Cum să crești eficiența în departamentele de Resurse Umane (HR)?

„În România anului 2022 încă mai există companii care țin evidența angajaților pe hârtie sau în Excel-uri, însă vestea cea bună e că tot mai multe aleg să-și actualizeze modul de gestionare a angajaților prin achiziționarea de soft-uri dedicate”, declară Roxana Ilief, Manager al Diviziei HR din cadrul companiei Wizrom Software. Potrivit acesteia, inclusiv corporațiile, unde soft-urile HR au fost implementate de mai demult, aleg să-și optimizeze unele fluxuri, în special în zona de self-service.

Mai concret, este vorba de relaționarea digitală dintre angajat și departament-ul de HR printr-o interfață mai prietenoasă, cu acces facil și cu mai multe funcționalități. Spre exemplu, un angajat nu mai trebuie să piardă timpul făcând cerere la departamentul HR pentru o adeverință de salariat, ci o poate descărca direct din aplicație, de oriunde s-ar afla, sau din info-chioșc-ul instalat într-o hală de producție.

„Nu mai văd cum am putea lucra fără astfel de soluții”

Implementarea de info-chioșcuri înregistrează, de altfel, un trend crescător în rândul companiilor din domeniul producției alimentare sau automotive, arată Roxana Ilief. Acestea sunt echipamente speciale, cu touchscreen, prin care angajații își pot genera automat și printa cereri de concediu, fluturași de salariu sau adeverințe de salariu, fără a mai fi nevoie să se deplaseze la departamentul de resurse umane.

„Până la momentul pandemiei, managerii din companiile din producție se arătau destul de reticenți legat de succesul pe care l-ar avea aceste echipamente în rândul muncitorilor. Însă pandemia, care a venit cu nevoia de distanțare socială, a reprezentat un moment de cotitură. Contrar temerilor, angajații s-au obișnuit foarte repede cu info-chioșcurile, iar departamentele de HR n-au mai fost nevoite să interacționeze cu sute de salariați lunar. Rezum prin ce-mi mărturisea recent un client: <Azi n-aș mai putea concepe să lucrăm fără un astfel de echipament>”, povestește Roxana Ilief.

43% din timpul departamentelor HR – pierdut în activități repetitive

Departamentele de HR din companii sunt nevoite să se adapteze noii realități din piața muncii, atât din cauza noilor moduri de a lucra, dar și din cauză că angajații au mai multe oportunități – datorită posibilității de a lucra remote de oriunde și pentru aproape orice companie din lume. Nu mai vorbim de fenomene în valuri, precum Marea Demisie sau Quiet Quitting, care pun presiuni foarte mari pe umerii oamenilor de HR și care le solicită o atenție crescută pentru a identifica ritmul în care părăsesc oamenii compania, motivele care stau la baza deciziei lor, precum și soluțiile care ar putea împiedica aceste plecări.

Companiile au nevoie, așadar, de soluții pentru managementul resurselor umane care să ofere atât analize cantitative, cât și calitative, ușor de interpretat, care pot reduce în timp pierderile de timp și bani. Wizrom a efectuat o serie de studii proprii care au relevat că 43% din timpul departamentelor de HR este pierdut culegând informații și operând căutări în multiple baze de date cu scopul de a face rapoarte. Evaluând nevoile clienților săi, Wizrom a observat că 63% dintre solicitările acestora au legătură cu nevoia de raportare. În cadrul companiilor care utilizează sisteme de pontaj, 75% dintre cererile legate de acestea au legătură cu absenteismul, iar 66% dintre cererile legate de administrarea de personal se referă la statistici.

Eliminarea operațiunilor „pe hârtie” și a erorilor

Tehnologia permite astăzi crearea de software-uri HR adaptabile oricărui tip de angajator,  care poate personaliza un astfel de program la nevoile proprii. „Se pune din ce în ce mai mult accentul pe retenția angajaților, astfel încât managementul să afle din timp în ce ritm și de ce le pleacă angajații. Soluțiile automatizate pot corela o serie de date și pot pune în lumină niște pattern-uri care să identifice unde se află problema. Totodată, unele companii vor să afle ce-i stimulează pe angajați să rămână în companie, spre exemplu beneficiile salariale sau alte tipuri de stimulente, și să ia decizii în consecință. Iarăși, exit interview-ul, care înainte era doar o formalitate, acum este de mare interes, pentru că aduce informații relevante”, mai spune Roxana Ilief. În opinia sa, pandemia fost cea care a produs marea schimbare de optică, managerii conștientizând că nu mai este cazul să se bazeze pe faptul că departamentul de HR face totul de mână. „Au existat și situații dramatice, spre exemplu o companie cu peste 500 de angajați care a rămas fără omul de HR care gestiona totul”, relatează reprezentanta Wizrom.

Implementarea unui soft cum este WizOne – soluția de HR dezvoltată de Wizrom – poate fi scalată în funcție de nevoile companiei. Pe de-o parte, se poate implementa o soluție cu funcționalități de bază, precum administrarea de personal (documente de angajare, modificări de salariu, plecări etc.), self service (online, info-chioșc sau chiar aplicație mobilă), emiterea de documente (adeverințe, fluturași de salarii, cereri de concediu etc.) sau pontaj. „Există companii cu sute de angajați care încă mai fac pontajul pe hârtii, acestea fiind scanate și printate la final de lună. Un angajat HR pierde cel puțin o săptămână de lucru cu procesarea manuală a acestor date de pontaj. Acest lucru nu înseamnă doar risipă de timp, ci și posibilitatea apariției unor erori sau faptul că nu poți avea un control în timp real asupra oamenilor din subordine”, explică specialista Wizrom.

Soluții pentru proiecte complexe

Pe de altă parte, există și cereri de proiecte complexe, care influențează costurile implementării, dar care aduc multe beneficii în organizarea și gestionarea personalului. Spre exemplu, se pot adăuga module adiționale, precum cel de organigramă, care include informații despre competențele la nivel de post, grila de salarizare, echipamentele aferente postului, documentele care sunt obligatorii la angajare, câte posturi sunt vacante, câte angajate se vor întoarce la lucru din concediul maternal, etc. Un alt modul este cel de deconturi, pentru companiile cu angajați care petrec mult pe teren, spre exemplu în asigurări sau vânzări. De la solicitarea avansului de deplasare, trecerea lanțul de aprobări aferent și până la efectuarea decontului și introducerea bonurilor, totul se poate face acum digital.

În companiile multinaționale există și alte tipuri de module suplimentare, precum integrări cu alte aplicații folosite de compania – mamă, spre exemplu aplicații precum SAP/ Workday/ PeopleSoft care nu sunt adaptate specificului din România.

Avantajul implementării unei astfel de soluții este experiența acumulată în timp de echipa Wizrom, care a realizat până acum soluții HR adaptate pentru 140 de clienți din România. Un business analist al companiei analizează nevoile clientului și apoi face recomandări, urmând ca implementarea propriu- zisă să fie supervizată de un manager de proiect special desemnat.  

Pentru a putea avea în orice moment acces la cei mai importanți indicatori HR, există opțiunea HR Live Dashboards - un program de management care utilizează datele existente din soft-urile WizOne și WizSalary pentru a scoate în evidență perspective, rezultate cheie, tendințe, anomalii din realitatea operațională, de zi cu zi, a companiei. Această soluție simplifică procesele de HR, mai ales în departamentele unde nu există specialiști IT, oferind o perspectivă mult mai clară asupra situației resurselor umane.