Cum să digitalizezi facturi de peste 10 milioane de euro eficient?

Saint-Gobain, producătorul global de materiale de construcții, anunță digitalizarea operațiunilor sale din România cu o soluție personalizată de automatizare a proceselor de afaceri dezvoltată de DocProcess. Odată cu implementarea acestei soluții, Saint-Gobain Glass România a eliminat, în aproximativ cinci săptămâni, procesarea manuală a aproximativ 30% din facturile sale anuale, în valoare totală de peste 10 milioane de euro.

„Analizăm diferite instrumente de digitalizare încă din 2018, dar situația generată de pandemia COVID-19 ne-a arătat în mod clar că trebuie să ne adaptăm operațiunile pentru a ne servi clienții într-un mod mai rapid și fără erori. În fiecare an, departamentul nostru contabil primea peste 3.400 de facturi, reprezentând aproape 40.000 de linii de facturare care au fost întotdeauna dificil de procesat. Astfel, am decis să începem transformarea noastră digitală prin automatizarea tuturor proceselor legate de facturile de transport. Impactul a fost aproape instantaneu - am redus volumul de muncă al echipei noastre de contabilitate cu mai mult de 30% în cinci săptămâni, iar prin eficientizarea acestor procese am reușit să oferim angajaților noștri mai mult timp pentru sarcini mai complexe, cu valoare adăugată,” a declarat Ciprian Stoica, CFO, Saint-Gobain Glass România, care a condus procesul de transformare digitală pentru filiala din România.

Saint-Gobain Glass România produce sticlă pentru construcții, care este livrată în toată Europa de Sud-Est. Costurile de transport sunt una dintre categoriile principale de cheltuieli ale companiei, iar facturile de transport asociate reprezintă 30% din totalul facturilor anuale. Facturile de transport sunt, de asemenea, printre cele mai complexe, deoarece pentru fiecare linie de facturare trebuie verificat prețul, precum și conformitatea documentelor de transport. Înainte de implementarea soluției DocProcess, echipa de contabilitate a Saint-Gobain își aloca peste 200 de ore pe lună verificând și potrivind manual fiecare comandă a clientului, fișă de transport, notă de livrare a transportatorului, înainte de validarea și plata facturii în sine.

„Digitalizarea și automatizarea reprezintă mai degrabă o investiție decât o cheltuială, deoarece poate furniza o rentabilitate rapidă pentru companiile mari precum Saint-Gobain, dar și pentru IMM-urile locale. Conform datelor noastre, ținând cont doar de costul orei de muncă economisite, în medie, companiile reușesc să-și recupereze investiția în termen de 12 luni de la implementarea soluțiilor de automatizare a proceselor de afaceri. Pe lângă reducerea costurilor de funcționare, companiile obțin vizibilitate în timp real asupra activităților comerciale, își asigură acuratețea datelor și îmbunătățesc satisfacția angajaților, deoarece aceștia vor fi redirecționați spre efectuarea de activități cu valoare adăugată mai mare,” a adăugat Andreea Anton, Director Comercial, DocProcess.

Procesul de proiectare și implementare al platformei personalizate dezvoltate de DocProcess a durat șase luni, aceasta fiind testată și lansată în noiembrie 2020. În ianuarie 2021, platforma a devenit pe deplin operațională pentru Saint-Gobain, când 15 furnizori au fost înrolați în ecosistemul digital de afaceri al companiei. Din experiența DocProcess, în proiectele de transformare digitală, jumătate din timp este petrecut în definirea împreună cu clientul a nevoilor acestuia și a modificărilor necesare pentru optimizarea proceselor companiei. Soluția pe care DocProcess o implementează este în cloud, 100% personalizată și este integrată cu sistemele clientului, în special cu ERP-ul acestuia. La nivel global, Saint-Gobain intenționează să-și digitalizeze procesele de producție, iar după implementarea cu succes a soluției personalizate pentru facturile de transport, dezvoltată de DocProcess, are în vedere continuarea implementării de proiecte de transformare digitală pentru departamentul de contabilitate.

Pandemia COVID-19 a accelerat semnificativ procesul de transformare digitală în toată Europa. Cererea pentru serviciile DocProcess de automatizare a ecosistemelor de afaceri (Business Ecosystem Automation) a crescut cu 18% în 2020, compania observând o creștere cu 33% a numărului de documente procesate digital în 2020, comparativ cu anul precedent. Mai mult, în ceea ce privește performanța financiară, compania a înregistrat o creștere cu 30% a veniturilor sale recurente anualizate (ARR) în 2020, determinată de deschiderea biroului comercial din Paris, Franța. În 2021, odată cu deschiderea biroului din SUA, DocProcess își propune să dubleze ARR-ul.