Regina Maria si FirstBank au eliminat complet mail-ul pentru aceste procese folosind aplicatia noastra la nivel national.
De la management-ul si aprobarea bugetelor, la crearea de Acquisition Request si automatizarea fluxurilor de aprobare conform regulilor organizatiei tale, aplicatia noastra este configurata pe structurile si procedurile companiei voastre.
Bugetare
Componenta de bugetare permite crearea si gestiunea bugetelor (realocare, suplimentare, etc.) cu trasabilitate decizionala si fluxuri de aprobare bugete.
Aprobare Achizitii
Fiecare angajat autorizat poate genera o cerere de achizitie, completa datele necesare, incarca documentele aferente, si sistemul o va plasa automat pe fluxul aferent datelor respective. Toate documentele incarcate sunt automat indexate si centralizate, pentru a fi usor de gasit, cu istoric complet de versiuni si decizii.
Se poate apela la o baza de date centralizata a furnizorilor, se pot incarca oferte, materiale promotionale, si se integreaza cu mail-urile trimise extern catre furnizori.
Contractare
Odata ce achizitia este aprobata, procesul de drafting si aprobare al contractului este gestionat in aplicatia Matricia. Contractul poate fi creat din sabloane populate automat in baza datelor existente in cererea de achizitii. Odata trimis catre furnizor si primit inapoi cu modificari, sistemul identifica automat toate schimbarile efectuate de catre tert.
Facturare
Pe baza achizitiilor aprobate si contractelor semnate, sistemul indexeaza facturile si ofera date actionabile angajatilor pentru a asigura plata in termen si o viziune de management asupra Accounts Payable.
Toate Documentele la un Loc
Toate documentele si datele generate in urma acestor fluxuri sunt indexate automat, si centralizate, relationate intre ele pentru a fi usor de gasit printr-o simpla cautare.
Logica si Simplitate – Interfata
Fiecare angajat are trei ecrane: My Tasks, Following Tasks, si Digital Drawer. In primele doua poate vedea sarcinile sale si cele create de el, de care este responsabil, respectiv. In cel de-al treilea angajatul poate cauta orice document sau informatie existenta in sistem printr-un mecanism de search si filtrare puternic (inclusiv in textul documentelor).
Control si Vizibilitate pentru Management
Management-ul are acces la un al patrulea ecran, Management Dashboards, de unde poate vedea statistici si date despre activitatea din departamentul sau, sau la nivelul intregii organizatii pe aplicatia financiara. Dashboard-ul este configurat in functie de dorintele manager-ului respectiv in materie de tip si modalitate de afisare a informatiilor.
- Management furnizori
- Flux de aprobare
- Reguli de aprobare automată
- Management facturi
- Management livrări
- Instalare pe calculator/server - Windows
- Cloud, SaaS, Web
- SaaS
- Windows
- MacOS
- Prin browser
- Da, prin standarde
- Curs
- Prin intermediul documentației
- Permanent (24/7)
- Demo individual
- Demo în cadrul unei prezentări
Fluxuri Configurabile de Aprobare
Pentru orice componenta, fie ca este bugetare, achizitii, contractare sau facturi, fluxurile de aprobare, si regulile pe care le respecta sunt configurabile si flexibile. Intreaga aplicatie este configurata in OnBase fara dezvoltari custom.
Astfel, si in momentul in care procedurile organizationale se schimba, procesele din aplicatie pot fi cu usurinta modificate de catre administratorul sistemului.
Centralizarea Datelor si Documentelor cu In-Text Search
Toate documentele si datele aferente proceselor, fie ca e vorba de furnizori, contracte, oferte, facturi, sunt stocate central, indexate automat cu metadatele aferente procesului, si relationate intre ele.
Astfel, printr-o simpla cautare se poate gasi orice document sau Business Item (furnizor, achizitie, client, etc.), si toate documentele sau datele aferente acestuia. Cererile, ofertele, contractele, facturile, toate la un loc, conexate in jurul cererii respective de achizitie. Prin OCRizare se pot efectua cautari inclusiv in cadrul textului documentelor.
Control si Trasabilitate
Fiecare angajat poate vedea lista cu sarcinile alocate lui. O sarcina nu poate disparea fara sa fie indeplinita, iar ele sunt ordonate in functie de urgenta si termen limita. Sarcinile sunt aferente procedurilor mentionate, si pot fi semnare, verificare, adaugare, incarcare oferta, aprobare si altele asemenea pe diverse fluxuri de bugetare, achizitii, contractare sau facturare.
De asemenea, odata ce un angajat demareaza un flux, el poate urmari stadiul sau in ecranul de Following Tasks, fiind owner-ul procesului. Astfel, se stie clar cine este responsabil de indeplinirea unei sarcini organizationale, si acesta poate vedea clar cine ce a facut pe acea sarcina.
Din ecranul de Management Dashboards, management-ul poate urmari activitatea din departament, cine la ce lucreaza, care este incarcatura, si poate vizualiza informatii legate de performanta financiara a companiei (bugete, achizitii aprobate, contracte in lucru, facturi neplatite, etc.).
Fiecare document are istoric complet de versiuni, fiind centralizat. Se lucreaza colaborativ pe acele documente asigurandu-se ca nu se pierde trasabilitea modificarilor.
Integrare Nativa sau API-Based cu Sistemele Voastre
Platforma se integreaza nativ cu marile solutii de ERP sau prin API-uri, fara sa fie nevoie de custom development. Astfel, poate exista un transfer back-and-forth de date si documente intre sisteme. Se pot cauta contracte si facturi existente in Tasklight din ERP-ul vostru, sau se pot cauta furnizori existenti in ERP din Tasklight.
Scalabilitate
Odata implementata platforma noastra pentru aceasta aplicatie, se pot configura multe alte aplicatii pentru nevoi diverse precum Asset Management, Fleet Management, Contracts Management, Registratura cu Arhivare Inteligenta, Resurse Umane, CRM, Professional Services, si pentru nevoi punctuale caracteristice industriei sau companiei voastre (Loan Approval in Banking, Management Daune in Insurance, Pacient File Management in Healthcare, si multe altele).
Beneficiile sunt exponentiale pe masura ce solutiile sunt extinse.
Arhivare Inteligenta GDPR-Proof
Toate documentele stocate sunt arhivate inteligent, cu data de expirare, notificari, si control al informatiei in conformitate cu legislatia GDPR. Sistemul poate notifica utilizatorii cand un document expira si poate distruge sau anonimiza automat documente sensibile, conform politicilor de arhivare si legislatiei in vigoare.
Solicită un demo pentru Management-ul si Aprobarea Achizitiilor
Completați formularul și veți fi contactat de unul din consultanții noștri!
Părerea ta contează!
Ne dorim să creștem industria IT&C din România, iar acest lucru nu poate fi posibil decât printr-un sistem transparent de evaluare.
Vă rugăm să adăugați un review pentru aplicația Management-ul si Aprobarea Achizitiilor completând câmpurile de mai jos. Toate informațiile de contact sunt utilizate doar pentru validarea feedback-ului și nu vor fi publicate!
