Pentru a nu pierde informații relevante, cele mai multe organizații aleg să folosească aplicații software de management al documentelor, soluții electronice care permit utilizarea eficientă a documentelor la nivelul colaborării interne.
În medie, o companie cheltuiește 20 de dolari pentru a genera un document și 120 de dolari pentru a recupera unul pierdut (doar procesul de identificare), în timp ce pentru reproducerea lui costă în medie 220 de dolari.
Pentru a reduce o mare parte din aceste costuri, versionarea documentelor este esențială, iar pentru ca procesul să fie unul de succes, este important ca utilizatorii să respecte un set de etape de lucru.
Ce înseamnă controlul versiunilor?
Procesul de controlare a versionării unui document înseamnă strategia de planificare a formatelor și a etapelor de lucru la fiecare document. În cazul companiilor care folosesc o soluție software de management a documentelor de tip on premises, versionarea este o alegere naturală. Utilizatorii trebuie să se asigure că monitorizează revizuirile, limitările de stocare și cerințele interne (obiectivele creării documentelor), astfel încât toată echipa să știe în orice moment ce versiuni au fost păstrate și cum sunt memorate (salvate).
În cazul în care compania folosește o aplicație software de stocare a documentelor în cloud, posibilele temeri legate de spațiu nu ar trebui să existe. De asemenea, în cazul acestora, versionarea este una automată și intuitivă.
Atenție! A păstra 30 de copii ale unui document înseamnă a păstra versiuni ale acestuia, dar nu înseamnă că este respectată o strategie de control a sesiunilor de lucru pentru același document.
De ce au nevoie companiile de controlul vesiunilor?
Organizațiile au nevoie de versionare pentru că, în procesele de lucru cu documente, apar erori. În cazul în care există o strategie de control a fișierelor, utilizatorii pot anula erorile prin întoarcerea la versiunea anterioară a documentului, considerată a fi corectă.
Care sunt cele 4 beneficii de bază ale managementului versionării documentelor?
- Colaborarea în echipă pentru a lucra (edita) simultan la același document.
- 7.5% dintre documente se pierd. Versionarea ajută la recuperarea documentelor, chiar dacă ultimele copii nu sunt cele finale.
- Diferențierea dintre un document oficial și unul intern. În cele mai multe dintre cazuri, este posibil, ca cea mai recentă versiune a unui document să nu fie și ultima aprobată, iar controlul versiunii poate ajuta un utilizator să facă distincția dintre o schiță și un conținut aprobat.
- Verificarea unui document conform unor standarde din trecut. Angajații ar trebui să știe ce versiune a unui document era folosită atunci când a avut loc o acțiune. Dacă o acțiune de acum un an contravine politicii actuale, angajații se pot referi la o versiune mai veche pentru a stabili dacă aceasta a încălcat politici din trecut. Echipele de conținut trebuie să urmărească și să mențină versiunile aprobate pentru aceste scenarii și orice conformitate cu reglementările asociate.
Cât costă o aplicație software pentru managementul documentelor?
În cazul aplicațiilor cu rol de management a documentelor, prețurile încep de la 100 Euro/lunăpentru aplicațiile în cloud și de la 3.000 de euro pentru aplicațiile găzduite pe serverele clientului (on premises). În cazul soluțiilor mai complexe, costul poate depăși 50.000 de euro (implementare + Licențiere).
Citește și: Când ai nevoie de o aplicație de management al documentelor?
Ai nevoie de o aplicație software dedicată managementului documentelor? Completează formularul de mai jos sau trimite solicitarea ta pe adresa [email protected]
