Potrivit CIO.com, soluțiile software cu rol în gestionarea documentelor au fost incluse în topul priorităților anului 2020 pentru reprezentanții companiilor care au poziții de Chief Information Officer (CIO).
În raport cu un document necesar în activitatea dintr-o companie, în medie, un angajat petrece 50% din timpul alocat unei sarcini căutând documentul și între 5-15% pentru a parcurge informațiile incluse în document. Astfel, într-un studiu publicat de FinancesOnline.com, o companie alocă un buget de 20$ pentru fiecare proces de stocare a unui document și 120$ pentru a identifica sau a înlocui o fișă, în situațiile în care aceasta nu este de găsit.
Ce este o aplicație de management al documentelor?
Soluțiile dedicate managementului documentelor sunt aplicații electronice folosite pentru stocarea, monitorizarea și arhivarea fișelor. În ultimii ani, acestea au devenit tot mai utile în organizații de toate mărimile, aducând beneficia precum: scăderea costurilor prin reducerea spațiilor fizice de stocare a domentelor, capacitatea de utilizare în timp real a unui document și de colabora la distanță, creșterea calității serviciilor și îndeplinirea normelor de păstrare a informațiilor cu caracter personal.
Când este recomandată achiziția unei aplicații de management a documentelor?
Cel mai important indicator ce stă la baza deciziei de a achiziționa o aplicație software cu rol de gestionare a documentelor este numărul acestora. Volumele mari de documente (peste 1000/an) ce implică fluxuri de aprobare, de exemplu,
Cât costă o aplicație software de management a documentelor?
În cazul aplicațiilor cu rol de management a documentelor, prețurile încep de la 100 Euro/lună pentru aplicațiile în cloud și de la 3000 de euro pentru aplicațiile găzduite pe serverele clientului (on premise).
Costurile pot fi diferite în raport cu un set de parametri precum:
- Numărul de utilizatori
- Spațiul de stocare – pentru aplicațiile care sunt în cloud
- Numărul de semnături folosite (dacă se folosesc semnături generae pentru clienți, în vederea semnării documentelor).
În cazul soluțiilor mai complexe, costul poate depăși 50.000 de euro (implementare + Licențiere).
Costuri adiționale. Ce trebuie să știm despre ele?
Desi cele mai importante servicii sunt incluse în costurile inițiale de licențiere, există situații în care anumiți furnizori adaugă în contracte costuri pe care este recomandat să le includem în buget.
- Implementare. Accesul la un specialist dedicat, personalizarea aplicației în funcție de anumite particularități ale companiei, integrări suplimentare cu alte aplicații deja utilizate (exemplu: de management de proiect, de contabilitate), migrarea datelor, toate acestea sunt beneficii extinse, ce vor implica și un cost diferit.
- Training. În cele mai multe dintre situații, vendorii de aplicații software includ în pachetul de bază de beneficii sesiuni de bază de training. Cu toate acestea, în cazuri excepționale, la cererea clientului, serviciile de training pot depăși numărul de ore prevăzute de compania software, fapt ce implică o extensie de cost.
- Mentenanță/Suport.
Vrei să soliciți un demo pentru top 5 aplicații recomandate pentru managementul documentelor? Află mai multe aici!
Ai nevoie de o aplicație software potrivită companiei tale? Completează formularul de mai jos sau trimite un e-mail pe adresa [email protected]!
