Când alegem Google Workspace și cum creștem eficiența organizațională?

Google Workspace for Business - merită să considerați această soluție pentru afacerea dvs.?

Când Google a creat noul său serviciu Gmail în 2004, a devenit rapid clar că acesta va domina atât în rândul utilizatorilor individuali, cât și în lumea afacerilor. Doi ani mai târziu, Google Talk, Calendar și Google Page Creator s-au alăturat Gmail pentru a forma suita de instrumente G Suite. În prezent, gama de servicii Google Workspace (fostă G Suite) este utilizată de 6 milioane de companii din întreaga lume. De ce sunt companiile atât de dornice să aleagă aplicațiile Google și cum răspunde oferta Google Workspace la nevoile muncii la distanță în 2021?

L-am întrebat, de asemenea, pe Rareș Mincu, Senior Account Executive la Fly On The Cloud, despre modul în care companiile pot profita de suita de instrumente oferită de Google Workspace.

Ce este Google Workspace?

La sfârșitul anului 2020, G Suite a evoluat și a devenit Google Workspace. S-a schimbat nu numai denumirea, ci și stratul care oferă Experiența Utilizatorului și identificarea vizuală a setului de instrumente.

Google Workspace poate fi descris cel mai bine ca un pachet de servicii de la Google care va funcționa excelent atât în companiile mici, cât și în cele mari. Include instrumente care facilitează comunicarea în interiorul și în afara companiei, permite stocarea datelor în cloud sau dezvoltarea propriei aplicații. Pandemia globală, precum și cererea tot mai mare de servicii pentru munca la distanță, au demonstrat în mod clar câte beneficii pot obține companiile, atunci când utilizează ajutorul potrivit.

Rareș, poate Google Workspace (fost GSuite) să înlocuiască aplicațiile Microsoft Office sau este numai o soluție complementară?

Cu siguranță le poate înlocui! Din punctul meu de vedere, diferența cea mai pregnantă, dintre serviciile oferite de către Google și cele oferite de Microsoft (fără a intra în detalii tehnice) este că, pentru a utiliza Microsoft, încă aveți nevoie să descărcați un client software, pe când întreaga suită Google este mutată în cloud - cu orice dispozitiv și conexiune la internet, vă puteți accesa datele în doar câteva secunde. Actualizarea celor de la Google a venit cu o mulțime de opțiuni mai bune bazate pe feedback-ul utilizatorilor și propune, de asemenea, alte 2 opțiuni suplimentare, cum ar fi Business Plus și Enterprise Standard. Înainte, companiile care foloseau licențe Enterprise plăteau un preț de 23 de Euro și aveau acces la o multitudine de funcții, din care probabil nu le foloseau pe toate. Acum au opțiunea să treacă la un pachet mai redus, Enterprise Standard, la un cost de 17.3 euro pe lună! Aceasta înseamnă economii mari pentru companie care obține, în același timp, toate aplicațiile de care are de fapt nevoie. Ca să nu mai vorbim de o mulțime de îmbunătățiri și implementări continue, care se fac pe măsură ce vorbim.

Google Workspace și munca la distanță - cum arată în 2021?

Covid-19 ne-a forțat să percepem diferit munca la distanță. Potrivit unui studiu pregătit de Gartner, 88% dintre organizațiile din lume le-au permis angajaților sau i-au încurajat să lucreze de acasă, imediat după începerea pandemiei. Mai puțin de un an mai târziu, mulți dintre ei își îndeplinesc încă îndatoririle de la distanță - după cum s-a dovedit - la fel de eficient ca înainte.

Ce a contribuit la acest lucru? Cu siguranță, o serie de aplicații și instrumente utilizate de companiile individuale. Întâlnirile regulate sau discuțiile spontane despre proiecte la o singură masă au trebuit să fie înlocuite imediat cu ceva care să funcționeze cel puțin la fel de bine.

Rareș, care sunt, în opinia ta, factorii determinanți ai instrumentelor ideale de lucru la distanță și cum se încadrează Google Workspace în acești factori?

Se încadrează 100%! Google Workspace a fost dezvoltat pe baza a G Suite. Reiterez că feedback-ul utilizatorilor a fost cel mai important lucru care a ajutat la crearea acestuia, iar factorii determinanți pentru munca la distanță ușoară sunt următorii:

1. Google a îmbunătățit comunicarea utilizatorilor prin Google Meet. Există acum mai multe opțiuni pentru apeluri video, decât în cazul apelurilor telefonice obișnuite. Îți poți schimba fundalul, poți dezactiva sunetul cuiva în apelul video, ai opțiunea de a „ridica mâna” pentru a nu deranja pe cineva în timp ce vorbește. O întâlnire prin Google Meet este la fel de bună ca în realitate.
2. Poți avea apeluri video planificate în calendar și poți primi notificări, astfel încât să nu uiți de ele, poți reprograma cu ușurință și chiar și când vine vorba de întâlniri din același birou, poți să efectuezi un apel video spontan prin chat. De asemenea, poți să înregistrezi apelul pe ambele platforme. Prin calendar și prin opțiunile de chat. 
3. Motivul pentru care productivitatea nu a avut de suferit, se datorează faptului că Google a avut multă experiență practică și s-a străduit întotdeauna să facă lucrurile mai ușoare în lumea virtuală decât în viața reală. Poți partaja un document mai ușor, te puteți conecta mai ușor cu persoane din diferite departamente, poți trimite mai repede e-mailuri și primi confirmări de citire etc. 

Aici trecem la primele instrumente demne de menționat din pachetul Google Workspace, adică Google Meet și Chat.

Google Meet și Chat

Potrivit unui studiu pregătit de Buffer, 19% dintre angajații care își îndeplinesc îndatoririle de la distanță, consideră că singurătatea este cea mai mare provocare. Lipsa comunicării față în față este o problemă care, pe termen lung, poate afecta negativ atât bunăstarea, cât și angajamentul pentru muncă. Păstrarea e-mailului drept singura formă de comunicare din companie este una dintre cele mai mari greșeli pe care le poate face un angajator.

Discutarea proiectelor sau adresarea de întrebări este mai ușoară atunci când utilizezi o aplicație simplă de comunicare. Google oferă Google Chat, o aplicație simplă disponibilă pe Google Workspace care permite conversații de grup și 1:1. Bineînțeles, chatul este perfect integrat cu celelalte instrumente din suită, deci este posibilă,  de exemplu, activarea notificărilor de pe disc în chat, căutarea de informații sau programarea de întâlniri în Calendar.

Google Meet, pe de altă parte, poate înlocui cu succes apelurile live, oferind teleconferințe. Aici veți beneficia de integrarea completă cu alte instrumente Google Workspace: puteți invita participanți direct prin Calendar; ei vor primi, de asemenea, o notificare prin e-mail. Meet permite participarea la o conversație a unui număr de până la 250 de persoane și transmiterea în direct pentru până la 100.000 de persoane.

Gmail

Când vorbim despre Google Workspace, nu putem ignora un serviciu care este utilizat în prezent de peste 1.8 miliarde de utilizatori din întreaga lume. Google Mail nu are nevoie de nicio prezentare: este funcțional, face o treabă excelentă de filtrare a spamului și este de neegalat în ceea ce privește securitatea. Prin ce diferă versiunea Business?

În primul rând, permite utilizarea unei adrese de e-mail profesionale în domeniul propriu. Aici puteți utiliza un alias, adică alte nume de adrese de e-mail atribuite adresei oficiale. În acest fel, veți primi mesaje trimise către mai multe căsuțe poștale ale companiei folosind un singur cont.

Google Drive

Dacă ați folosit vreodată Google Drive, cu siguranță știți cât este de util acest instrument. Google Drive permite stocarea și partajarea datelor cu colegii sau partenerii companiei. Puteți stoca pe acesta date, fișiere text sau foi de calcul, fotografii și videoclipuri. Accesul la ele poate fi deschis sau limitat la anumite persoane sau echipe - totul depinde de faptul dacă lucrați pe un anumit document pe cont propriu sau planificați o sesiune de brainstorming într-un grup mai mare. Toate acestea se fac fără a fi nevoie de trimiterea fișierelor prin e-mail.

În planul de bază Google Workspace, veți primi 30 GB de memorie pentru fiecare angajat, iar în planurile mai mari: 2 TB, 5 TB sau memorie nelimitată.

Docs și Sheets

Pentru mulți oameni, esența muncii la distanță o constituie pregătirea de texte sau calcule. Răspunsul la aceste două nevoi este oferit de două instrumente Google: Docs și Sheets.

Ambele aplicații sunt, mai presus de toate, extrem de practice în utilizarea zilnică: atât de către un singur angajat, cât și de întreaga echipă. Fiind disponibile online, nu necesită instalarea niciunui software, iar utilizarea lor este foarte simplă. Atunci când există o problemă de conexiune, puteți continua să le utilizați - după reconectarea la rețea, datele vor fi sincronizate cu aplicația.

Merită menționat, în contextul muncii la distanță, că există posibilitatea participării întregii echipe la un singur document - în același timp. Sistemul salvează istoricul modificărilor, de aceea puteți verifica rapid cine este responsabil pentru ce parte a lucrării și puteți reveni cu ușurință la versiunile anterioare. Totul este perfect sincronizat cu întregul ecosistem Google Workspace. Fișierele pot fi partajate prin Google Drive, trimise prin e-mail sau prin messenger și, de asemenea, exportate în formate populare.

Panoul de administrare

În cele din urmă, merită menționat spațiul în care puteți supraveghea cu ușurință, dintr-un singur loc, toate lucrările efectuate - Google Workspace Admin Console. Acest panou transparent face posibilă adăugarea și eliminarea utilizatorilor, schimbarea setărilor și configurarea securității. Aici puteți alege opțiuni suplimentare de securitate, cum ar fi cheile de securitate și verificarea în doi pași. În consolă, veți limita, de asemenea, locația geografică a datelor dvs. din Google Workspace.

Să ne întoarcem la munca la distanță și la tendințele anticipate pentru anul 2021.

Rareș, cum au arătat cifrele anului 2020 din perspectiva business-ului și care sunt planurile pentru 2021?

2020 a fost un an special. Chiar și o mulțime de CEOs au reușit să vadă cât de grozavă este munca la distanță și posibilitatea de a fi flexibil. Opțiunea din mintea oricărui angajat este că poate merge astăzi la birou sau pur și simplu poate să lucreze de acasă: aceasta a fost, de fapt, una dintre cele mai importante opțiuni la care nu s-a gândit nimeni până în 2020. Mulți dintre cei responsabili se temeau că angajații vor lenevi acasă și simțeau întotdeauna nevoia de supraveghere. Acum s-a construit încrederea, iar managerii și au văzut cât de mulțumiți sunt angajații lor în aceste momente dificile. 

Numărul de utilizatori a crescut, evident, foarte mult și s-a dovedit a fi un lucru bun pentru Google sau Microsoft. Totuși, companiile care au folosit serviciile, au avut posibilitatea să vadă cât sunt de dependente de aceste soluții și cât sunt de importante atunci când sunt utilizate corect. 

Planurile pentru 2021 pe piața românească sunt de creștere continuă, vom angaja persoane noi în vânzări și marketing și vom oferi soluții mai ușoare și mai bune, educând în același timp companiile despre modul în care putem să le ajutăm să economisească bani, să-și simplifice munca și să folosească Google Workspace la potențialul său maxim.

Cum pot companiile românești să migreze în Google Workspace? Spune-ne mai multe despre Fly On The Cloud!

Fly On The Cloud este un partener Google Premium Partner care are sediul în Polonia și filiale în România, Cehia, Slovacia, Bulgaria și Ungaria. Planificăm să deschidem un alt birou în Londra și Ucraina și să mărim echipa. Oferim avantaje financiare ale colaborării cu noi, deoarece, ca partener, putem obține oferte mai bune pentru client și oferim valoare adăugată. Acesta este obiectivul principal, valoarea adăugată. Google are o mulțime de oportunități excelente și oameni care lucrează acolo, dar au mulți clienți care uneori necesită ajutor. Deci, prin valoare adăugată, înțeleg reduceri financiare, asistență în limbile locale, putem fi contactați prin e-mail sau telefon. Și ceea ce este foarte important, atunci când spunem asistență, avem în vedere, de asemenea, oferta de traininguri, sfaturi și trucuri, accesul la un grup închis unde postăm în mod regulat actualizări despre Google Workspace. Timpul nostru pentru a răspunde la o problemă este de câteva ore în loc de cele 5 zile lucrătoare oferite de Google. Și avem clienți din întreaga lume, din Germania, Estonia, până și din Macedonia. Am putut crește baza de clienți mai ales datorită valorii adăugate decât reducerilor oferite și mulți dintre ei au putut să vadă diferența.