”Ministerul Finanţelor implementează un sistem informatic de arhivare electronică (SIAEL), cu o valoare totală de 15.958.797 lei, fără TVA, cu ajutorul companiei româneşti Metaminds SA, integrator de soluţii IT complexe şi de securitate cibernetică”, potrivit informaţiilor transmise de reprezentanţii companiei.
Astfel, vor fi arhivate electronic aproape 900 de milioane de documente, de diverse tipuri şi mărimi, operaţionalizate în diverse aplicaţii curente ale Ministerului şi structurilor sale.
Platforma de arhivare electronică îşi propune să asigure un mediu dinamic, stabil şi scalabil, în care se pot defini direct din aplicaţie tipuri de documente, multiple depozite, registre electronice şi dosare care pot fi utilizate în acelaşi timp, pentru a servi atât ca arhivă operaţională, cât şi ca arhivă legală, în vederea asigurării conformităţii cu prevederile Legii 135/2007, privind arhivarea documentelor în formă electronică.
Metaminds SA este parte principală în acest proiect, lucrând în asociere cu Phoenix IT SRL şi One Software SRL şi având subcontractant CertSign SA pentru implementarea componentelor din proiect.
Proiectul de implementare a sistemului informatic de arhivare electronică în cadrul Ministerului Finanţelor a început în noiembrie 2022, având termen de finalizare la începutul lunii decembrie 2023.
În cadrul proiectului se va realiza implementarea ”la cheie” a unui Sistem Informatic de Arhivare Electronică (SIAEL) în cadrul Ministerului Finanţelor. Proiectul prevede şi furnizarea de echipamente şi licenţe, servicii IT, instruire personal, suport IT şi garanţie.
Sistemul Informatic de Arhivare Electronică va fi implementat pentru creşterea capacităţii administrative a Ministerului Finanţelor şi a instituţiilor subordonate, în vederea îmbunătăţirii interacţiunii cetăţenilor şi a mediului de afaceri cu administraţia publică, pentru introducerea şi obţinerea de documente în/din arhiva instituţiei.
”Implementarea platformei aduce o serie de beneficii, printre care: utilizatorii vor putea accesa arhiva electronică direct dintr-un browser web, fără să fie nevoie de instalarea unor plug-in-uri suplimentare, fără să limiteze tipul de format de fişier ce poate fi arhivat/stocat, fiind permise atât fişierele de tip text, imagine, cât şi fişiere audio şi video; va asigura utilizatorilor posibilitatea de căutare a documentelor pe baza unor criterii diverse (nume document, data creării, cuvinte cheie, diverse metadate, etc.).
Utilizatorului îi va fi restrânsă căutarea la anumite depozite de arhivă, asigurând astfel accesul la acele documente din cadrul arhivei la care are dreptul, pe baza drepturilor de acces definite în sistem.
Platforma de management şi arhivare de documente va permite încărcarea şi înregistrarea atât manual, cât şi automat, a documentelor, inclusiv recunoaşterea automată a conţinutului, notificarea prin email a utilizatorilor la primirea unei solicitări/aprobări în cadrul unui flux de lucru.
De asemenea, platforma va permite integrarea cu diferite sisteme de stocare pentru salvarea oricărui tip de fişier, indiferent de mărime, atât în mod nativ cat şi compresate / criptate, putând fi instalată pe oricate servere este nevoie, asigurând astfel posibilitatea de a deservi numărul necesar de utilizatori din organizaţie.
Din punctul de vedere al securităţii, arhitectura soluţiei are la bază bunele practici în domeniu în ceea ce priveşte tratarea, analiza, proiectare si implementarea funcţionalităţilor, cu accent pe protecţia bazelor de date şi aplicarea simultană a mai multor politici de securitate pe un acelaşi obiect al bazei de date şi restricţionare a accesului utilizatorilor în funcţie de cerinţe.
Platforma de management şi arhivare de documente va permite folosirea de semnături electronice pe documentele din arhiva, fie ca urmare a unui eveniment sau ca parte a fluxului prin care documentul trece, cu sisteme externe existente pentru semnături electronice cu certificat calificat / avansate / extinse
