Este mai mult decât evident faptul că tot ceea ce presupune inițierea unui proiect de digitalizare impune costuri pe măsură și nu rămâne decât să existe o analiză complexă a ceea ce are piața de software și echipamentele de oferit în materie de pricing lists. Pentru fiecare furnizor de soft există prețuri proprii și pentru fiecare client există bugete în care trebuie sau este recomandat să fie prevăzute toate detaliile necesare.
Generozitatea tehnologiilor și multitudinea de oferte ale acestei piețe se datorează în mare parte investițiilor și încurajării segmentului de talente IT pentru a crea soluții inovatoare, de cele mai multe ori specializate pe piețe verticale, mai ales în secțiunea celor cu standarde de calitate foarte ridicate. Astfel, cu cât sunt mai mari așteptările de la o soluție software cu atât există premisele unei bugetări complexe și complete.
De aceea, centralizarea unora dintre ofertele de preț din piață se poate dovedi un drum plin de provocări în care trebuie luate în calcul mai multe variabile care stau la baza proiectului: numărul de useri, fluxul de documente, complexitatea proceselor din interiorul companiei, numărul modulelor necesare, resurse proprii hardware, integrări cu alte echipamente etc.
Importantă este cunoașterea structurii de prețuri și ofertare a unei soluții software astfel încât proiectul de digitalizare să aibă la bază un buget realist cu costuri prevăzute corect și timpi de implementare care să satisfacă atât evoluția rapidă a tehnologizării cât și adaptabilitatea resurselor umane ca parte a procesului de digitalizare.
În aspect practic și concret, la câte tipuri de costuri ne putem aștepta atunci când vine vorba de bugetarea pentru achiziția unui software de tip ERP (Enterprise Resource Planning)?
① Cost achiziție licență. One time. Strâns legat și multiplicat cu numărul de useri, costul acestora este practic dreptul de utilizare al soft-ului.
② Cost implementare. One time. Construirea și realizarea proiectului printr-un ansamblu de pași bine determinați reflectă eforturile unei echipe ale furnizorului de soft pentru a pune in valoare knowhow-ul cât și implicarea din partea clientului prin intermediul unui in house project manager din partea acestuia.
③ Cost de instruire si training post implementare. Aplicații user friendly , complexe sau simple, este extrem de necesară instruirea utilizatorilor pentru folosirea optimă a softului implementat și pentru a da un suport ulterior în vederea unor activități de fine tuning operativ, dar în special pentru a oferi in mod continuu informații referitoare la comportamentul software-ului în întreaga organizație a clientului. Trainingul este inițial sau periodic pentru îmbunătățiri ale funcționalităților sau pentru noii angajați.
④ Cost asistență. De obicei anual, intervine concret post implementare. Acoperă eforturile furnizorului pentru a menține mereu software-ul updatat în timp real cu modificarile legislative, cu alinierea la noile tehnologii ce apar zi de zi, dar și cu evoluția continuă a softului prin soluționarea diferitelor situații neprevăzute, precum și prin integrarea tuturor îmbunătățirilor ce pot aduce o valoare adăugată softului ce se transferă prin versiuni periodice către fiecare client odată cu update-ul.
⑤ Costuri cu hardware. Anumitor ERP-uri le sunt necesare echipamente cu specificații tehnice de minimis pentru o bună funcționare a softului, altele decât cele existente deja în organizație. La acestea se pot adăuga costuri cu resurse umane care să gestioneze partea de hardware în mod dedicat. O îmbinare între cele două, hardware și resursele care îl gestionează poate fi o soluție Cloud care poate reduce costurile creării unei infrastructuri fiind un serviciu și nu o imobilizare de capital.
⑥ Cost SaaS. Lunar sau anual. Un cost pentru accesarea softului sub forma de serviciu, cu o mobilitate ridicată în siguranță, fără costuri dedicate pentru licențe sau hardware, bugetul fiind influențat în principal de numărul de useri.
De asemenea, este de luat în calcul faptul că în cele mai multe dintre cazuri, un preț fix înseamnă grad redus de flexibilitate al softului. Pentru cei mai mulți dintre solicitanți acest lucru poate reprezenta un avantaj în simplificarea structurii de buget, dar un dezavantaj clar în vederea adaptării la propriile procese de lucru care se pot dovedi mai solicitante. Totuși, pentru companii mici sau cu bugete impuse foarte reduse, în lipsa aplicațiilor care nu permit personalizări prezintă interes doar soluțiile software standard, chiar sub formă de serviciu SAAS (Software as a Service).
Bugetarea corectă duce la finanțarea necesară companiei, dar acuratețea datelor și analiza mediului de implementare prin eforturile comune ale furnizorilor, consultanților, beneficiarilor si nu in ultimul rand al utilizatorilor, permit o finalitate de succes a proiectului de digitalizare.
