La baza, Laserfiche a fost o solutie de DMS. Adica are toate functionalitatile imaginabile, de la captura inteligenta, la organizare, indexare automata, si stocare dupa politici avansate de arhivare. 

Doar cateva functionalitati:

• Stocarea documentelor cu metadate (etichete) in functie de tip
• Auto-folderizarea lor pe baza acestor metadate
• Posibilitatea de versionare, lucrare colaborativa pe document
• OCR-izare (identificarea textului si cautarea)
• Semnatura electronica calificata
• Stampile electronice pe document
• Relationare documente intre ele

Cum ajung aceste documente in sistem: 

• Prin formulare completate de utilizatorii aplicatiei
• Prin formulare web pentru utilizatori externi
• Prin batch upload direct de utilizatori
• Prin captura cu aplicatia de telefon

Arhiva inteligenta: 

• Date de expirare pe documente cu notificari
• Auto-distrugere a documentelor pe criterii legale
• Auto-redactare pe criterii legale (GDPR)
• Audit trail pe documente (decizii, fluxuri, acces, versiuni, istoric modificari)

Automatizare a fluxurilor de lucru (workflows) pe editor vizual tip BPMN 2.0. Astfel, utilizatorii pot fi activi pe diverse fluxuri de lucru unde vor primi Task-uri in dashboard-ul propriu constand in solicitari de completare de formulare, incarcare documente, modificare, aprobare, semnare. 

Ce actiuni poate face un utilizator pe flux: 

• Completare de formulare
• Incarcare de Documente
• Editare documente
• Aprobare, semnare electronica, modificari

Cine poate configura fluxurile? Voi. Oricine are utilizator de admin. Este doar un desen BPMN 2.0, este usor de invatat si usor de pus in practica. 

Sunt relationate si documentele din componenta de DMS? Da, Laserfiche este o suita completa. Toate documentele care se incarca in sistem prin workflows ajung in repository-urile, in arhivele din componenta de DMS, cu toate functionalitatile si politicile aferente.

Pot avea robotei implicati pe proces? Da. Laserfiche are RPA integrat pentru a prelua usor date din alte aplicatii. 

Se poate integra cu alte aplicatii pe procese? Da. Procesele pot fi activate din alte aplicatii, sau pot exista etape ce implica solicitari din aplicatii externe cu care Laserfiche se integreaza. 

Laserfiche include un modul complet de RPA, cu bots usor de creat, monitorizat, si gestionat ce pot asista in procese repetitive din companie. 

RPA-ul Laserfiche are aceleasi functionalitati pe care le vedem in orice platforma de RPA, doar ca este inclus intr-un sistem inteligent de Management si Automatizare a fluxurilor de lucru si a documentelor. 

Astfel, roboteii Laserfiche pot fi folositi pentru a prelua date din alte sisteme fara integrari low-level, sau din portaluri web.

In functie de procesele implementate in Laserfiche se pot identifica diverse moduri prin care roboteii fac procesul mai eficient. 

Laserfiche permite creatrea de portaluri web pentru completarea de formulare si incarcarea de documente pentru utilizatori externi (clienti, cetateni, parteneri).

Pentru nevoi mai complexe unde utilizatorii externi sunt implicati in flux exista licente Community, care in pachete de 500, 1.000, 2.000, 5.000, 10.000, 20.000 ofera acces pe formulare, fluxuri, incarcare, editare si vizualizare de documente utilizatorilor din afara organizatiei (parteneri, furnizori, clienti, etc.). 

Evident, in functie de tipul de utilizator ei au acces la anumite parti din repositories sau din formulare si procese.

Cu toate datele, cifrele si informatiile legate de procesele de Business, Laserfiche devine o sursa esentiala de informatie in companie. Astfel, se pot configura Dashboards cu orice fel de informatie existenta in sistem, prezentata in forma cea mai utilza pentru utilizatori. 

Astfel, Laserfiche este si o aplicatie de BI, preluand inclusiv date din sisteme externe.