Automatizează facturarea și salvezi 7000 de ore pe an [Studiu de Caz]

Pentru a sprijini departamentul financiar al unei companii care comercializează echipamente pentru construcții, a fost dezvoltat Robotul Software Alex. Cu ajutorul lui, a fost optimizată gestionarea facturilor și a fost redus semnificativ volumul de muncă manuală. În total, au fost economisite aproximativ 7 000 de ore într-un singur an.

PROVOCAREA:

Compania se confrunta cu un volum mare de facturi de marfă primite de la furnizori, iar acestea trebuiau procesate rapid și fără erori.Procesul de preluare, validare și înregistrare a datelor din facturi era laborios și predispus la greșeli, având un impact direct asupra gestiunii stocurilor și contabilității.

SOLUȚIA:

În urma analizei de business, soluția propusă de echipa Sostenia a fost automatizarea proceselor repetitive prin RPA - Robotic Process Automation. Astfel, a fost implementat Robotul Alex, care a automatizat întreg procesul de prelucrarea și înregistrarea facturilor. Acesta a fost configurat să preia facturile de marfă de la furnizori, să extragă automat datele necesare și să creeze livrări de intrare în sistemul de gestiune. Ulterior, Robotul Alex înregistrează facturile în contabilitate, asigurând corectitudinea și completitudinea datelor.

FLUXUL AUTOMATIZAT:

Alex este îndrăgit de întreaga echipă, mai ales că a preluat activitățile repetitive, plictisitoare, oferindu-le timp prețios colegilor. Acum ei pot investi acest timp în activități care aduc plus valoare companiei și pot acorda mai multă atenție clienților sau calității serviciilor.

Iată cum este fiecare zi pentru Alex!

1. Preluarea facturilor
2. Extragerea datelor
3. Crearea livrărilor de intrare
4. Înregistrarea contabilă
5. Verificare și validare

Procesarea facturilor de marfă:

1. Preia automat facturile primite de la furnizori
2. Extrage cu precizie datele necesare din facturi

Crearea livrărilor de intrare:

1. Generează automat livrări de intrare în sistemul de gestiune
2. Asigură acuratețea datelor introduse, eliminând erorile umane

Înregistrarea contabilă a facturilor:

1. Procesează și înregistrează facturile în sistemul de contabilitate
2. Verifică corectitudinea și completitudinea datelor înregistrate

Optimizarea proceselor logistice:

1. Crește semnificativ volumul de lucru în departamentul de logistică
2. Contribuie la îmbunătățirea satisfacției clienților prin eficientizarea proceselor

Asigurarea preciziei:

1. Menține un grad de acuratețe de 100% în toate operațiunile efectuate

BENEFICIILE:

1. Economie de timp: Automatizarea procesului a generat o economie de aproximativ 7000 de ore pe an pentru companie.
2. Reducerea erorilor: Prin eliminarea intervenției umane în procesul de prelucrare a facturilor, erorile au fost complet eliminate.
3. Cresterea eficienței: Robotul Alex a permis companiei să proceseze un volum mai mare de facturi într-un timp scurt, susținând astfel dezvoltarea activității logistice.
4. Satisfacția clienților: Prin eficientizarea proceselor interne, compania a reușit să asigure o mai bună gestionare a stocurilor și a livrărilor, ceea ce a dus la o îmbunătățire a experienței clientului final.

CONCLUZIE:

Robotul Alex, dezvoltat de Sostenia, reprezintă un exemplu excelent de cum tehnologia poate transforma și optimiza procesele de afaceri. Prin capacitatea sa de a automatiza complet fluxul de lucru pentru facturi, de la preluare până la înregistrarea contabilă, Alex nu doar că economisește timp și resurse, dar și îmbunătățește semnificativ acuratețea și eficiența operațiunilor companiei.

Abilitățile sale de a prelua și procesa facturile, de a crea livrări de intrare și de a înregistra datele contabile fără erori demonstrează potențialul imens al soluțiilor RPA în optimizarea proceselor logistice și financiare.

Prin contribuția sa la creșterea volumului de lucru și la susținerea satisfacției clienților, Robotul Alex se dovedește a fi nu doar un instrument de eficientizare, ci și un factor cheie în strategia de dezvoltare a companiei.