5 tipuri de activități din compania ta ce pot fi automatizate cu ajutorul aplicațiilor software RPA

Ce este Robotic Process Automation?

Soluțiile software de tip Robotic Process Automation (RPA) sunt tehnologii și instrumente folosite pentru a automatiza activități repetitive ce necesită intervenția umană pentru a fi gestionate corespunzător. Acestea pot fi create și antrenate în funcție de specificul unei companii, al unui departament (resurse umane, contabilitate, vânzări, KYC – Know Your Customer) sau al unei industrii (producție, financiar – bancar, retail, construcții, managementul trezoreriei etc.), în funcție de obiectivele de business.

5 tipuri de activități din compania ta ce pot fi automatizate cu ajutorul aplicațiilor software RPA

Adesea, utilizarea soluțiilor RPA apare în acele fluxuri de procese interne în care nu este nevoie de o structură decizională importantă, sau, altfel spus, activitatea internă nu depinde de o decizie umană, ci doar de repetarea și respectarea unor procese și activități executate în special manual.

1. Gestionarea datelor

Fie că este vorba despre extragerea, colectarea și organizarea datelor, toate activitățile care au în prim plan lucrul cu datele necesită atenție și planificare pentru a scădea semnificativ numărul erorilor umane. De aceea, soluțiile software de tip RPA pot transforma modul în care sunt utilizate datele, în special în cazul activităților repetitive, unde sunt multe informații numerice și multe formate tabelare ce necesită o completare în detaliu. 

Tipuri de activități ce au în prim plan datele, ce pot fi gestionate cu ajutorul soluțiilor software RPA:

•           Actualizări de date
•           Validarea datelor
•           Extragerea datelor din PDF-uri, documente scanate sau din alte formate.

2. Procesarea facturilor

1. Emiterea și procesarea facturilor este una dintre activitățile prezente în orice companie, indiferent de industrie, de mărimea organizației sau de tipul departamentelor existente. Desigur, diferențiatorul esențial poate fi dat de volumul documentelor.

3. Înrolarea angajaților

Selecția și recrutarea noilor angajați este un proces continuu pentru cele mai multe dintre companiile aflate în continuă dezvoltare. Pentru ca procesul să fie unul facil și eficient, activități recurente precum verificarea experienței/CV-ului, evaluarea performanțelor, selecția, inducția, training-ul inițial pot fi etape automatizate prin soluții de tip RPA.

4. Servicii oferite clienților

90% dintre clienți apreciază răspunsurile prompte oferite de companiile de servicii. În cazul organizațiilor care gestionează volume mari de clienți, comunicarea în timp real devine dificilă, imposibilă sau extrem de costisitoare. De aceea, aplicațiile de tip chatbot pot răspunde cerințelor standard ale clienților (întrebări punctuale, solicitări, cereri de informații, oferte de preț etc.).

5. Raportarea periodică

Fiecare companie își bazează creșterea și dezvoltarea pe indicatori de performanță ce sunt comunicați intern, în mod periodic, sub forma rapoartelor interne. Pentru o automatizare și o eficientizare a creării acestor rapoarte, pot fi folosite soluții software de tip RPA, care să genereze automat datele în formatul solicitat, să analizeze conținutul și să trimită rezultatele persoanelor/departamentelor direct interesate, în funcție de anumite criterii sau filtre.

Exemple utile de aplicabilitate a soluțiilor software RPA:

• Generarea contractelor

Companiile își pot automatiza procesul de generare a contractelor. Fie că este vorba de un contract de angajare sau de semnarea contractului cu un nou furnizor, diferite departamente pot folosi roboții RPA pentru a extrage informațiile semnatarului din diferite sisteme ERP sau HR și le pot introduce în șabloanele de contract relevante.

Un studiu de caz publicat de IBM pentru compania braziliană Siicob (domeniul financiar) a indicat automatizarea a 13 funcții de business cu ajutorul RPA-ului IBM ce au inclus: cotații de asigurare, credite pentru salarii, analiza limitei de credit. Acest lucru a dus la o eficientizare a costurilor cu 20% și la scădere a resurselor de timp cu 80%.

• Verificarea istoricului de angajare (background check)

Acest proces include numeroși pași de rutină, ce pot fi automatizați cu ajutorul aplicațiilor software de tip RPA prin: organizarea CV-urilor, managementul înregistrărilor, gestionarea evaluărilor primite de la angajatorii anteriori etc. Conform AIMultiple.com, o companie care a folosit o soluție RPA timp de 8 săptămâni a redus cu 40% munca manuală dedicată verificării istoricului de angajare pentru un singur proces de selecție.

• Managementul cererilor de împrumut

Soluțiile RPA pot fi folosite de către bănci, IFN-uri sau CAR-uri pentru intermedierea și validarea cererilor de împrumut, precum și pentru managementul completărilor neconforme (exemplu: erori de redactare), precum și generarea scrisorilor de confirmare. Automatizarea acestui proces eliberează angajații de a efectua manual verificări preliminare asupra cererilor de împrumut.

• Managementul trezoreriei:

Soluțiile RPA folosite în gestionarea trezoreriei pot automatiza procese precum: prognoza factorilor de risc, colectarea datoriilor, managementul deciziilor de investiție, întocmirea bilanțului.

Cât costă o aplicație RPA?

Costurile minime pentru o licență software RPA pornesc de la 800 Euro/an, iar bugetul de implementare este de 2500 euro. În funcție de numărul de ore necesare pentru configurare, costurile de implementare pot varia.

Ai nevoie de o soluție software de tip RPA? Completează formularul de mai jos sau trimite un e-mail pe adresa [email protected]