De ce este utilă o aplicație software de management a achizițiilor?

Indiferent de domeniu, la nivel global, o dată la 8 secunde este generat un nou proces de achiziție. Viteza evoluției proceselor și activităților de achiziție devine, însă, problematică pentru capacitatea sistemelor actuale de care dispun cele mai multe companii. Astfel, îmbunătățirea sau implementarea aplicațiilor software care gestionează managementul achizițiilor reprezintă un obiectiv cheie în eficientizarea departamentelor sau proceselor dedicate.

Atunci când vorbim despre automatizarea și monitorizarea achizițiilor dintr-o companie, ne orientăm către aplicații software ce pot fi utilizate de sine stătător, care funcționează autonom, sau acelea care constau în module ce aparțin unor soluții mai complexe.

Aplicațiile software ERP (Enterprise Resource Planning) sunt soluții software complexe, cu rol în managementul resurselor interne, care le permit organizațiilor să monitorizeze și să raporteze date specifice departamentelor administrative, tehnologice, ale resurselor umane, marketing, dezvoltare, vânzări sau producție.

Principalele module pe care le conține o soluție ERP sunt:

Management financiar-contabil
Managementul relației cu clienții
Managementul resurselor umane
Managementul achizițiilor
Managementul stocurilor
Management de proiect
Managementul depozitelor
Site-uri/platforme web
Magazin online/platforme de e-Commerce
Sistem BI (Business Intelligence)
Management de producție

Modulele software de management al achizițiilor integrate în instrumentele ERP ajută companiile din întreaga lume să obțină performanțe și să genereze economii mai mari. De la analiza cheltuielilor la urmărirea economiilor și procesului de aprovizionare, o astfel de aplicație ajută organizațiile să își atingă obiectivele strategice și financiare.

Conform unui studiu publicat de Manutan, odată cu implementarea unei aplicații software ERP, în medie, peste 65% dintre organizații își îmbunătățesc procesele de achiziții și economii, dispun de o agilitate sporită, îmbunătățesc securitatea și conformitatea, reduc costurile, obțin mai multă inovație de la furnizori și îmbunătățesc experiența angajaților.

Care sunt funcționalitățile unui modul de management al achizițiilor?

Cele mai importante funcționalități ale unui modul de management al achizițiilor sunt cele de mai jos:

Stabilirea și cererea necesarului pentru fiecare tip de companie sau de industrie, în mod personalizat
Gestionarea partenerilor și furnizorilor
Managementul documentelor (necesarul de aprovizionare, cereri de ofertă de la furnizori, comenzi, cereri și facturi de achiziţii)
Gestionarea ofertelor și comenzilor
NIR (nota recepție si constatare de diferențe)
Asigurarea returului și recepției
Optimizarea fluxurilor de numerar
Realizarea funcțiilor de facturare (achiziție, avans, storno)
Trasarea și monitorizarea obiectivelor financiare pe centre de cost sau furnizori

De ce este nevoie de o aplicație software dedicată achizițiilor?

Specialiștii în achiziții anticipează în primul rând două progrese majore ca urmare a noilor tehnologii: date și analize utilizate pentru luarea deciziilor mai inteligente și interfețe utilizator mai bune (de exemplu - asistenți digitali).

De asemenea, managerii departamentelor de achiziții se confruntă cu diverse obstacole în procesul decizional. Pentru ei, aceste provocări includ disponibilitatea limitată a informațiilor relevante, calitatea scăzută a datelor și cantitatea, uneori excesivă, a sarcinilor operaționale și manuale, toate acestea având un efect egal asupra luării deciziilor strategice. Cele mai mari provocări legate de date sunt: incapacitatea de a accesa datele relevante (44%), lipsa normalizării (43%) și informații inexacte (41%).

Impactul inteligenței artificiale (AI)

Există un mare potențial pentru utilizarea inteligenței artificiale în achiziții. Datorită analizei datelor, în special, această soluție poate fi utilizată atât pentru sarcini complexe, cât și pentru sarcini repetitive, într-o manieră mai eficientă și mai rentabilă. Drept urmare, responsabilii de achiziții vor putea lua deciziile relevante mai rapid. Peste 55% dintre companii plănuiesc investiții majore în tehnologii AI pentru astfel de instrumente în următorii 1-2 ani.

Ca și obstacole prezente în calea valorificării depline ale inteligenței artificiale se remarcă cu un procent de 62% cazurile de utilizare a achizițiilor imature, cu 59% calitatea slabă a datelor ce va limita valoarea și cu 57% dificultățile tehnologice integrate.

Multe organizații se află în momentul de față în cadrul unui proces de digitalizare, iar majoritatea se orientează către soluțiile de tip ERP și către modulele componente. Aproximativ 39% dintre companii se află în mijlocul procesului, 24% au în plan acest traseu, iar 14% se poziționează într-o buclă ce devine din ce în ce mai greu a fi soluționată din cauza alegerilor greșite în ceea ce privește soluțiile alese și modalitățile de implementare ce nu se potrivesc organizației.

Anual, în întreaga piață, peste 1 miliard de dolari sunt cheltuiți în această direcție, iar pentru a eficientiza tranziția, Softlead pune la dispoziție o gamă largă de soluții și le oferă clienților săi detalii cu privire la implementări personalizate și suport pe parcursul alegerii celui mai bun software pliat pe cerințele și nevoile companiei, atât din punct de vedere tehnic, cât și financiar.

Ai nevoie de o aplicație software ce cuprinde un modul de management al achizițiilor? Solicită un demo pe adresa [email protected] sau completează formularul de mai jos.

Încă nu știi ce soluție software este potrivită pentru tine? Folosește SoftleadBIZ, singurul tool care indică gradul de digitalizare al companiei tale și îți oferă un raport personalizat al aplicațiilor necesare și al bugetelor de care poți avea nevoie.