Cum a digitalizat OPTI biblioteca de 50.000 de cărți a Baroului din București

Provocări întâmpinate:

1. Organizarea bibliotecii era veche și prost gestionată, cu toată administrarea și catalogarea făcută pe hârtie.
2. Personalul bibliotecii era foarte redus și ocupat continuu cu fluxurile de cereri de împrumuturi de cărți neputând gestiona corect introducerea datelor.
3. Inaccesibilitatea de la distanță: avocații nu puteau căuta sau rezerva de la distanță cărți din bibliotecă.
4. Adaptarea soluției open-source: O soluție open-source a trebuit să fie aleasă, adaptată, completată, implementată și explicată personalului de către OPTI.

Soluția:

OPTI Software a implementat un sistem de bibliotecă complet digitalizat în șase pași:

1. Investigarea fluxului de lucru: a analizat riguros fluxul de lucru și procesele existente.
2. Baza open-source : a ales soluția open-source cea mai potrivită nevoilor Baroului, anume: PhpMyBibl de PMB Services France.
3. A extins soluția open-source cu software personalizat pentru a avea o soluție completă, inclusiv scrierea de la zero a modulului de împrumut de cărți.
4. A integrarat sistemul cu o platformă ERP pentru eliberarea permiselor, permiterea accesului și sancționarea debitorilor.
5. A integrat sistemul de bibliotecă cu site-ul web oficial al Baroului, permițând avocaților să caute și să rezerve cărți în avans.
6. A oferit asistență la transcrierea cărților și implementarea în etape a soluției, începând cu cărțile cel mai frecvent împrumutate și extinzându-se la depozitul complet.

Caracteristici cheie ale soluției:

Finalizarea proiectului a durat mai bine de doi ani, iar OPTI continuă să susțină și să mențină soluția pentru Baroul București până în ziua de azi.

Consultanță și planificare judicioasă:

OPTI și personalul bibliotecii au avut întâlniri regulate pentru a înțelege procesul de adăugare și împrumut de cărți. Utilizatorii finali, personalul Baroului, dar și avocații, au fost consultați pentru a colecta informații înainte de a programa soluția, asigurându-se astfel că aceasta va răspunde nevoilor tuturor.

Publicaţii periodice:

O atenție deosebită a fost acordată documentelor precum reviste și recenzii de drept datorită regularității și furnizării constante a acestora. Soluția a fost făcută în conformitate cu legislația română privind bibliotecile.

Cărți și rezervări pe site:

Avocații pot căuta în baza de date de cărți de acasă sau de pe smartphone prin intermediul site-ului oficial, care a fost integrat printr-un API. De asemenea, pot rezerva cărți și pot verifica starea împrumuturilor lor.

Asistență pentru transcrierea cărților:

S-a estimat numărul de cărți transcrise pe zi și s-a facilitat integrarea API cu Biblioteca Centrală Universitară din București pentru importul datelor despre cărți.

Roluri de utilizator și restricții de acces:

Datorită domeniului de specialitate al bibliotecii, au fost create drepturi speciale de acces și roluri administrative. Acestea au inclus prevederi pentru administratori, bibliotecari, bibliotecari asistenți, coordonatori, cititori live, cititori la distanță, cereri de împrumut public și parteneri de împrumut public.

Cărți, autori, subiecte:

Viteza a fost esențială, așa că OPTI a folosit un cunoscut software de gestionare a cărților, PMB (fostul PhpMyLib), pentru a implementa rapoartele și cataloagele necesare. Cărțile, autorii și subiectele au fost toate gestionate folosind PMB.

Extensii de împrumut și integrări API:

OPTI a acoperit nevoia unor opțiuni specifice utilizând software personalizat. Acestea au inclus noi module pentru împrumutul de cărți, afișarea informațiilor cu un API construit pentru o astfel de integrare.

Integrare ERP pentru permise și sancțiune:

Software-ul dezvoltat a fost integrat cu ERP-ul oficial pentru a certifica statutul avocaților, permițând gestionarea centralizată. Drepturile putând fi oferite sau retrase într-un singur loc, cu software-ul interconectat.

TESTIMONIAL:

„Echipa OPTI a fost partenera noastră pentru digitizarea bibliotecii de drept de aproximativ 50.000 de cărți. Le-am apreciat implicarea și sugestiile creative constante, dar si comunicarea si ablitiățile lor excelente. Felicit OPTI pentru respectarea termenelor și specificațiilor și pentru profesionalismul lor.” - Cici Dafin, Bibliotecar Șef

Contactați-ne:

• [email protected]
• +40 774 453 302
• https://www.opti.ro/contact