PaperOffice este un sistem de gestionare a documentelor (DMS) care oferă o gamă largă de funcționalități pentru centralizarea și organizarea informațiilor din surse multiple. Acesta utilizează tehnologia OCR (Optical Character Recognition) pentru recunoașterea textului, permite căutarea în timp real după cuvinte cheie, și oferă fluxuri de lucru avansate pentru gestionarea documentelor și atribuirea de sarcini. Documentele și datele sunt stocate în siguranță pe NAS-ul (Network Attached Storage) dvs., cum ar fi Synology sau QNAP.

Beneficiile Utilizării PaperOffice

1. Interfață Intuitivă și Ușor de Utilizat:
   • Sistemul are o interfață simplă și intuitivă, care permite utilizatorilor să găsească rapid informațiile necesare.
2. Control Complet Asupra Datelor:
   • Utilizatorii au control complet asupra datelor, inclusiv administrarea, accesarea și exportarea acestora oricând este necesar.
3. Arhivare Versatilă:
   • Permite arhivarea documentelor și informațiilor de orice tip și din orice sursă, inclusiv documente pe hârtie, fișiere digitale și e-mailuri.
4. Indexare și Căutare Avansată:
   • PaperOffice indexează toate documentele, permițând căutarea rapidă a fragmentelor de cuvinte, sume și termeni specifici.
5. Monitorizare Automatizată:
   • Documentele pot fi arhivate automat conform specificațiilor, inclusiv setarea arhivării automate pentru dosarele și e-mailurile Outlook.
6. Recunoașterea Automată a Documentelor:
   • Documentele pot fi configurate pentru a fi recunoscute automat, inclusiv citirea conținutului și textului, cum ar fi numerele de factură, datele clienților și sumele totale.
7. Independență în Alegerea Locației de Stocare:
   • Utilizatorii pot alege locația de stocare, fie local, pe NAS-ul propriu, fie pe servere Linux, AWS sau Azure.
8. Funcționare Perfectă în Rețea:
   • PaperOffice este optimizat pentru utilizarea cu dispozitive NAS, asigurând o funcționare perfectă în rețea în câteva minute.
9. Suport Tehnic și Actualizări:
   • Suportul tehnic și actualizările sunt opționale și pot fi activate după nevoie.

Funcționalități Cheie

1. Recunoașterea Textului prin OCR:
   • Permite recunoașterea și extragerea textului din documente scanate pentru a facilita căutarea și indexarea.
2. Căutare în Timp Real după Cuvinte Cheie:
   • Permite găsirea rapidă a documentelor pe baza conținutului lor textual.
3. Gestionarea Fluxurilor de Lucru:
   • Permite atribuirea și gestionarea proceselor complexe, controlând eficient sarcinile legate de documente în întreaga companie.
4. Stocare Automată și Indexare:
   • Documentele sunt stocate și indexate automat, asigurând o administrare eficientă și recuperarea rapidă a acestora.
5. Stocare Securizată a Documentelor și Datelor:
   • Asigură stocarea securizată a documentelor pe NAS-ul propriu, protejând datele împotriva pierderii, coruperii sau accesului neautorizat.
6. Integrare Facilă cu Diverse Sisteme:
   • Aplicațiile pot fi integrate perfect în PaperOffice, permițând conversia la un birou fără hârtie.
7. Digitalizarea Documentelor pe Hârtie:
   • Permite digitalizarea și arhivarea documentelor pe hârtie, eliminând nevoia de arhivare fizică.
8. Arhivarea E-mailurilor cu Probă de Audit:
   • Oferă posibilitatea arhivării e-mailurilor conform cerințelor de audit.