Anvergura pe care o are implementarea unui ERP în companie poate aduce multe neliniști și mai multe reponsabilități echipelor interne ale beneficiarilor care urmează să participe la acest proces. Pe scurt, toată lumea e interesată, mai toți sunt implicați, puțini participă activ și bine organizați.
Este evident că echipa furnizorului de software este cea care cunoaște în detaliu cum trebuie să implementeze din punct de vedere tehnic soluția, dar pentru că un ERP este o soluție universală pentru procesele unei companii, aceasta are nevoie de o configurare personalizată și adaptată structurii de funcționare a clientului. Prin urmare, clientul știe ce dorește a fi implementat și pentru ce.
Cum te pregătești intern pentru o implementare și cum să te asiguri ca deții controlul?
7 pași simpli care îți aduc control asupra situației și îți asigură o implementare de succes:
- Discută intern și analizează situația actuală
De cele mai multe ori punctul de pornire al discuției îl reprezintă chiar motivul pentru care s-a decis inițial selectarea unui (nou) ERP. Discută cu reponsabilii de departamente despre situația actuală a procesului intern și descrieți așteptările fiecăruia de la această implementare.
- Setați împreună obiectivele ERP-ului
Descrierea așteptărilor va duce implicit la setarea obiectivelor proiectului de implementare, de la nivel departamental până la cel general. Întrepătrunderea acestora cu descrierile minuțioase ale fluxurilor de lucru va duce la coeziunea acțiunilor și înțelegerea în ansamblu a implementării și a efectelor sale asupra întregii companii.
- Defineste echipa responsabila cu implementarea si urmărește stadiul implementării
Ușor de zis, greu de făcut! Cheia este sa ai in primul rand un Project Manager pentru tot acest proces.
Extrem de importantă și utilă s-a dovedit a fi, în toate proiectele de implementare ale Fluentis ERP, desemnarea unei persone responsabile si decidente din partea beneficiarului care să cunoască situația de ansamblu a companiei, cu toate fluxurile sale, care poate lua deciziile potrivite ținând cont de ceea ce dorește compania sa obtina la final de la soluția software. Un Project Manager poate urmări pe stadii avansarea implementării și poate solicita customizări necesare.
- Analizează, Configurează, Testează
O parte importantă a unei implementări de succes este analiza inițială pe care trebuie să o parcurgă fiecare companie împreună cu furnizorul de ERP. Ca urmare a unei analize minuțioase privind fluxurile de lucru cât și operațiunile, ne aflăm la baza configurării aplicației. Urmează un ciclu important al implementării prin testarea fluxului și a configurărilor definite așa cum au fost specificate în partea de analiza inițială.
Funcționalitățile configurate și testate la fiecare nivel sunt necesare pentru o parcurgere fără surprize la final. Cu cât fluxul este mai bine descris și corect definit, cu atât testarea e mai lină și ușor de urmărit.
- Train the team
Trainingul echipei la configurările actuale este susținut de către persoanele abilitate în acest sens din partea furnizorului. Se poate opta pentru trainingul unor persoane cheie din companie care vor instrui mai departe echipe interne sau, în cazul echipelor mici, la un training general.
- Validează
În practica des întâlnită fiecare etapă sau modul este validată de către beneficiar în urma testării și lucrului în paralel pentru o perioadă scurtă de timp. Astfel se asigură validarea funcționalităților la parametrii doriți.
- Go live!
Momentul mult așteptat a sosit și iată că după parcurgerea tuturor etapelor proiectului se dă startul lucrului cu o nouă soluție software. Fiecare dintre cei implicați a parcurs firesc stadiile de implementare și poate utiliza ERP-ul optim.
Pentru orice GO LIVE de succes, echipele ambelor părți se pot bucura de satisfacția unei implementări riguros pregătite.
