Fie că este vorba despre start-up-uri, despre companii medii, mari sau despre birouri locale, înlocuirea documentelor fizice cu cele electronice este un pas firesc, ce poate aduce creșteri ale productivității interne, eficientizări ale costurilor și un bun management al fluxurilor de lucru interne.
De ce să migrezi către o organizație “fără hârtie”?
În medie, un document printat costă 20 de dolari per filă și 120 de dolari pentru a-l reface în cazul în care este pierdut, ceea ce înseamnă aproape 3% din bugetul anual al unei companii dedicat gestionării informației interne. Așadar, economisirea acestor costuri este un motiv esențial ce stă la baza deciziilor de migrare către sisteme software de management al documentelor. De asemenea, arhivarea documentelor fizice în depozite sau spații special amenajate implică adesea bugete semnificative, în special în cazul companiilor mari, care operează cu multiple tipuri de dosare (de management al resurselor umane, facturi, contracte individuale de muncă, de prestări servicii, de colaborare cu diferiți furnizori etc.).
În funcție de industrie, de domeniul de activitate și de tipul documentelor utilizate, cele mai multe dintre companii ar suferi pierderi masive dacă din motive naturale arhivele s-ar distruge. Arhivarea electronică crește gradul de securitate al documentelor și le păstrează în condiții optime.
Cei 5 piloni ai digitalizării documentelor într-o companie
Softlead ajută companiile să identifice, să compare și să aleagă aplicații software utile activității lor, specifice nevoii, bugetului și obiectivelor pe termen scurt, mediu și lung. Cu acces la peste 600 de soluții software dedicate celor mai importante domenii de activitate, clienții Softlead pot opta pentru aplicația potrivită într-un proces de selecție simplu, eficient și gratuit.
Iată 5 dintre cei mai importanți piloni ai aplicațiilor software de management al documentelor
- Transformarea documentelor fizice în formate electronice
Adesea, retincența de a utiliza o aplicație software dedicată gestionării documentelor vine din teama de a nu găsi rapid un document necesar.
În cazul soluțiilor software dedicate, documentele fizice sunt convertite în formate digitale, fiind accesibile rapid prin funcții de căutare. Tehnologiile de tip OCR (Optical Character Recognition) sau ICR (Intelligent Character Recognition) permit utilizatorului căutarea informațiilor chiar și în imagini ce sunt transformate în text (cum ar fi, de exemplu, copii ale unor documente oficiale: contracte, cărți de identitate etc.).
De asemenea, indexarea tradițională devine posibilă în cadrul soluțiilor software dedicate managementului documentelor.
- Aplicații software de management al documentelor
Documentele electronice sunt stocate în baze de date în cloud, accesibile în siguranță de oriunde și oricărui utilizator ce deține permisiune de vizualizare. Sistemele de cloud oferă posibilitatea accesării versiunilor diferite de documente, de către mai mulți utilizatori (în regim de colaborare) și publicarea unor noi documente, în funcție de caz, pentru actualizarea datelor în timp real.
- Instrumente de automatizare a proceselor de business
Odată stocate și arhivate electronic, documentele trebuie să intre într-un flux de comunicare internă, pentru a asigura în mod eficient, rapid și productiv, accesul la date. În acest sens, instrumentele dedicate automatizării proceselor de business au rolul de a genera, monitoriza și aloca documente pe fiecare flux procedural ce vizează echipe de lucru, departamente, activități etc.
În organizație, rutele vizează acțiuni de supervizare, aprobare, eliminare a documentelor sau a datelor captate de acestea.
- Acces rapid și eficient al documentelor de oriunde
- Servicii și soluții de digitalizare a birourilor și spațiilor de lucru
Citește despre Top 5 aplicații recomandate de management al documentelor
Ai nevoie de o aplicație software personalizată, creată de la zero? Solicită o ofertă pe adresa [email protected] sau completează formularul de aici: https://softlead.ro/solicita-o-aplicatie
Încă nu știi ce soluție software este potrivită pentru tine? Folosește SoftleadBIZ, singurul tool care indică gradul de digitalizare al companiei tale și îți oferă un raport personalizat al aplicațiilor necesare și al bugetelor de care poți avea nevoie.
