Aceste sisteme ofera, de asemenea, registre de contabilitate integrate, inregistrari financiar-contabile automatizate, cat si centralizarea datelor, de aici rezultand imbunatatirea raportarilor.
In plus, si securizarea foarte buna a datelor a dus la o crestere in popularitate a acestor sisteme.
Acest lucru nu este universal valabil pentru tot mediul de business din Romania, pentru ca inca sunt manageri sau antreprenori reticenti catre aceasta schimbare.
Roxana Epure, Managing Partner CIEL Romania, ne explica, pe larg, din propria experienta, care sunt motivele pentru care antreprenorii si managerii de companii sunt uneori reticienti atunci cand vine vorba de achizitia si implementarea unui soft de servicii integrat.
“In cei cativa ani de cand noi implementam software integrat in companii mai mari sau mai mici, dar si pentru mediul antreprenorial si contabil din Romania, am intalnit tot felul de situatii in afacerile pe care incercam sa le ajutam, echipandu-le cu un tool nou, practic, rapid si automatizat. Pana la urma, dupa implementarea lui CIEL ERP, toti clientii (antreprenori, companii si contabili) au vazut si singuri avantajele de a lucra intr-un soft integrat, fie prin comparatie cu ce aveau inainte, fie prin rezultate pur si simplu. Inainte de implementare, cred ca cel mai mult a durat procesul deciziei de a face schimbarea in sine, la nivel de management. Asa ca acest mesaj iti este adresat tie, antreprenor sau manager operational, care are pe umeri eficientizarea costurilor si gestionarea schimbarii si a oamenilor care trec prin acest proces.
Iata care sunt argumentele privind achizitia unui soft de servicii integrat
Cresterea nu se poate intampla fara schimbare
Si stii ce inseamna asta, da? Sa iesi din zona ta de confort, sa te informezi, sa ai intalniri cu furnizorul de software, sa intelegi fluxurile tale de lucru complet si in detaliu. Sigur, poti delega pitch-ul initial de softuri disponibile pe piata, insa decizia trebuie sa ti-o asumi.
Decizia e a ta, pentru ca doar tu stii care e strategia ta de business, de crestere, care sunt resursele si care sunt punctele nevralgice ale afacerii tale.
Ce trebuie sa stii e ca echipa te va urma, esti primul care vrea si va face pasi catre schimbare cu tot ce implica ea, puncteaza rezultatele, pregateste-te cu solutii pe scenarii posibile, impreuna cu furnizorul tau si totul o sa fie bine.
Parerile echipei te pot frana
La fel ca si tine, echipa va fi in prima faza reticenta la schimbare. Faptul ca trebuie sa invete un soft nou in care isi va petrece zilele, sa adune alte automatisme, sa se lipseasca de niste proceduri care le erau confortabile, pot fi uneori motive suficiente pentru a nu face upgradela un produs mai bun.
Aminteste-ti, insa, ca schimbarea e solicitanta si pentru echipa, nu doar pentru tine. Sigur ca nu poti decide fara ei, de aceea discursul tau trebuie sa fie unul pozitiv in care trebuie sa mizezi pe beneficiile schimbarii. Contabilul tau iti va spune ce trebuie sa faca un modul de contabilitate ca sa te puna la adapost fiscal, iar acesta o sa se bucure sa afle ca acesta este integrat cu celelalte module ale softului pe care il cumperi.
Dar nu uita ca motivul primordial al nemultumirii fata de un soft nou este schimbarea in sine, nu functionalitatile noi.
Furnizorul de software trebuie sa fie mai mult de atat
Daca vrei o crestere naturala si mai ales sigura, vrei sa faci curat. Va fi intai dezordine, dar apoi te vei delecta cu controlul si cu automatismele noi si, in final, cu rezultate. Acorda timp proceselor si procedurilor si gandeste-le organizat, in contextul cresterii si stimularii eficientei. Da, vei consuma mai mult timp la inceput, insa gandeste totul ca o investitie.
Furnizorul de software poate sa fie langa tine, sa inteleaga nevoia de crestere si sa puncteze unde softul poate sa “lucreze” mai mult, pentru a elibera resursele umane si in consecinta, pentru a-ti eficientiza costurile. Acolo unde softul nu te poate ajuta, ar trebui sa iti propuna o solutie de automatizare, adaptata pe procesele tale si creata special pentru nevoile business-ului tau.
Decide obiectiv
Gandeste-te pe termen lung la ce vrei sa faci cu afacerea ta, in momentul in care iei decizia. Vrei sa stii ca vei gasi solutii pe termen mediu si lung, ca afacerea ta va creste si la fel si softul pe care il folosesti, ca asa cum tu te adaptezi la schimbarile pietei, se adapteaza si el.
Poti afla asta intreband despre tehnologiile pe care le foloseste producatorul de soft, de exemplu, sau intreband cum dezvolta produsul, cu ce frecventa au versiuni noi. Vei intelege singur daca e ritmul de crestere si adaptare pe care il cauti.
Costurile achizitiei nu se rezuma la pretul softului
Trebuie sa stii ca oricat ti-ai dori, nu exista un cost standard sau un flux standard de implementare. In afara de costurile de achizitie, ia in calcul costurile de implementare ale resurselor tale interne, timpii de invatare, productie intiala mai mica. Da, dar toate astea, cum ziceam, sunt investitii, pentru ca rezultatele ulterioare sunt superioare celor de la care ai pornit.
Acestea se vor vedea in timpi mai buni de lucru, costuri mai mici cu resursele umane, automatizari la introducere de date,siguranta datelor corecte, relaxarea in fata unui control fiscal, dar si in independenta ta, a managerului, pentru ca vei sti de oriunde ce se intampla cu business-ul tau fara sa ceri update din partea unui angajat.
Poate ca stii asta, dar nu ai inteles la ce sa te astepti inainte sa decizi. Asa ca cere, daca nu primesti, un demo, o simulare a fluxului nou de lucru inainte de punerea in functiune live, un plan de implementari si in consecinta, un plan de plati. Cand ai toate astea, vei fi relaxat, pentru ca stii ce iti asumi, ce riscuri sunt si ce masuri trebuie sa iei.
Pentru fiecare dintre motivele de mai sus, noi, de exemplu, am avut argumente ante-achizitie, dar pentru fiecare managerargumentele astea sunt credibile abia dupa procesul de implementare, desi le expunem inainte. Asa ca, te rog, informeaza-te si planifica si astfel vei reduce riscurile, costurile si aparitia situatiilor neprevazute.”
Asigura-te ca business-ul tau o sa fie unul de succes. Foloseste CIEL ERP!
