Cum alegem aplicațiile software atunci când vrem să digitalizăm activitatea companiei?

Aplicație software “de pe raft” este prima opțiune care ne vine în minte și de cele mai multe ori este și opțiunea selectată. Exista o piață extrem de diversificată de aplicații software gata făcute care acoperă aproape orice nevoie organizațională, de la ERP la CRM și de la WMS la BI. Acest tip de aplicații conțin diverse setări care permit activarea și dezactivarea diverselor funcționalități sau module precum și diverse particularizări, în funcție de specificul clientului. Diverșii furnizori folosesc o paletă largă de tehnologii, iar interfețele și funcționalitățile sunt extrem de variate.

Aplicația software la comandă este opțiunea care ne vine în minte atunci când: “Ce avem noi nevoie este așa de specific încât nu poate fi găsit nicăieri gata făcut”. Mai mult, uneori managerii spun: “Și dacă tot depunem efort să construim această aplicație, vrem să fie a noastră și să nu cumva să mai ajungă și la altcineva” chiar dacă trebuie să plătim în plus.

Platforma BPM low-code este o opțiune mai nou apărută pe piață și oferă un mix interesant între o aplicație de pe raft și o aplicație la comandă. Mai exact platforma conține un portal pentru utilizatori, o bază de date și o interfață grafică care permite construirea funcționalităților aplicației, fără scriere de cod, folosind principiile BPM. Odată instalată platforma, peste ea se pot implementa oricâte fluxuri de lucru. Aceste fluxuri pot fi modificate rapid, de cele mai multe ori fără să fie nevoie de intervenția furnizorului. Aplicația se construiește dinamic în funcție de configurările făcute și schimbările pot fi publicate în portalul utilizatorilor în timp real.

În această prezentare vom detalia capabilitățile platformelor BPM low code, nu doar pentru că acestea sunt mai nou apărute pe piața și implicit mai puțin cunoscute, dar și pentru că, în opinia noastră, ele susțin mai bine transformarea digitală a unei companii.

Cum construim un prototip de aplicație software fără să știm programare

Pentru a exemplifica capabilitățile platformelor BPM low code vom utiliza în continuare Webcon BPS Designer Desk, un instrument care ne permite să proiectăm aplicații software, fără sa avem cunoștințe de programare.

În primul pas al procesului de design, ne gândim la fluxul aplicației și îl reprezentăm în mod grafic, folosind stări ale procesului și legături între stări. În acest mod definim coloana vertebrală a aplicației care conține prezentarea logică a viitoarei aplicații software. Pentru fiecare legătură sau stare se vor defini mai apoi și acțiunile pe care le va derula sistemul în mod automat sau la comandă.   

După ce am construit diagrama fluxului, urmează să definim câmpurile în care utilizatorii sau sistemul vor introduce, stoca și procesa informațiile. Aceste câmpuri vor fi așezate într-un formular pentru a reprezenta, în mod grafic, ecranele viitoarei aplicații. Pentru fiecare câmp în parte se vor defini constrângerile, comportamentul, regulile de validare și aspectul. 

În final, proiectul va fi salvat și după prezentarea și validarea de către toate persoanele interesate a prototipului, acesta poate fi transferat către echipa de dezvoltatori profesioniști (sau echipa internă de IT). În toți pașii procesului de proiectare s-au folosit doar elemente grafice, ușor de învățat și de utilizat. Utilizatorilor Designer Desk nu le sunt necesare niciun fel de cunoștințe anterioare despre dezvoltarea de software, baze de date sau limbaje de programare. O gândire logică și structurată împreună cu o înțelegere a nevoilor de business sunt suficiente pentru a construi un prototip de aplicație rapid, cu costuri reduse.

Avantajele unei platforme BPM:

• Oferă cel mai înalt nivel de flexibilitate și agilitate raportat la o aplicație de pe raft sau la o aplicație la comandă, pentru că permite modelarea inițială și respectiv remodelarea proceselor cu ușurință;

• Permite implementarea graduală și agilă a proceselor de business, uneori chiar de către client, cu o minimă implicare a furnizorului;

• Permite interconectarea rapidă și simplă a datelor din diversele procese, dar și integrări cu alte aplicații și sisteme la nivel de baza de date sau prin intermediul API;

• Procesele sunt în general vizuale și ușor de înțeles pentru o bună comunicare inter-departamentală versus modul „hard-coding” folosit de aplicațiile la comandă sau cele de pe raft;

• Oferă posibilitatea de a deține drepturile de proprietate intelectuală asupra conceptului de procese, astfel încât să nu mai poată fi folosită de altă companie;

Dezavantajele unei platforme BPM:

• Are un preț mediu atât pentru achiziție cât și pentru mentenanță – mai mare decât al unei aplicații de pe raft dar mai mic decât al unei aplicații la comandă;
• Timpul de implementare este mediu – mai mic decât în cazul unei aplicații la comandă dar mai mare decât în cazul unei aplicații de pe raft;
• Dependența de platformă – procesele se configurează la nivelul platformei BPM și sunt dependente de aceasta. Migrarea de la o platformă la alta este în general mai simplă decât în cazul aplicațiilor create de la zero sau de pe raft, dar tot poate ridica dificultăți;
• Interfața grafică și capabilitățile funcționale sunt în general mai limitative decât în cazul unei aplicații la comandă însă acest fapt poate duce și la o adopție mai ridicată a unei astfel de aplicații.

Concluzie

Transformarea digitală a companiilor și a instituțiilor reprezintă un proces inevitabil, care se întâmplă chiar acum! Conform unui sondaj realizat de 451 Research, 49% dintre organizații sunt în faza de execuție a transformării digitale, iar 15% se află în faza de evaluare și dezvoltare. Un factor important care a stat la baza accelerării procesului de transformare digitală l-a reprezentat conștientizarea  beneficiilor aduse de digitalizare.

Digitalizarea tuturor proceselor din companie implică, în varianta utilizării aplicațiilor comerciale de pe raft, să achiziționați mai multe aplicații diferite, cu interfețe diferite care nu vor comunica între ele și care vor avea furnizori diferiți. Nici varianta clasică a dezvoltării unei aplicații software la comandă nu este o soluție optimă, într-o lume modernă, caracterizată de schimbări continue și transformări rapide, pentru că orice schimbare va fi costisitoare (implică scriere de cod), va dura mult și va introduce instabilitate în sistem (bug-uri). În cazul unei platforme BPM, puteți modifica ușor și fără scriere de cod modulele existente și veți putea adaugă oricând module noi, pe care le puteți proiecta chiar dumneavoastră la un cost redus, fără sa așteptați luni de zile. Viitorul aparține platformelor colaborative, flexibile și scalabile, care pot integra noi tehnologii fără să trebuiască să reconstruiți totul de la zero.