Migrarea datelor cu succes. De ce trebuie să ținem cont?

Așadar, iată 12 pași de urmat pentru o migrare cu succes a unei aplicații ERP (Enterprise Resource Planning) în Cloud:

1. Decideți care sunt datele care necesită migrare

Pentru a vă asigura că identificați toate datele din domeniul de aplicare, identificați toate aplicațiile curente pe care le afectează implementarea ERP. După aceasta, identificați toate aplicațiile pe care noul sistem ERP le va înlocui. Dacă înlocuiți mai multe aplicații, poate fi necesar să migrați date din mai multe aplicații.

2. Examinați mai devreme șablonul de încărcare

Pentru a încărca date în noua aplicație ERP, va trebui să formatați datele pe care le extrageți din vechiul ERP pentru a se potrivi cu șablonul de încărcare furnizat pentru noul ERP. Examinați șablonul devreme pentru a evalua complexitatea formatării necesare.

3. Înțelegeți complexitatea mapării datelor

Ca parte a procesului de mapare a datelor, va trebui să luați în considerare și tipurile de date din fiecare sistem. De exemplu, este posibil să aveți un ID de client într-o aplicație care acceptă caractere alfanumerice, în timp ce cealaltă aplicație acceptă numai caractere numerice. În acest caz, va trebui să decideți cum să adaptați această diferență în timpul procesului de cartografiere și migrare.

4. Decideți parametrii de migrare

Majoritatea liderilor de proiect aleg să migreze doar unele date către noul sistem ERP Cloud. De exemplu, volumul de date este semnificativ și va consuma mult timp pentru a migra, datele sunt vechi și nu sunt relevante în viitor sau migrarea tuturor datelor este prohibitivă din punct de vedere al costurilor. Un alt exemplu îl poate reprezenta migrarea datelor furnizorilor care nu mai asigură compania în cauză.

5. Planificați noile date

Dacă aceste date sunt noi poate fi necesar să le creați în timpul procesului de migrare. Acesta ar putea fi un câmp de stare, un câmp de dată nou sau altceva care va fi necesar în noua aplicație.

6. Stabiliți ce se întamplă cu datele care nu sunt migrate

Dacă decideți să migrați doar unele date, va trebui să determinați ce se întâmplă cu datele rămase în vechea aplicație ERP. Iată câteva opțiuni:

• Dacă veți avea în continuare acces la vechiul ERP se recomandă limitarea permisiunii utilizatorilor strict la citire. Acest lucru va asigura păstrarea în siguranță a datelor vechi. 
• Dacă considerați că nu veți avea nevoie aceste date în viitor, vă recomandăm să arhivați datele în foi de calcul pentru referințe viitoare. 
• Ca a treia opțiune, vă recomandăm să configurați o bază de date pentru stocarea datelor. Acest lucru poate fi util dacă credeți că veți avea nevoie de acces la date din când în când, dar nu în mod regulat. 

7. Planificați pentru cronologia cutover-ului și pentru intrarea dublă

• Deoarece extragerea, formatarea și importarea datelor poate dura zile sau săptămâni, o decizie importantă o reprezintă stabilirea momentului de începere a migrării informațiilor de la vechiul ERP la cel nou. Scopul acestei planificări prefigurează introducerea manuală în noul sistem a datelor ce au fost introduse în vechea aplicație după începerea migrării.
• Un cutover reprezintă o tranziție rapidă de la o fază a unei companii sau a unui proiect de afaceri la alta/altul.

8. Procese interne care se bazează pe aplicația ERP

Când setați programul pentru cutover, luați în considerare impactul pe care îl poate avea asupra altor aplicații sau procese care sunt dependente de datele din vechea aplicație ERP. De exemplu, echipa financiară poate avea nevoie de acces la date la sfârșitul lunii. 

9. Planificați introducerea manuală a datelor

Deși veți automatiza cât mai mult posibil migrarea datelor, puteți găsi situații care nu justifică investiția în timp și efort pentru automatizarea migrării. De exemplu, este posibil să aveți cinci furnizori care au o excepție de la regulă. În loc să construiți scripturile de conversie pentru cinci furnizori, poate fi mai ușor să le introduceți manual sau să le editați datele în noua aplicație ca parte a procesului de migrare.

10. Examinați “curățenia” și precizia datelor

Alocarea timpului pentru acest proces asigură că datele care intră în noua aplicație ERP sunt corecte încă din prima zi.

11. Creați un plan detaliat de reducere

Un plan de acest gen asigură luarea în considerare a tuturor dependențelor, fiecare membru din echipă știind rolul lui. Migrarea datelor poate implica multe persoane pentru a îndeplini toate sarcinile necesare unei migrări, cum ar fi extragerea datelor, conversia datelor, încărcarea datelor în noua aplicație ERP, intrările manuale și validarea finală a datelor.

12. Efectuați migrări de testare

Cea mai bună modalitate de a vă asigura că scripturile funcționează corect este efectuarea migrărilor de date de testare. Dacă găsiți erori în timpul acestei migrări, acestea pot fi corectate și retestate. 

Încă nu știi ce soluție software este potrivită pentru tine? Folosește SoftleadBIZ, singurul tool care indică gradul de digitalizare al companiei tale și îți oferă un raport personalizat al aplicațiilor necesare și al bugetelor de care poți avea nevoie.