Cum a reușit DHL să gestioneze milioane de documente prin implementarea unei aplicații software?

Studiu de caz 

DHL, compania de curierat internațional înființată în anul 1969, reprezintă una dintre cele mai importante și recunoscute organizații din această industrie, cu un număr impresionant de peste 380.000 de angajați ce activează în peste 220 de țări.

Anul 2008 a reprezentat un punct de cotitură în istoria organizației, an în care s-a realizat implementarea unei soluții software de document management, soluție ce avea drept scop trecerea în format digital a peste 15 milioane de documente fizice.

Nivelul pieței și cerințele tot mai pronunțate în ceea ce privea gradul de securitate al datelor utilizatorilor a direcționat compania către o astfel de implementare. Atât numărul mare de angajați, cât și de clienți a generat un flux masiv de documente, fapt pentru care îngreunat excesiv activitatea și eficiența gigantului german.

Scalabilitate prin beneficii – eficiență și securitate

DHL a afirmat faptul că odată cu implementarea unei soluții software destinate gestiunii documentelor s-au remarcat beneficii imediate. Printre cele mai importante se remarcă capacitatea companiei de a curăța arhivele automat, fapt ce a ajutat organizația să îndeplinească obligațiile GDPR.

Compania a automatizat și eficientizat procesele ce nu necesitau neapărat intervenție umană cu scopul de a oferi posibilitatea de a se concentra asupra task-urilor ce prezentau un nivel de dificultate mai mare și pentru a contura un grad de scalabilitate mai solid.

„Pierdeam mult timp cu sarcini inutile, cum ar fi gestionarea activității curierilor pentru a livra diverse documente precum rapoarte de incident.” a afirmat Sarah Gray, HR Manager DHL.

Fluxul mare de documente aduce odată cu acesta o cantitate imensă de date personale, iar prin utilizarea unei soluții software potrivite, DHL a asigurat siguranța necesară și a reușit să identifice și să prevină posibilele atacuri. Fiecare sesiune în cadrul arhivei de documente era înregistrată și clasificată pentru orice eventualitate, iar accesul în cadrul acestora putea fi limitat foarte ușor în funcție de instrumentele necesare personalului.

Un astfel de sistem software de gestiune a documentelor a pus la dispoziție și o funcție de back-up pentru a asigura orice incident ce poate provoca pierderea informațiilor. 

Pe deasupra, pentru a reveni în prezent, contextul pandemic generat de virusul COVID-19 a accentuat fluxul de lucru al companiei, dar prin intermediul soluției software de management al documentelor utilizate, DHL a făcut față cu brio încercărilor aduse și a oferit atenția necesară combaterii problemelor ce țin de igienă și de distanțare socială impuse de acest context.

Scopul principal al acestei implementări a fost de a eficientiza întreaga activitate a organizației și de a oferi clienților o experiență îmbunătățită. Pe lângă acestea, DHL susține faptul că această tranziție a reușit să contribuie la gradul de sustenabilitate și de poluare al companiei.

Ce reprezintă soluțiile software de management al documentelor?

O aplicație software ce vizează managementul documentelor conturează un sistem (sau un set de soluții) care furnizează, de regulă, module cu rol de stocare documente, versionare, securitate, indexare și de identificare rapidă a documentelor.

Iată care sunt principalele funcționalități specifice unei soluții software de gestiune a documentelor:

• Arhivarea, criptarea și administrarea facilă a parametrilor (document, arhivă electronică, etc)
• Jurnalizare și monitorizare automată a tuturor schimbărilor din sistem
• Editarea documentelor și gestionarea semnăturilor electronice
• Confidențializarea și securizarea datelor
• Indexare, clasificare și căutare avansată
• Personalizarea documentelor
• Partajarea documentelor

Implementarea unei astfel de aplicații de registratură electronică poate crea un avantaj competițional considerabil prin reducerea cheltuielilor, timpului și personalului atât în mod direct, cât și indirect prin intermediul următoarelor beneficii:

• Înțelegerea adecvată a riscurilor, obligațiilor și beneficiilor asociate cu fiecare contract și posibilitatea de informare a tuturor părților implicate
• Posibilitatea de a interacționa cu alte organizații la același nivel tehnologic
• Accelerarea și creșterea eficienței proceselor organizaționale
• Reducerea timpului de soluționare a problemelor
• Reutilizarea informațiilor existente în organizație
• Facilizarea accesului la informații
• Protejarea și privirea accesului

Alegerea soluției software potrivite poate reprezenta un proces complicat. Din acest motiv, Softlead pune la dispoziție o gamă largă de aplicații și le oferă clienților săi detalii cu privire la implementări personalizate și suport pe parcursul alegerii celui mai bun software pliat pe cerințele și nevoile companiei, atât din punct de vedere tehnic, cât și financiar.

Ai nevoie de o aplicație software de management al documentelor potrivită companiei tale? Solicită un demo pe adresa [email protected] sau completează formularul de mai jos.

Încă nu știi ce soluție software este potrivită pentru tine? Folosește Softlead Digital DNA, singurul tool care indică gradul de digitalizare al companiei tale și îți oferă un raport personalizat al aplicațiilor necesare și al bugetelor de care poți avea nevoie.