Timpi inițiali și întârzieri în cadrul proceselor din companie
Înainte de utilizarea DocuWare, departamentul de achiziții înregistra unele întârzieri din cauza utilizării email-urilor și a documentelor de tip hârtie ca modalități de comunicare și gestionare a etapelor din proces. Apăreau versiuni noi ale documentelor prin actualizarea informațiilor sau a schimbului de email-uri care erau greu de identificat.
În etapa de autorizare, care presupunea obținerea a patru semnături, dacă persoanele responsabile erau în delegații, lipseau din diferite motive, sau aveau nevoie de informații în plus, se pierdea mult timp pentru etapele principale ale procesului de achiziții.
Care a fost soluția pentru evitarea întârzierilor în procesul de achiziții?
Soluția oferită de către echipa noastră, Beck et al. Services, a fost DocuWare. Aceasta permite utilizatorilor accesul facil și de oriunde la documente. Astfel, angajații nu au mai fost nevoiți să parcurgă distanțe de până la 2-3 km/zi, să obțină semnăturile necesare comenzilor, iar transmiterea lor către furnizori se face direct din arhiva electronică, fără a mai fi necesară scanarea acestora.
Faptul că sistemul DocuWare este ușor de folosit, intuitiv, a ajutat în luarea deciziei de a implementa DocuWare Cloud. Angajații s-au obișnuit repede cu noul mod de lucru și au venit cu idei noi asupra îmbunătățirii setării sistemului.
În prezent procesul de achiziții este digitizat. Zilnic, angajații, lucrează cu DocuWare Cloud astfel: trimit cererile de achiziții în format electronic; găsesc documentele în arhiva electronică și folosesc termeni de căutare astfel încât găsesc documentele imediat.
Beneficiile digitalizării prin DocuWare Cloud
Avantajele modului de lucru digital cu documentele sunt:
- Găsirea rapidă a informațiilor necesare
- Etapele din procesul de achiziții se întâmplă într-un timp mai scurt
- Eficientizarea timpului necesar analizei serviciile furnizorilor
- Transparența desfășurării proiectelor
- Comunicarea îmbunătățită între departamente.
