Departamentul de Marketing și Departamentul de Cercetare Dezvoltare au nevoie de gestionarea unui număr mare de informații din partea tuturor departamentelor implicate din companie. Analiza costurilor și estimarea corectă a timpilor necesari, chiar înainte de începerea procesului de producție a unui produs nou sau a schimbării unei etichete sunt esențiale într-un mediu concurențial în creștere.
Soluția pe care o propunem noi este dezvoltarea unui proiect de optimizare a proceselor. Un exemplu de proiect este fluxul de alocarea task-urilor implementat folosind platforma JobRouter.
Obiectivul acestui proiect a fost estimarea facilă a costurilor corecte și transparența privind timpul necesar dezvoltării unui produs nou sau a unei etichete noi.
Am dezvoltat 2 tipuri de fluxuri:
- dezvoltarea unui produs nou sau un produs private label
- dezvoltarea unei noi etichete sau a unui tip nou ambalaj
Pentru fiecare categorie de produs sau etichetă am dezvoltat șabloane care fac munca echipei să fie rapidă și transparentă.
- Dezvoltarea unui produs nou sau a unui produs private label
Acest flux include administrarea brandurilor implicate și permite selecția brandului sub care se creează noul produs, fiind disponibile numeroase tipologii.
Șablonul disponibil include următoarele informații:
- Categoriile de produse
- Responsabilii (fiecare produs nou are desemnat un responsabil)
- Fiecare cerință nouă se transmite la aprobare către departamentele implicate, apoi gradual, după fiecare aprobare primită se transmite la următorul aprobator.
Dintre departamentele implicate amintim: Controlling, Achiziții Ambalaje, Achiziții materii prime.
Acestea au de îndeplinit 30-40 de acțiuni, cum ar fi:
- Dezvoltare rețetă
- Calcule ingrediente
- Aprobare rețetă preliminară
- Aprovizionare ingrediente
- Aprovizionare materii prime
- Aprovizionare ambalaje
- Dezvoltare produs
- Calcule rețetă finală
- Dezvoltarea unei etichete sau a unui nou tip de ambalaj
În mod obișnuit se creează inițial produsul, apoi eticheta/ambalajul, însă se poate dezvolta numai eticheta/ambalajul, sau modifica o etichetă existent/ambalaj existent.
Pentru crearea etichetelor există, de asemenea, definite în sistem etapele procesului și departamentele implicate pentru aprobare.
Inițiatorul poate să primească notificări la fiecare reacție din sistem a persoanelor desemnate.
Task-urile caracteristice acestui flux sunt:
- Aprobare etichetă în format electronic
- Aprobare fișier tipografie
- Solicitare cod etichetă
- Comandă etichetă
JobRouter alocă task-urile automat responsabililor și departamentelor implicate.
Procesul de alocare a task-urilor realizat în sistemul de optimizare al proceselor, JobRouter, permite:
- extragerea rapoartelor cu timpul și costul implicat, pe fiecare persoană
- integrarea cu alte sisteme utilizate în companie, din care se preiau anumite date (ERP, WMS, Modul de producție)
- estimarea costurilor cu analize, materii și ingredient
- selectarea unor aprobări suplimentare, dacă este necesar
- vizibilitatea imediată a deciziilor aprobatorilor, astfel încât, atunci când obține aprobările, inițiatorul are opțiunea să estimeze data de lansare a produsului
- administrarea datelor în sistem, în mod independent, de către persoana responsabilă din companie
- posibilitatea de încărcare a documentelor și de descărcare a unor formulare necesare pentru unele task-uri
- alocarea instanțelor în funcție de tipologia produsului
- estimarea datei de finalizare a proiectului în mod automat, pe baza completării datelor de început
- generarea template-urilor după fiecare aprobare și posibilitatea de a adăuga comentarii
- aprobatorii pot lua decizia să aprobe, să respingă sau să trimită spre refacere o acțiune.
Trasabilitatea sarcinilor și eliminarea interacțiunilor directe sau la telefon/email pentru clarificări privind activități repetitive din companie pot fi atinse prin optimizarea proceselor cu JobRouter. Vizitați pagina soluției și înregistrați-vă la un DEMO pentru a afla cum să eficientizați activitățile din compania dumneavoastră.
Aceste informații au fost inițial publicate pe blogul companiei Beck et al. și sunt accesibile aici: http://bit.ly/AlocareaTaskurilorInJobRouter
