Mai multă siguranță, mai puțină hârtie! Cum vă poate ajuta implementarea unui sistem de digitalizare a documentelor

Pentru protejarea sănătății angajaților, producătorii și procesatorii au instituit regimul de lucru în sistem de telemuncă. Prin umare, au apelat la firme de consultanță pentru a putea transmite rapid documente online, a urmări traseul fișierelor într-un mod securizat și ușor de accesat doar de către persoanele avizate.

În acest sens, echipa noastră a implementat un sistem complex de management al documentelor pentru Smithfield România, cel mai mare crescător de porcine și producător de carne de porc din țara noastră.

Horia Neș, Growth Manager în echipa Beck et al., și Andrei Marangoci, Senior Business Analyst la Smithfield România, au vorbit despre beneficiile investiției într-un sistem digital, în cadrul seminarului „Siguranța alimentelor - o responsabilitate comună”, organizat de agenția RO.aliment în perioada 30 iunie - 1 iulie.

”Pandemia COVID-19 a fost cea care a declanșat digitalizarea pentru că a apărut dintr-o dată nevoia ca documentele să fie aprobate, validate și semnate de către aprobatorii din cadrul Smithfield România, care lucrau de acasă”, a declarat Horia Neș, Growth Manager în cadrul echipei Beck et al.

”Înainte de a utiliza acest sistem, echipa implicată lucra în Excel și transfera documente fizic, dintr-un departament în altul. DocuWare ne-a ajutat să reducem semnificativ numărul de interacțiunilor fizice, un foarte important avantaj și necesitate în această pandemie. De asemenea, aceste avantaje vin la pachet și cu un dezavantaj dacă ne gândim la interacțiunea umană și posibilitatea de a relaționa.” (Andrei Marangoci, Senior IT Business Analyst)

Top 5 probleme create de utilizarea sistemului convențional, pe hârtie

1. Trebuia verificată autenticitatea semnăturii.
2. Informația era greu accesibilă.
3. Trebuia consultată arhiva de hârtie istorică din bibliorafturi.
4. Se pierdea mult timp cu circulația hârtiilor.
5. Era greu de verificat documentația aferentă (comenzi, avize, facturile de transport, bonurile de cântar).

„Era foarte dificil pentru departamentul de achiziții să centralizeze hârtiile și să transmită cererile de aprobare în timp util, cu atât mai dificil în timpul pandemiei, având în vedere că 50% din personalul administrativ lucra în sistem de telemuncă. Era necesară o trasabilitate a semnăturilor de pe acele documente. Drept urmare, am apelat la echipa Beck et al. în luna martie 2020, chiar la începutul pandemiei, ca să implementăm un sistem rapid și funcțional, prin care să urmărim traseul documentelor și să avem garanția autenticității lor. Dacă inițial ne gândeam să începem cu 5 utilizatori și să dezvoltăm ceva simplist, în 3 luni am introdus deja peste 4000 de documente și avem în jur de 100 de utilizatori activi. Folosim sistemul DocuWare pentru managementul documentelor interne: aprobări de plăți, cereri de achiziții, cereri de lucrări, memo-uri, aprobări de acțiuni. Acest sistem este mai intens utilizat în cadrul Divizie Ferme, însă este folosit, în proporții mai mici, și în cadrul Diviziei Carne Proaspătă - unde am dezvoltat flux-uri pentru mentenanță, achiziții, înregistrări de facturi și plăți.” a afirmat Andrei Marangoci, Senior Business Analyst la Smithfield România.

Ce permite sistemul de management al documentelor, DocuWare?

1. Verificarea și controlul prin dezvoltarea de funcționaliăți digitale
2. Crearea unei arhive electronice centralizate cuprinzând documentele primite din numeroase de puncte de lucru
3. Accesul rapid, într-un singur loc, la facturile furnizorilor și la toată documentația care însoțește facturile de achiziție
4. Automatizarea proceselor integrate cu sistemele ERP folosite
5. În contextul pandemiei COVID-19, echipa își poate continua activitatea pe fluxul gândit lucrând de acasă, fără să interacționeze fizic cu hârtia și cu ceilalți oameni implicați în proces.

Top 5 beneficii pentru utilizarea sistemului DocuWare în echipa Smithfield România

1. De la aprobarea unui document în două săptămâni la maxim 2 zile.
2. Termenele de plată nu mai sunt întârziate din cauza rătăcirii documentelor sau a pierderii evidenței în traseul semnăturilor.
3. Achizițiile sunt realizate mult mai rapid datorită transparenței procesului de transmitere a documentelor.
4. Eficientizarea fluxului de semnare inter-departamental.
5. Toate documentele necesare se află într-un singur loc și se accesează într-un mod securizat, doar de către persoanele avizate.
6. Este mai ușoară prelucrarea datelor cu caracter personal (GDPR).

Despre Beck et al.

Grupul Beck et al. a fost înființat în urmă cu 31 de ani în Germania și activează de 15 ani și în țara noastră. În prezent, peste 1.000 de utilizatori ne folosesc sistemele și au peste 70 de fluxuri implementate. 

În România, de peste 10 ani oferim soluții pentru managementul documentelor, optimizarea proceselor și digitalizarea companiilor, astfel încât echipele să își mărească productivitatea. Dintre companiile care au achiziționat soluțiile de digitalizare enumerăm: Nepi Rockcastle, Mercury 360, Elit, Imlek A.D. sau Comelf. Despre sistemele implementate și feedbackul clienților, puteți afla accesând această pagină.