Procesul de achiziție a unei soluții software care răspunde cu succes nevoilor unei companii și a angajaților acesteia are la bază mai multe etape.
- Definirea corectă și exactă a setului de funcționalități și a termenelor specifice, alegerea potențialilor furnizori de aplicații software și implementarea acesteia
- Dezvoltarea metricilor de măsurare a indicatorilor de performanță
- Descrierea proceselor conform cărora persoanele desemnate pentru a gestiona proiectul dețin nivelul corespunzător de cunoștințe pentru a răspunde cu succes cerințelor ulterioare
- Stabilirea algoritmului/modalității de identificare a furnizorilor de soluții software: companii producătoare sau platforme de tip marketplace, ce au în vedere generarea lead-urilor și găsirea soluției optime (exemplu: www.softlead.ro).
- Procesul efectiv de achiziție, ce cuprinde 2 etape: planificarea și contractarea.
- Planificarea, la rândul ei, este o etapă complexă, ce include crearea strategiei complete de organizare și implementarea proceselor organizaționale, precum și stabilirea cerințelor aplicației software.
- Contractarea companiei producătoare de soluții software include identificarea unui set complet și optim de furnizori, pregătirea cerințelor (pachetul de funcționalități trebuie să fie complet și în concordanță cu realitatea, fiindu-i alăturate următoarele documente ajutătoare: criterii de acceptanță, de performanță și de evaluare, lista de aspecte explicite ce nu se doresc a fi inserate în ofertă/lista de companii alături de care nu se dorește începerea colaborării, aspecte juridice: contract, etape de plată etc.).
În cadrul Softlead, există un formular specializat prin care se inițiază primul pas în trimiterea solicitării și în identificarea, prin intermediul platformei, a companiilor și soluțiilor software care răspund în mod ideal cerințelor elaborate de beneficiar.
Fluxul este continuat de etapa de evaluare a propunerilor și de alegerea unui furnizor în raport cu cerințele elaborate inițial. În mod evident, procesul continuă cu negocierea ofertei și punctarea etapelor-cheie și ale obiectivelor.
Ultimele 2 etape ale procesului sunt date de decizia alegerii unei soluții software, implementarea, testarea și utilizarea propriu-zisă a aplicației.
Ce înseamnă efectuarea unei achiziții optime a unei aplicații software?
- Conectarea perfectă a cerințelor beneficiarului cu produsele și serviciile pe care le deține compania
- Stabilirea gradului de flexibilitate de care are nevoie beneficiarul din partea furnizorului (pentru adaptarea anumitor module, crearea unor extensii, implementare în condiții speciale etc.)
- Identificarea balanței performanțe/ofertă de preț
- Gradul de pregătire a echipei în vederea utilizării ulterioare a aplicației în raport cu deciderea achiziționării unor servicii complementare/suplimentare
- Identificarea nevoii de actualizări ale aplicației software (update-uri)
- Viziunea pe termen mediu sau lung a creșterii companiei beneficiarului și a nevoilor acestuia în raport cu funcționalitățile pe care le poate oferi soluția informatică.
Prin intermediul serviciilor sale (înțelegerea nevoilor beneficiarului, consultanță inițială, briefing), Softlead identifică soluția software optimă pentru fiecare dintre cerințele (lead-urile) primite. De asemenea, baza de date de peste 250 de companii software listate și prin cele peste 500 de aplicații informatice puse la dispoziție de acestea, sunt un factor esențial în determinarea obiectivă a aplicației și serviciilor complementare necesare fiecărui client.
