Cum alegem aplicația software de resurse umane (HR) potrivită și care sunt costurile de implementare?

O aplicație software de resurse umane (HR – Human Resources) este definită printr-un set de module IT, ce rafinează și cresc productivitatea internă, ajutând managementul să gestioneze în mod eficient salarizarea, productivitatea, documentele și activitățile specifice acestui segment operațional.

Ce este o aplicație software de resurse umane?

Un astfel de sistem cuprinde nenumăratele module pe care organizațiile le folosesc pentru a gestiona procesele zilnice de resurse umane, cum ar fi recrutarea, integrarea, instruirea, salariile, beneficiile, timpul și prezența, managementul performanței și planificarea succesiunii.

Aplicațiile software de acest tip cuprind diverse suite de bază, fiecare proiectată pentru a realiza un anumit proces, printre care: sistem de management al resurselor umane (HRMS), sistem informatic (HRIS) și sistem de management al capitalului uman (HCM), fiecare dintre acestea prezentând următoarele module ce pot fi achiziționate separat:

• HR de bază (beneficii, evidența angajaților, soluție software salarizare/aplicație software payroll, etc)
• Managementul talentelor (recompensare, învățare, performanță, recrutare, succesiune)
• Managementul forței de muncă (programare, timp și prezență) 
• Furnizarea de servicii.

Din perspectiva beneficiilor, o aplicație software dedicată resurselor umane (HR) permite organizațiilor să digitalizeze procesele de bază, ce nu necesită o neapărată intervenție umană, de exemplu, gestionarea înregistrărilor. Funcții precum monitorizarea timpului și prezenței angajaților, salarizarea, recrutarea, respectarea reglementărilor și administrarea beneficiilor pot fi trecute în format digital foarte ușor, având drept urmare reducerea costurilor temporale și materiale.

Care sunt aspectele de luat în calcul odată cu alegerea soluției software de tip HR potrivite?

Una dintre cele mai frecvente greșeli întâlnite în companii este identificarea produselor ce automatizează procesele existente. Organizațiile ce își fac timp să investigheze care sunt posibilitățile și avantajele aduse de noile tehnologii de HR de pe piață reușesc să se poziționeze cu un pas în fața competitorilor. Totodată, companiile trebuie să treacă de la a vedea această tehnologie ca pe ceva care servește departamentului de HR la un sistem care servește nevoilor tuturor angajaților.

Așadar, iată câteva aspecte importante de avut în vedere odată cu alegerea unei aplicații software de resurse umane:

• Crearea unei strategii de evaluare a instrumentelor de resurse umane - definirea celor mai mari provocări, nevoi și obiective ale forței de muncă ale organizației
• Formarea unei echipe - includerea reprezentanților HR, IT și finanțe, precum și managerilor de departamente și personalul care va folosi software-ul
• Identificarea cerințelor companiei - criteriile ar trebui să acopere cerințele tehnice și problemele de afaceri, cum ar fi nevoile de conformitate
• Identificarea potențialilor clienți și furnizori - utilizarea unei varietăți de metode de cercetare, de la rapoarte până la discuții cu alte companii, pentru a genera o listă de posibili furnizori, ulterior scurtarea acesteia
• Trimiterea unei cereri de propunere către lista scurtă de furnizori- cererea de propuneri trebuie să fie clară și concisă și să includă informații despre organizație, proiect, calendar, regulile de depunere și domeniul de aplicare, precum și un chestionar pentru furnizor
• Testarea soluției - solicitarea fiecărui furnizor de a construi demonstrații în jurul cazurilor de utilizare reale din organizație. Demo-urile complet scriptate care arată pașii exacți pentru angajați sunt cea mai bună modalitate de a afla dacă un produs se va livra.
• Studii de caz și recenzii - identificarea poveștilor clienților care includ provocări de implementare și adoptare. Solicitarea de răspunsuri directe la întrebări clienților ce au colaborat deja cu furnizorii

Furnizorii vor pretinde de obicei că se ocupă de majoritatea cerințelor, ceea ce face dificilă alegerea. Totuși, anumite caracteristici ajută la separarea concurenților de pretendenți. Iată o scurtă prezentare a caracteristicilor și tehnologiilor de vârf care pot face cea mai mare diferență în îmbunătățirea proceselor de resurse umane, organizate de principalele module software din resursele umane de bază, managementul talentelor, managementul forței de muncă și furnizarea de servicii.

Core HR (funcționalități de bază)

Motivul principal pentru care majoritatea companiilor de dimensiune mică sau medie tind spre implementarea unui instrument de gestionare a resurselor umane este de a realiza un mediu fără hârtii și pentru a realiza integrarea cu o soluție de tip ERP (Enterprise Resource Planning), soluție cel mai des utilizată în rândul organizațiilor. Pe lângă asta, conform Tech Target, prezența unui modul de salarizare și gestionarea colaboratorilor, fie ei freelanceri sau contractori reprezintă un atu important.

Migrarea în Cloud a diferitelor documente ce țin de angajați (asigurare de sănătate, planuri de pensionare, rambursări, etc) oferă siguranță, securitate și acces deplin indiferent de locație sau dispozitiv.

Departamentele de resurse umane sunt responsabile de menținerea unei organizații în conformitate cu reglementările ce afectează procesul de angajare, de la practici corecte de muncă până la asigurarea training-urilor cu privire la utilizarea aplicațiilor software.

Managementul talentelor

Sistemele de management al talentelor acoperă o gamă largă de discipline și procese pentru a aduce în organizație oameni cu experiența și potențialul potrivit, dezvoltarea abilităților lor, motivarea acestora, evaluarea performanței lor, compensarea acestora și păstrarea lor sau ușurarea plecării.

Războiul pentru talente îngreunează recrutarea pentru multe companii, mai ales acum, în perioada de redresare post-pandemie, când ofertele de muncă au fost reduse. Suitele de management al talentelor au mai multe instrumente de recrutare decât orice alt tip de produs.

În ceea ce privește dezvoltarea angajaților, companiile trebuie să conșțientizeze importanța soluțiilor ce oferă sisteme de management al învățării, ce poate pune la dispoziție cursuri, filmulețe, documente (articole, studii de caz, etc) atât în format digital, cât și fizic.

Organizațiile au început să treacă de la revizuiri anuale realizate pe hârtie la adoptarea unui management continuu al performanței, care oferă instrumente de coaching și feedback pentru a îmbunătăți continuu performanța angajaților, totul în format digital.

Unele suite de management al talentelor au un modul destinat succesiunii care ajută la planificarea a ceea ce ar trebui să se întâmple atunci când directorii și alți angajați de mare valoare pleacă. De asemenea, poate ajuta la reținerea angajaților buni, identificând semne de nemulțumire și oferind soluții.

Managementul forței de muncă

Sistemele de management al forței de muncă permit organizațiilor să monitorizeze și să îmbunătățească productivitatea angajaților. Pe lângă urmărirea datelor generate, se monitorizează timpul alocat pentru finalizarea sarcinilor și proiectelor. Managementul forței de muncă poate identifica, de asemenea, oportunități de a programa și a implementa mai bine angajații și seturile de abilități.

Libertatea angajaților de a-și schimbe informațiile personale, alegerile de beneficii și beneficiarii prin intermediul unor soluții de tip ESS (Self Service pentru angajați) poate economisi timp și bani pentru profesioniștii în resurse umane. Totodată, managerii au nevoie de funcții de autoservire care să depășească ESS, oferind acces la funcțiile de resurse umane și de afaceri, aplicațiile și datele de care au nevoie pentru a-și îndeplini rolurile de supraveghere.

Iată câteva tipuri de soluții software de management al resurselor umane recomandate: Colorful HR, TeamSal, CIEL Salarii Cloud, Charisma HCM, UCMS True HR și dp-Payroll.

Care sunt costurile implementării unei aplicații de resurse umane?

Pentru soluțiile de tip SaaS (Software as a Service), costurile sunt de tip abonament și pornesc de la 10 Euro/an/angajat și nu includ costurile de implementare și cele de training al angajaților, în vederea utilizării soluțiilor. În cazul în care companiile aleg achiziționarea unei licențe, costurile per licență sunt de aproximativ 700 Euro/utilizator.

Piața soluțiilor software de resurse umane a crescut considerabil în ultimii ani, generând pe piață sute de furnizori și mii de produse, fapt ce îngreunează alegerea unui instrument potrivit. Din acest motiv, Softlead pune la dispoziție o gamă largă de aplicații și le oferă clienților săi detalii cu privire la implementări personalizate și suport pe parcursul alegerii celui mai bun software pliat pe cerințele și nevoile companiei, atât din punct de vedere tehnic, cât și financiar.

Ai nevoie de o soluție software de management al resurselor umane (HR) potrivită companiei tale? Solicită un demo pe adresa [email protected] sau completează formularul de mai jos.

Încă nu știi ce soluție software este potrivită pentru tine? Folosește Softlead Digital DNA, singurul tool care indică gradul de digitalizare al companiei tale și îți oferă un raport personalizat al aplicațiilor necesare și al bugetelor de care poți avea nevoie.