Q'Assist Comitete - Sistem electronic de management al proceselor de decizie si a documentelor asociate pentru comitetele de conducere

Ce poate face pentru Dvs.?

Creste eficienta desfasurarii sedintelor si optimizeaza lucrul cu documentele asociate prin:

• structurarea, standardizarea si automatizarea proceselor asociate reducand la minimum timpul alocat acestor activitati;
• imbunatatirea nivelului de colaborare intre generatorii de teme si factorii de decizie datorita utilizarii de catre acestia a unui set comun de instrumente de lucru si acces la informatii;
• accesul nemijlocit si rapid la informatie indiferent de locatia fizica a utilizatorului;
• reducerea semnificativa a a cheltuielilor legate de distributia, tiparirea si stocarea documentelor;
• reducerea riscurilor de pierdere sau deteriorare a documentelor;
• arhivarea electronica a deciziilor si identificarea rapida a acestora in operatiuni de cautare precum si in rapoarte specifice dupa criterii stabilite de beneficiar;
• controlul accesului la informatie in functie permisiunile si nivelele de audienta specifice fiecarui utilizator sau grup de utilizatori;
• administrarea unitara a sistemului datorita arhitecturii centralizate  ce scade costurile si creste eficienta gestiunii mentenantei sistemului.

• accesibilitate - interfata WEB simpla, acces WAN si internet

• eficienta – fluxuri standardizate, utilizare directa in timpul sedintei, notificari automate
• disponibilitate – acces  7x7 24x24, sistem integrat de delegare responsabilitati
• acces la informatie – stocare, identificare rapida a elementelor de interes
• clasificare documente – dupa criterii proprietar
• management – centralizat
• comunicare – e-mail, attachments, export, print
• integrare – Active Directory, Sharepoint.
• platforma – asp.net, MOSS, MS SQL

Interfata

Principalele Facilitati oferite……

Ierarhia de sedinte este accesibila utilizatorilor prin intermediul unei interfete de tip tree-view

Structura arborescenta* permite  navigarea rapida catre zona de interes. Interfata permite filtrarea sedintelor dupa incadrarea acestora intr-o fereastra de timp aleasa. Principalele actiuni ce pot fi exercitate asupra elementelor din arbore sunt grupate pe functionalitatea de click dreapta: Adaugare, Modificare, Stergere. Este posibila cautarea deciziilor in tree dupa numarul unic de identificare.

*Comitet --> Sedinta --> Sectiune-->Tema-->Decizie

Adaugare Teme

Initiat

Deschis

Inchis

Dezbatere

Aprobat

Finalizat

Aprobare agenda

Adaugare documente

Creare draft-uri de decizie; import decizii credite

Aprobare decizii

Generare decizii finale

Generare minuta

Aprobare minuta sedinta anterioara

Creare sedinta

Fluxul de desfasurare al unei sedinte include pasii uzuali in acest tip de procese; schimbarile de stare* sunt accesibile numai utilizatorilor autorizati in acest sens. Exista posibilitatea de a genera sedinte cu desfasurare prin corespondenta.

 

Creare Sedinta (Initiat)

Amanare Sedinta - optional

Anulare sedinta (Anulat) - optional

Deschidere sedinta (Deschis) – se permite crearea de teme

Inchidere sedinta (Inchis) – se blocheaza crearea de teme; se aproba agenda**.

Aprobare Agenda (Aprobat) – se creaza draft-uri de decizie; se creaza documente standard si

se incarca documente proprii

Respingere Agenda (Respins) – optional

Dezbatere sedinta (Dezbatere) – se aproba minuta sedintei anterioare;  are loc dezbaterea in plen si luarea de decizii

Finalizare sedinta (Finalizat) – se intocmesc rapoarte de decizie si minuta intalnirii**.

*Atat starile cat si succesiunea acestora pot fi customizate la cererea beneficiar.

**Agenda, deciziile si minuta se genereaza automat

 

Facilitati la nivel de Tema

Teme standard – se creaza automat odata cu crearea sedintei

Tilu bilingv

Aadaugare prezentatori

Alegere nivel confidentuialitate – temele confidentiale nu sunt vizibile in tree decat pentru un set restrans de persoane

Operatiuni: Creare, Modificare, Amanare (prin sch. sedintei), Stergere

Agenda intalnirii

Raport Crystal Reports generat automat, cu notificare prin e-mail catre persoanele autorizate in vederea aprobarii

Accesibil din form-ul de sedinta

Titlu & continut bilingv

Aprobare/Respingere direct din raport; schimbare automata de stare. Jurnalizare aprobare.

Posibilitate export (PDF, Word, Excel, etc.) si tiparire

Document repository gazduit in Sharepoint Document Library cu acces din form-urile aplicatiei

Documentele in format electronic asociate fiecarui nivel de arbore in parte pot fi accesate din link-ul catre repository aflat in form-urile aplicatiei, cu deschidere la nivelul curent. Se pot crea, incarca, modifica si sterge documente in functie de nivelul de acces utilizator si starea sedintei

Documente standard in format familiar optimizate pentru lucrul in format electronic

Documentele standard sunt incarcate in Sharepoint ca si template-uri; pe baza acestora se pot genera documente noi, ce vor fi completate de catre utilizator in timp real. Este posibil si upload-ul de documente

!!Orice document utilizat in cadrul organizatiei poate fi incarcat  in repository !!

Facilitati la nivel de decizie

Decizie tip credit/noncredit*

Descriere bilingva precompletata

Interval de aplicare

Responsabili

Lista de distributie (useri & grupuri)

Nivel confidentialitate - informativ

Follow-up**

Masuri

Comentarii la nivel de decizie

Comentarii la nivel de minuta

Stadiu de indeplinire

Comentarii stadiu

Operatiuni: Creare, Modificare, Stergere

Numerotare automata cu:

• ordonare in functie de ierarhia temelor in structura
• asigurare unicitate
• posibilitate resetare contor

* In functie de categoria temei se va putea crea sau nu decizie de tip credit; Sectiunea de credit este expandabila

** Se genereaza o tema cu aceeasi denumire ca si cea in care se gaseste decizia la care se adauga in sufix numarul deciziei aflate la originea follow-up-ului.

Generare automata draft-uri pentru deciziile de tip credit

Pentru temele ce gazduiesc decizii de tip credit se pot genera automat draft-urile de decizii pe baza datelor importate din fisiere Excel;

Importul se realizeaza din form-ul de Tema.

Dezbaterea. Luarea si consemnarea deciziilor in timp real

Pe durata desfasurarii sedintei persoanele cu drept de decizie sau o persoana desemnata de acestea pot consemna deciziile luate, adauga comentarii, face completari, seta follow-up-urii. Deciziile de tip credit pot fi aprobate individual

sau in bloc.

Se pot adauga comentarii, face completari.

Se pot seta follow-up-uri.

Generarea automata a deciziilor

Odata cu finalizarea sedintei se vor genera automat in repository documentele de decizie in format Microsoft Word, in versiune bilingva.

Minuta intalnirii

Raport Crystal Reports generat automat, cu notificare prin e-mail catre persoanele autorizate in vederea aprobarii

Accesibil din form-ul de sedinta,  pentru sedinta anterioara

Titlu & continut bilingv

Aprobare/Respingere direct din raport;. Jurnalizare aprobare.

Posibilitate export (PDF, Word, Excel, etc.) si tiparire

 

 

 

Sistem automat de verificare a conformitatii

Odata cu trecerea sedintei dintr-o stare in alta se executa verificari automate a unor conditii specifice impuse de procedurile de lucru:

 

1. La trecerea in starea de Dezbatere
   1. Existenta unor documente standard in folder-ul de Tema din repository (setul de documente poate fi definit de catre beneficiar)
   2. Existenta a cel putin unui draft de decizie pentru anumite categorii de teme si/sau sectiuni
2. La trecerea in starea Finalizat
   1. Existenta unei rezolutii pe toate deciziile din sedinta curenta
   2. Finalizarea tuturor sedintelor anterioare

 

Neindeplinirea unei conditii poate conduce fie la oprirea fluxului fie la trecerea in starea urmatoare, in ambele situatii generandu-se notificari automate, atat prin e-mail cat si la nivelul interfetei utilizator, catre administratorii aplicatiei si catre persoanele ce sunt in pozitia de a intreprinde actiuni corective,.

Sistem integrat de delegare responsabilitati

Pentru a evita blocajele de flux datorate absentei temporare a unor factori de decizie si pentru a putea desemna persoane inlocuitoare pe o durata determinata fara riscul ca persoana aleasa sa fie indisponibila Q’Assist pune la dispozitia utilizatolrilor un sistem de tip “Out of Office”.

Interfata pentru administrare

     Cautare inregistrare

     Adaugare /stergere inregistrare

     Lista cu persoane candidate filtrata dupa criterii stabilite la nivelul organizatiei

     Posibilitate modificare/stergere

     Redirectionare a notificarilor catre persoana inlocuitoare

     Transfer drepturi decizie catre persoana inlocuitoare

Notificare automata prin e-mail a persoanelor delegate

  Serviciu de notificari, informari si reminder automatizate

Notificarea automata prin e-mail a persoanelor implicate, posibilitatea acestora de a accesa  elementele referite prin intermediul unui link primit in mesaj sporeste considerabil viteza de lucru si previne situatiile de blocare a fluxurilor.

Categorii de notificari:

• Pe eveniment
  • Adresate participantilor
  • Administrative
• Alerte automate*

Customizare:

• Subiect, continut si destinatari customizabile; includ parametri.
• Activare/dezactivare mesaje; alocare la evenimente
• Setare periodicitate

*Alertele automate au loc cu privire la expirarea unor termene (postarea de teme in starea Deschis precum si postarea documente & crearea de draft-uri de decizie in starea Aprobat)

Rapoarte

Raportul de Situatie al Deciziilor este un instrument complex de identificare, afisare si export a informatiilor din decizii.

     Cautare dupa multiple criterii inclusiv in rezultatele obtinute

     Sortare pe coloane

     Selectie numar decizii pe pagina

     Link catre documentul word asociat deciziei

     Export in Excel

La solicitarea beneficiar pot fi dezvoltate rapoarte/situatii specifice.

Integrare cu surse de date externe si aplicatiile LOB

Q’Assist – Comitete permite preluarea automata a unor informatii din Active Directory, importul si exportul de date din si catre aplicatiile Line Of Business din organizatie.

Gestiune acces aplicatie

Autentificarea in aplicatie este integrata cu cea la Active Directory. Managementul accesului la informatie se realizeaza  cu ajutorul permisiunilor la nivel de:

tree-view , control in form

Element de meniu

pe grupuri si roluri de utilizatori sau individual, corelat cu starile sedintei, temei, deciziei.

Gestiune acces repository*

Autentificarea la repository-ul Sharepoint este integrata cu cea la Active Directory. Managementul accesului la informatie se realizeaza  cu ajutorul permisiunilor. Aplicatia pune la dispozitia administratorilor un sistem automat de alocare a drepturilor in repository-ul Sharepoint bazat pe starile sedintei la nivel de utilizator, grup de utilizatori si rol precum si pe nivelul de confidentializare al temei.

*aflata in directa corelatie cu gestiunea accesului in aplicatie

Administrare si configurare

Administrarea Q’Assist – Comitete se realizeaza in sistem centralizat. Prin intermediul interfetei browser pot fi accesate si modificate valorile parametrilor aplicatiei, setarile legate de template-urile de teme standard, notificarile prin e-mail, grupurile/utilizatorii cu roluri fixate, etc.

Beneficiile Dvs.

Eliminarea intarzierilor in procesele de decizie

Comunicare eficienta in cadrul organizatiei

Usurinta urmaririi activitatii desfasurate

Reducerea riscurilor operationale

Reducerea costurilor cu distribuirea informatiei

Reducerea costurilor cu depozitarea documentelor