Ce inseamna si cum functioneaza RO e-Factura?

RO e-Factura reprezinta sistemul national pentru centralizarea informatiilor despre facturare, lansat de ANAF, unde se transmit toate facturile într-un format structurat, de tip XML, ce faciliteaza procesarea datelor.

Incepand cu 1 ianuarie 2024, orice factura emisa intr-o relatie comerciala trebuie transmisa in SPV (Spatiul Privat Virtual) ANAF, fie ca este vorba de relatii de afaceri de tipul B2G (Business to Government), fie ca este vorba de relatii de afaceri de tipul B2B (Business to Business).

Incepand cu 1 aprilie neînregistrarea în SPV si neutilizarea e-Factura se constituie contraventie si poate fi sanctionata cu amenda, care în zona corporate poate ajunge pana la 10.000 de lei.

In noua formula, responsabilitatea emiterii facturilor si înregistrarea lor în SPV nu va mai apartine contabilului, ci agentului economic, iar orice greseala de facturare va trebui sa fie comunicata prin SPV si nu adusa la cunostinta furnizorului sau beneficiarului.

Factura electronica este factura emisa, transmisa si primita intr-un format electronic structurat de tip XML, care permite prelucrarea sa electronica si automata de catre sistemul RO e-Factura.

In vederea transmiterii/primirii facturii electronice, emitentul/destinatarul utilizeaza mijloacele de comunicare electronica pentru accesarea SPV, pentru a putea sa:

a) sa primeasca şi sa descarce factura electronica prin intermediul sistemului national privind factura electronica RO e-Factura;

b) sa prelucreze factura electronica;

c) sa verifice legalitatea, conformitatea şi regularitatea facturii electronice, in conformitate cu prevederile legale in vigoare.

Cum functioneaza ELO eFactura – principii si etape de procesare:

Factura receptionata

Pentru facturile receptionate de la furnizori, ELO eFactura detine un serviciu dedicat specializat, care scaneaza periodic SPV (Spatiul Privat Virtual), la un interval de timp prestabilit. Serviciul asigura scanarea SPV pentru identificarea facturilor intrate in sistem in intervalul interogat, downloadul acestora in ELO in format XML si apoi includerea acestora pe flowuri de procesare.

Intrucat forma XML a facturii este greu de interpretat de catre un utilizator, ELO asigura conversia facturii din format XML in PDF in mod automat, astfel incat, in momentul in care factura ajunge la un utilizator in ELO pentru procesare ulterioara, aceasta este deja disponibila intr-un format familiar.

Odata ajunsa in ELO, factura este preluata in mod automat de flow-uri de procesare si, dupa arhivarea intr-o structura de arhiva dedicata, generata automat de catre sistem pe baza metadatelor asociate facturii (furnizor, data, etc), urmeaza un parcurs prestabilit de verificare, aprobare si dare in plata.

Beneficii:

• Utilizatorul nu trebuie sa gestioneze facturi in formate dificil de interpretat si are la dispozitie un sistem care ii prezinta factura si informatiile asociate intr-un format familiar
• Nu trebuie sa interogheze SPV manual, de mai multe ori. ELO eFactura realizeaza aceasta interogare pentru el in mod automat, la intervalul de timp stabilit.
• ELO eFactura ii descarca in mod automat facturile din SPV si la arhiveaza intr-o structura de foldere predefinite in sistem, astfel incat utilizatorii cu drepturile de acces corespunzatoare sa le poata accesa ori de cate ori este necesar. 
• Avand in vedere limitarea SPV de a accesa facturile mai vechi de 60 de zile, ELO eFactura vine in sprijinul clientilor prin faptul ca genereaza o arhiva istorica, accesibila oricand de catre utilizatorii cu drepturile de acces corespunzatoare si care contine toate facturile receptionate, chiar daca acestea sunt mai vechi de 60 zile.

Integrari

Modulul ELO eFactura poate fi dezvoltat suplimentar prin asocierea cu o serie de alte licente ELO care sa ii permita extinderea functionalitatilor.

• ELO SAP connector – prin utilizarea conectorilor ELO SAP certificati (SAP NetWeaver® si SAP S/4HANA®) este permisa integrarea cu mediul SAP. O astfel de integrare va permite un flux de informatie bidirectional, preluare/transmitere cu privire la datele facturii.
• ELOxc – ELOxc permite monitorizarea casutelor de email. Prin utilizarea acestui modul se pot monitoriza si prelua automat in fluxuri de procesare – facturile primite de la furnizori.
• ELO Navision
• ELO Integration client