Gradul de acoperire și beneficiile celor 3 tipuri de semnătură electronică pentru transferul documentelor

Semnătura electronică reprezintă versiunea actuală a unei semnături scrise de mână. Regulamentul eIDAS (Servicii de identificare electronică, autentificare și servicii de încredere pentru tranzacțiile electronice pe piața unică europeană) a fost adoptat în 2014 și aplicat din 2016. Acest regulament impune cererile cele mai stricte, atât în UE, cât și pe întregul Spațiu Economic European (SEE).

eIDAS acoperă trei tipuri de semnături electronice, care au niveluri diferite de implicații legale: semnături electronice simple, avansate și calificate.

Pentru documentele de tip recipise sau chitanțe aveți nevoie doar de o semnătură electronică simplă, fiind suficientă tastarea unui nume sau inserarea imaginii cu numele scris. Acest tip de semnătură oferă un nivel scăzut de încredere și există un risc mare ca validitatea lor legală să fie pusă sub semnul întrebării. Cu acest tip de semnătură se pot semna e-mail-uri sau documente cu un nivel scăzut de risc.

În situații de dispută, semnatarul unui document sau creatorul semnăturii trebuie să poată fi identificat. Pentru acest tip de document, veți avea nevoie de o semnătură electronică avansată, care oferă un nivel mediu de încredere și de valoare legală. Acest tip de semnătură este folosită pentru contractele comerciale B2B, semnarea e-mail-urilor, a documentelor electronice cu nivel de risc mediu (cererile de concediu, deconturile sau formularele), documentele însoțitoare (avize, devize sau procese-verbale). De asemenea, este utilă și pentru a putea confirma existența actului de voință a părților (de exemplu, semnarea unui contract de închiriere și plata aferentă).

Semnătura electronică sau digitală?

Cele două niveluri superioare ale semnăturii electronice, avansate și calificate, sunt considerate semnături digitale, deoarece utilizează un proces de criptare digitală. Aceasta implică criptarea unui sumar de control al conținutului documentului și atașarea acestuia la document. Semnături electronice avansate pot fi acceptate de alte țări membre ale UE, în timp ce cele calificate oferă un grad de acoperire mai mare și trebuie să fie acceptate în toate țările, chiar și cele non-membre UE. Cu toate acestea, fiecare țară reglementează de la sine dacă tranzacția necesită o semnătură digitală și la ce nivel trebuie să corespundă.

Pentru anumite documente legislația unei țări ar putea necesita o semnătură scrisă de mână. În aceste cazuri, se folosește o semnătură electronică de tip calificată, echivalentă cu o semnătură scrisă de mână în instanță (cu unele excepții) și care oferă cel mai mare grad de încredere și are cea mai mare valoare legală.

O semnătură calificată necesită un certificat digital calificat și se utilizează pentru semnarea e-mail-urilor sau a documentelor cu nivel ridicat de risc, precum: contractele de credit, contractele comerciale sau de prestări de servicii, contractele de muncă și actele adiționale la acestea, mandatele de reprezentare, contractele de mediere, facturile fiscale sau documente în relația persoanelor fizice și a firmelor cu statul.

Certificatele de semnătură calificată sunt furnizate de furnizorii de servicii de încredere (TSP), cărora li se acordă statutul calificat de o autoritate națională după ce au fost aprobați oficial. Acestea sunt enumerate aici: Lista UE de încredere eIDAS.

Semnătura avansată comparativ cu semnătura calificată

Conform eIDAS, o semnătură calificată este o semnătură electronică avansată, care, în plus, a fost ”creată de un dispozitiv calificat de creare a semnăturilor electronice și se bazează pe un certificat calificat pentru semnături electronice”. Dispozitivul calificat de creare a semnăturii poate fi direct sub controlul creatorului de semnături (de exemplu, cititor de carduri inteligente) sau sub controlul unui furnizor de servicii de încredere calificat (VDA). Dispozitivul calificat și certificatul calificat fac diferența între semnătura avansată și semnătura calificată și asigură legătura directă și indiscutabilă între identitatea reală și electronică a unei persoane. De aceea, semnătura calificată este considerată, conform regulilor europene, singura care echivalează cu semnătura de mână.

Pentru a clarifica diferențele dintre cele 3 semnături electronice, considerăm util tabelul de mai jos:

Adăugarea automată a semnăturilor electronice calificate într-un flux de lucru, prin semnătură la distanță

În trecut, companiile erau capabile să creeze semnături electronice calificate doar dacă dispozitivul de creare a semnăturilor era sub controlul lor, folosind un card inteligent. eIDAS permite acum localizarea dispozitivului de creare a semnăturii la un TSP calificat, care stochează și aplică certificatul și cheile pentru creatorul de semnături. Acești furnizori oferă o platformă sigură de semnare prin intermediul internetului, unde companiile, autoritățile sau persoanele private pot semna apoi documentele lor.

Acest lucru este deosebit de practic pentru tipurile de documente care sunt integrate în procesele de rutină ale unei companii.

Beneficiile ce se obțin în urma adoptării semnăturii electronică a documentelor sunt:

• eficientizarea timpului prin eliminarea etapelor cu imprimarea, scanarea și trimiterea pe e-mail a documentelor
• identificarea facilă a stadiului în care se află documentele (trimise, primite, semnate)
• siguranța autenticității informațiilor comerciale importante
• înștiințarea automată a responsabilului că un document este disponibil pentru semnare
• îmbunătățirea experienței oferite clienților și colaboratorilor deoarece aceștia pot semna rapid și ușor documentele
• economisirea spațiului, fără să mai fie necesar să păstrați documente pe hârtie
• reducerea costurilor cu hârtia
• continuitatea și controlul asupra tranzacțiilor.

Alegerea soluției potrivite pentru semnarea electronică a documentelor poate fi dificilă când există numeroase opțiuni! Soluțiile de digitalizare a afacerilor pe care le oferim permit dezvoltarea personalizată a unor funcționalități necesare pentru a semna simplu, rapid și sigur documentele. Echipa noastră a testat mai multe soluții ce pot fi integrate și cu alte platforme. Pentru mai multe detalii, contactați-ne!

Aceste informații au fost publicate inițial pe pagina Medium a companiei noastre și pot fi identificate aici: https://bit.ly/3geYw0C