În condițiile în care activitatea unei companii se diversifică constant în retail-ul modern, considerăm că suportul informatic reprezintă un avantaj competitiv. Cu un asemenea suport sunt oferite aplicațiile informatice de automatizare a fluxurilor de lucru și integrarea aplicațiilor informatice, în scopul creșterii eficienței și productivității la locul de muncă.
Spre exemplificare, menționăm un proiect de implementare a JobRouter pe piața locală. Un mare Producător de produse de larg consum se confrunta cu probleme legate de gestiunea Contractelor cu International Key Accounts, care, conform unor clauze contractuale, beneficiau de praguri diferite de Discount-uri. Calculul corect al acestora, aplicate fiecărui client, era o operațiune dificilă și condiționată de mai mulți factori. Aceasta era o mare consumatoare de timp și implica colectarea de informații din mai multe surse. Implementarea unui flux automatizat de gestiune a clauzelor contractuale și de verificare a facturilor a rezolvat această problemă delicată și a oferit detalii despre relațiile contractuale și limitele corecte de discount aplicate.
JobRouter a fost integrat cu B-ORG ERP, astfel încât toate detaliile legate de facturi erau preluate automat. Prin dezvoltarea acestui flux de lucru s-a dezvoltat un management centralizat al clauzelor contractuale, un calcul la zi al cifrei de afaceri și o identificare exactă a cuantumului discount-ului pentru fiecare International Key Account.
Fluxul înainte de implementarea soluției:
· Număr de facturi și contracte analizate: 50 facturi, 20 contracte
· Număr de fișiere Excel folosite în analiză: 3
· Sursele fișierelor Excel: 1 din ERP, 1 din Contracte și 1 din Total
· Zile petrecute pentru verificarea: 11
· Raportarea către General Manager: prin email cu raport creat manual
· Raportare către Comercial Manager: prin email cu raport creat manual, diferit de raportul către General Manager, cu risc ca datele centralizate să difere față de raportul către General Manager
Fluxul după implementarea soluției:
· Număr de facturi și contracte analizate: 50 facturi, 20 contracte
· Număr de fișiere Excel folosite în analiză: 0; 1 proces JobRouter în cadrul aplicației informatice web-based
· Sursele fișierelor Excel: 0; integrare cu sistemele existente și preluarea automată a informațiilor
· Zile petrecute pentru verificarea: 2
· Raportarea către General Manager: automat în aplicație, la un singur click
· Raportare către Comercial Manager: automat în aplicație, la un singur click, date corelate în timp real
Printre beneficiile majore aduse de implementarea unui asemenea sistem, se numără:
- sistemul este web-based și permite accesul concurent al mai multor utilizatori, folosind orice sistem de operare, orice browser și orice tip de conexiune la Internet, fără nicio instalare pe calculatoarele personale ale utilizatorilor; fiecare utilizator are propriul cont de acces și propriul rol, având acces doar la conținutul specific acestuia;
- clientul beneficiază de training și suport specializat, orice eroare raportată este tratată și rezolvată de echipa tehnică;
- sistemul oferă înlocuirea comunicării greoaie și descentralizate folosind e-mailuri, centralizarea datelor fiind posibilă într-un sistem unitar, care permite indexarea și găsirea rapidă a informațiilor;
- sistemul permite urmărirea printr-un singur click a Obiectivelor asumate prin Contract, pentru fiecare Key Account;
- sistemul generează rapid rapoarte centralizate și actualizate către General Manager și rapoarte particularizate pentru Management Team;
- sistemul indică inclusiv conturile Contabile pe care să se introducă Cheltuielile respective;
- sistemul declanșează notificări prin e-mail, alerte vizuale, asigurarea respectării regulilor și a constrângerilor definite prin validarea datelor;
- sistemul realizează o procesare a datelor în timp real, precum și definirea de înlocuitori în cazul în care un utilizator nu este disponibil, sarcinile sale fiind automat preluate de înlocuitor;
- sistemul permite verificarea acurată a facturilor și reduce până la 0 pierderile de bani cauzate de calculul greșit al discount-urilor aferente fiecărui Key Account.
De asemenea, un alt flux implementat cu succes, în cadrul aceluiași agent comercial, a fost cel de management al concediilor; fiecare angajat are acces permanent și actualizat la informațiile personale și poate inițializa cu ușurință o nouă cerere de concediu, procesul de aprobare de către superiori și de informare al colegilor fiind unul extrem de rapid și intuitiv. Astfel, s-a asigurat creșterea eficienței departamentului resurse umane și un status la zi al disponibilității fiecărui angajat. Imaginați-vă o lipsă de centralizare a managementului de personal și problemele de productivitate care pot să derive din această ineficiență, într-o companie chiar și de câțiva zeci de angajați.
