Procesul de achiziții îmbunătățit datorită adoptării sistemului modern, DocuWare

04 decembrie 2019

Una dintre cele mai mari companii din domeniul construcțiilor de mașini și unelte a decis, încă din 2015, să folosească sistemul modern de management al documentelor în Cloud, DocuWare.

Procesul de achiziții îmbunătățit datorită adoptării sistemului modern, DocuWare

Timpi inițiali și întârzieri în cadrul proceselor din companie

Înainte de utilizarea DocuWare, departamentul de achiziții înregistra unele întârzieri din cauza utilizării email-urilor și a documentelor de tip hârtie ca modalități de comunicare și gestionare a etapelor din proces. Apăreau versiuni noi ale documentelor prin actualizarea informațiilor sau a schimbului de email-uri care erau greu de identificat.  

În etapa de autorizare, care presupunea obținerea a patru semnături, dacă persoanele responsabile erau în delegații, lipseau din diferite motive, sau aveau nevoie de informații în plus, se pierdea mult timp pentru etapele principale ale procesului de achiziții.

Care a fost soluția pentru evitarea întârzierilor în procesul de achiziții?

Soluția oferită de către echipa noastră, Beck et al. Services, a fost DocuWare. Aceasta permite utilizatorilor accesul facil și de oriunde la documente. Astfel, angajații nu au mai fost nevoiți să parcurgă distanțe de până la 2-3 km/zi, să obțină semnăturile necesare comenzilor, iar transmiterea lor către furnizori se face direct din arhiva electronică, fără a mai fi necesară scanarea acestora.

Faptul că sistemul DocuWare este ușor de folosit, intuitiv, a ajutat în luarea deciziei de a implementa DocuWare Cloud. Angajații s-au obișnuit repede cu noul mod de lucru și au venit cu idei noi asupra îmbunătățirii setării sistemului.

În prezent procesul de achiziții este digitizat. Zilnic, angajații, lucrează cu DocuWare Cloud astfel: trimit cererile de achiziții în format electronic; găsesc documentele în arhiva electronică și folosesc termeni de căutare astfel încât găsesc documentele imediat.

Beneficiile digitalizării prin DocuWare Cloud

Avantajele modului de lucru digital cu documentele sunt:

  • Găsirea rapidă a informațiilor necesare
  • Etapele din procesul de achiziții se întâmplă într-un timp mai scurt
  • Eficientizarea timpului necesar analizei serviciile furnizorilor
  • Transparența desfășurării proiectelor
  • Comunicarea îmbunătățită între departamente.

Beck et al. este alegerea potrivită în obținerea performanței de top în afacerile clienților săi prin oferirea de servicii de consultanță, implementare și suport în accelerarea digitalizării.Prin cunoștințele tehnice și de consultanță IT, digitalizează procesele și documentele clienților prin utilizarea unor platf...

Află mai multe
Aplicații software recomandate

DocuWare este o soluţie de ultimă generaţie pentru managementul documentelor electronice. Acesta poate procesa automat orice tip de document (documente financiar-contabile, documente administrative, prezentări, contracte) indiferent de sursă, pr...

Citește tot arrow_forward

JobRouter este o platformă care răspunde nevoilor pe care celelalte soluții nu le rezolvă. O platformă de digitizare a proceselor care raspunde la orice cerință a departamentelor interne: IT, financiar, sales, productie, customer

Citește tot arrow_forward

Cauți o aplicație software?

Completați formularul și veți fi contactat de unul din consultanții noștri!

Articole IT&C similare
Softlead

Clienții SonicWall cu CaptureATP configurat nu au probleme cu noul atac Zombieload asupra procesoarelor Intel

Noul atac side-channel Zombieload, care a luat cu asalt procesoarele Intel, nu ar trebui să sperie clienții SonicWall. Aceștia, prin intermediul serviciului CaptureCloud, beneficiază automat de tehnologia RTDMI (Real Time Depp Memory Inspection), o tehnologie lansată de companie în 2018, în curs de patentare, care identifică în timp real, proactiv, și blochează imediat am...

Citește articolul arrow_forward
Softlead

Am un magazin offline. De ce și cum să îmi deschid un magazin online?

Ai un business offline și totul merge ca la carte, dar parcă lipsește ceva. Magazinul tău este mereu plin, vânzările sunt mari și clienții sunt mulțumiți, dar știi că se poate mai mult. Știi că business-ul tău poate crește considerabil, ai resursele necesare pentru o expansiune și te întrebi care e următorul pas.

Citește articolul arrow_forward
Softlead

Care sunt aplicațiile software de care are nevoie un birou de arhitectură?

Potrivit AIIM, aproximativ 79% dintre organizațiile ce au ca obiect de activitate arhitectura consideră că transformarea digitală reprezintă o direcție clară spre succesul organizației. Așadar, iată care sunt câteva dintre soluțiile destinate companiilor de acest tip.

Citește articolul arrow_forward