generaţie pentru managementul documentelor electronice. Acesta poate procesa automat orice tip de document (documente financiar-contabile, documente administrative, prezentări, contracte) indiferent de sursă, pr...

Citește tot arrow_forward

Cauți o aplicație software?

Completați formularul și veți fi contactat de unul din consultanții noștri!

Articole IT&C similare
Softlead

Cum aleg aplicația software potrivită companiei mele?

În România, piaţa de IT a atins o valoare de peste 5,9 miliarde de euro, aproximativ 80% fiind reprezentat de exporturi, reprezentând o creștere constantă în ultimii ani, de circa 500 de milioane de euro pe an. Deși România este al doilea furnizor de software și servicii din Europa de Est și în top 10 la nivel european, industria se bazează înd...

Citește articolul arrow_forward
Softlead

Studiul „Hei, Alexa!” confirmă: 95% dintre consumatori generației Y sunt reticenți în a avea o experiență la cumpărături asistată de roboți

Studiul realizat la nivel global evidențiază clivajul imens dintre retaileri și consumatorii generației Y și oferă concluzii interesante despre rolul noilor tehnologii în experiența la cumpărături

Citește articolul arrow_forward
Softlead

Care este gradul de digitalizare al companiilor din România?

În conformitate cu raportul DESI (The Digital Economy and Society Index) din 2019, țara noastră este pe penultimul loc la gradul de digitalizare al economiei și al societații https://ec.europa.eu/digital-single-market/en/desi. Unele țări au un nivel mult mai ridicat de digitalizare, ceea ce înseamnă că România are mult de recuperat!...

Citește articolul arrow_forward