Cum a reușit unul dintre cei mai mari producători de confecții să se digitalizeze prin soluția Microsoft Dynamics NAV?

În 2019, producătorul de confecţii Tanex a decis să investească într-un ERP modern şi a optat pentru Microsoft Dynamics NAV. Cu ajutorul ELIAN, compania a modernizat întreg sistemul de gestiune şi raportare a datelor, pentru ca managementul să aibă vizibilitate şi control asupra activităţii.

Avantajul deciziilor bazate pe informaţii s-a văzut în 2020, când compania a obţinut o creştere cu 15% a profitabilităţii.

Unul dintre cei mai relevanţi producători de confecţii din România, Tanex se diferenţiază în piaţa prin asistenţa completă acordată clienţilor. Compania a facut saltul de la simpla executare a unor comenzi de la clienţi, la realizarea de produse finite, proces care include prototipare, realizare mostre, negociere şi achiziţii de materii prime, producţie, logistică şi livrare. Astfel, compania a reuşit să crească valoarea adăugată în relaţie cu clienţi de notorietate globală din Franţa, Spania şi UK. În 2020, Tanex a depăşit 12 milioane euro cifra de afaceri, cu o amprentă în piaţă care include: două centre cu 7.500 mp suprafaţa de producţie, cca 400 de angajaţi şi peste 750.000 de produse livrate lunar.

Provocari de business:

•  Lipsa de vizibilitate asupra activitatii
• Introducerea redundantă a datelor in patru aplicatii diferite
• Timp mare de obtinere a rapoartelor manageriale
• Dificultati in planificarea productiei 
• Capital blocat in stocuri

Înfiinţată în 1999, Tanex s-a dezvoltat constant atât ca mijloace şi capacitate de producţie cât şi ca procese de business. Sistemul informatic nu a ţinut însă pasul cu această dezvoltare. Compania utiliza patru aplicaţii distincte (contabilitate, producţie, salarizare, gestiune documente) achiziţionate în etape diferite şi lipsite de integrare. Din această cauză, utilizatorii introduceau datele redundant în toate aceste aplicaţii, iar managementul nu avea o imagine de ansamblu asupra activităţii. Două probleme apăsătoare decurgeau de aici: volumul mare de muncă depus de angajaţii cu activitate de birou şi imposibilitatea corelării rapide a stocurilor cu producţia şi aprovizionarea, un element critic atunci când vorbim despre produse care includ între 50 şi 100 de repere.

Sistemul informatic era depăşit, introduceam date în patru aplicaţii distincte, dar nu aveam vizibilitate asupra activităţii. Obţinerea unui raport era dificilă şi dura chiar şi o lună de zile să punem, cap la cap, toate informaţiile necesare susţinerii unei decizii. Mai mult, la nivel operaţional nu reuşeam să corelam  stocurile existente cu necesarul de producţie şi comenzile de aprovizionare, ceea ce afecta fluxul de  lucru şi ducea la ratarea unor termene. În mod evident, aveam nevoie de o organizare mai bună. Antonio Băjenaru, Chief Financial Officer, Tanex

TANEX alege ELIAN

După o încercare iniţială de integrare a aplicaţiilor existente, managementul Tanex a înţeles că are nevoie de un sistem ERP performant care să ajute la dezvoltarea afacerii.

Primul pas a fost o documentare asupra principalilor furnizori, completată cu recomandări solicitate partenerilor de afaceri care deţineau fabrici sau mijloace de producţie industrială. Compania a realizat o listă scurtă cu furnizorii şi soluţiile vizate, iar la final a ales să lucreze cu ELIAN şi Microsoft Dynamics NAV.

În luarea deciziei au contat experienta ELIAN în medii de producţie şi înţelegerea proceselor specifice industriei de confecţii, dar şi nivelul de funcţionalitate şi customizare al Dynamics NAV.

Dintre furnizorii evaluaţi am ales ELIAN pentru că echipa avea experienţă reală în companii care operau fabrici şi ateliere de producţie.  Referinţele prezentate ne-au convins că aveau capacitatea să deruleze un astfel de proiect. A contat şi propunerea unei soluţii Microsoft, deoarece după lucrul cu mai multe aplicații locale, ne-am dat seama că un producător global are alte perspective asupra tehnologiei şi reprezintă o garanţie pe termen lung. Antonio Băjenaru, Chief Financial Officer, Tanex

Dupa luarea deciziei…

După luarea deciziei de achiziţie, Tanex a solicitat un ritm rapid de implementare, pentru că sistemul să fie gata la începutul noului an fiscal. Procesul a inclus o analiză extinsă de business cu discuţii pe departamente (Achiziţii, Vânzări, Financiar – Contabilitate,  Producţie) şi atelierele de lucru pentru identificarea cât mai corectă a cerinţelor şi dezvoltarea unor fluxuri particulare acolo unde era necesar. Unele module au fost implementate la nivel standard, altele au fost însă customizate intens sau construite de la zero. Cele mai complexe dezvoltări au fost realizate la nivelul modulelor de planificare producţie şi rezervare capacitate, normare activitate angajaţi şi optimizare consum materiale. De asemenea, a fost realizată integrarea cu JetReports, pentru creşterea acurateţei rapoartelor manageriale, şi cu o aplicaţie de salarizare pentru preluarea datelor de pontaj. La finalul proiectului toţi utilizatorii au trecut prin multiple sesiuni de training, datele au fost migrate în Dynamics NAV, iar vechiul sistem a fost închis.

NAV ajută la creşterea profitabilităţii cu 15%

După implementare, Tanex a obţinut vizibilitate deplină şi control asupra activităţii. Dynamics NAV a devenit tabloul de bord, unde echipa de management găseşte  informaţiile necesare pentru susţinerea deciziilor strategice sau operaţionale. De altfel, în 2020, pe baza datelor oferite de Dynamics NAV compania a monitorizat atent centrele de cost şi profit şi a făcut toate ajustările necesare pentru optimizare operaţională, ceea ce a dus la creşterea profitabilităţii cu 15%.

Ce câştigă Tanex prin utilizarea Dynamics NAV

• Automatizarea planificării producţiei

Tanex integrează în Dynamics NAV toate informaţiile despre producţie: comenzi de la clienţi, capacitate disponibilă, repere existente în stoc, necesarul de aprovizionare, termenele de livrare etc. Datele de la toate departamentele sunt sincronizate de sistemul ERP într-un tablou de bord care oferă o perspectivă generală asupra activității şi permite planificarea producției şi respectarea promisiunilor făcute beneficiarilor.

•  Reducerea cu 70-80% a numărului de întreruperi a activităţii din lipsa unor repere

Gestiunea integrată şi corelarea automată a producției curente şi planificate cu stocurile existente şi comenzile de aprovizionare au dus la eliminarea situaţiilor de „out of stoc” care afectau continuitatea activităţii. Compania ştie permanent necesarul de materii prime pentru comenzile prezente şi viitoare, comenzile de aprovizionare sunt plasate în timp util, iar producţia nu este afectată.

•  Transparenţă în calculul normelor angajaţilor şi automatizare în introducerea datelor

În vechiul sistem, datele despre realizarea normelor angajaţilor erau introduse manual. Un utilizator aloca două zile de munca pentru aceasta activitate, care în NAV a fost complet automatizată, printr-un sistem de scanare coduri de bare. Mai mult, au dispărut erorile în calculele salariale.

• Optimizarea consumului de materiale şi eliminarea unor stocuri de peste 200.000 eur

Tanex corelează în Dynamics NAV tiparele şi consumul teoretic de materiale, cu dimensiunile reale ale ţesăturilor. Aplicaţia face automat încadrarea şi obţine un consum optim, ceea ce duce spre zero risipa de materiale. Prin sincronizarea datelor cu departamentele de producţie şi aprovizionare, comenzile de materiale sunt foarte exacte, iar compania nu rămâne cu stocuri.

• Procesarea rapidă a livrărilor cu destinaţii multiple

Pentru clienţii globali, Tanex pregăteşte etichetarea şi ambalarea produselor în concordanţă cu regiunea, limba şi unităţile de măsură specifice. Acest proces era gestionat anterior într-un fişier excel şi implica multiple prelucări manuale. Dynamics NAV corelează automat datele din sistemul de producţie cu specificaţiile de etichetare şi ambalare şi le distribuie către responsabili. Derularea acestui proces s-a redus de la 24 la o singură oră.

Beneficii

• Vizibilitate şi control deplin asupra activitatii

• Optimizarea consumului de materiale

• Procesarea rapida a livrarilor cu destinatii multiple si introducerea unitara a datelor in sistem

• Automatizarea planificarii productiei

• Colectarea rapida a datelor de productie prin utilizarea codurilor de bare

• Decizii bazate pe rapoarte manageriale complexe şi analize comparative

Am derulat alături de ELIAN un proiect cu impact mare în activitatea Tanex. Implementarea unui sistem ERP modern poate părea costisitoare, însă dacă punem în balanţă investiţie versus beneficii, înțelegem imediat că este un pas justificat şi necesar pentru creșterea performanței economice şi dezvoltarea pe termen lung a oricărei companii. Antonio Băjenaru, Chief Financial Officer, Tanex