Exemplul edificator de creștere a productivității prin digitalizarea documentelor și optimizarea proceselor

De peste 10 ani ne-am specializat în digitalizarea managementului documentelor și al optimizării proceselor din companii! Creșterea productivității legate de lucrul cu documente în mediul digital este dovedită prin reducerea cu până la patru ori a timpului necesar pentru aprobarea contractelor, în special pentru cele de achiziții de materii prime, dar și eliminarea aproape în totalitate a penalităților legate de plata cu întârziere a facturilor. Relevant în acest sens este studiul de caz Imlek, companie cu sediul central în Belgrad, cu peste 80 de produse lactate comercializate pe piață zilnic. Imlek are o tradiție în domeniu de mai mult de o jumătate de secol (firma a fost fondată în 1953) și deține 6 fabrici de procesare (4 în Serbia, una în Bosnia-Herțegovina și una în Macedonia de Nord), iar managementul se află în Belgrad, unde au loc și semnăturile finale pe diferite contracte, precum și aprobările pentru plata facturilor.

„Am dorit ca platforma DMS (de managament al documentelor) să funcționeze 24/5 deoarece documentele sunt aprobate în Belgrad, dar avem zone de producție în toată Serbia, iar oamenii introduc toate documentele, ca mai apoi acestea să ajungă din nou la Belgrad,” explica Bubic Igor, Manager de Resurse Umane Imlek, cerințele companiei. Practic, la nivelul întregii companii era necesară prelucrarea a 4.000 - 4.500 de documente lunar în sistem, automatizat (în realitate sunt mai multe documente, pentru că restul sunt documente justificative care însoțesc și le justifică pe cele deja menționate).

„Am analizat regulile de aprobare, pe care le-am transformat în rute de aprobare, le-am codificat și le-am introdus în arhiva DocuWare. Oferim suport. Am pornit de la organigrama companiei pe care am transpus-o în DocuWare și am făcut o serie de codificări în baza cărora documentele sunt recunoscute. Fiecare angajat responsabil de aprobarea documentului este notificat că are de îndeplinit un anumit task. Din corpul e-mailului, utilizatorul poate să își dea seama dacă este o urgență sau nu, dacă sarcina poate fi amânată, astfel încât acesta își poate organiza optim activitatea. Documentele sunt arhivate la punctele de lucru fără ca oamenii să mai plimbe hârtii dintr-o parte în alta. Fabricile sunt împărțite în departamente, departamentele în birouri și birourile în servicii, în funcție de organigramă. Documentele sunt arhivate electronic la punctul de sosire. În momentul în care documentul este arhivat trece printr-un proces automatizat prin care se codifică documentul și semnatarii unde trebuie să ajungă documentul la aprobare, astfel că soluția DocuWare alocă task-uri utilizatorilor în ordinea ierarhică și a regulilor interne de aprobare. Sistemul DocuWare asigură și verificarea documentelor justificative pentru plată cum ar fi CMR-uri, avize de expediție, diferite certificate fitosanitare, în funcție de legislația pe produs și economică în vigoare. Aprobatorii, după momentul în care li se asociază aceste task-uri de aprobare, pot verifica în timp real aceste documente”, explica Flaviu Banu, Project Manager în cadrul companiei noastre, Beck et al.

Nevoile legate de digitalizare au crescut pe perioada pandemiei, în cazul Imlek, pentru că echipa a început să lucreze mai mult de acasă. Spre exemplu, un singur angajat din serviciul de aprovizionare din cei 14 existenți, prin rotație, a mers la birou, o singură dată pe săptămână pentru a pune în bibliorafturi documentele, deoarece, în rest, toate aprobările s-au făcut de acasă. DocuWare a permis totodată eliminarea timpilor cu introducerea manuală a informațiilor prin integrarea cu alte soluții software (precum și mai puține greșeli, prin renunțarea la introducerea manuală a datelor).

Siguranța în utilizare a documentelor a crescut, fiecare utilizator primind doar documentele care îi sunt destinate (sunt respectate inclusiv regulile GDPR).

DocuWare este soluția de arhivare electronică a documentelor cu o interfață foarte simplă și intuitivă ce permite dezvoltarea de work-flowuri personalizate (integrarea în fluxuri complexe de management al documentelor), precum și OCR-izarea (recunoașterea textului – litere și cifre – din documentele scanate).

Managementul Documentelor, Optimizarea Proceselor și Digitalizarea Afacerilor reprezintă specificul companiei noastre în România.

În ceea ce privește studiul de caz Imlek, acesta este accesibil aici: https://becketal.ro/images//2020/08/beck-et-al-studiu-de-caz-imlek.pdf.