Piața soluțiilor de management al documentelor este vastă, însă soluția UTI are câteva caracteristici aparte, care o diferențiază, aducând rezultate concrete și măsurabile clienților:
- Mecanism complex de securitate. DoxLite asigură detecția alterării informațiilor, accesul neautorizat fiind restricționat din interfață. Dacă este afectată integritatea informațiilor din baza de date, sistemul notifică cu privire la realizarea acestor acțiuni.
- Mobilitate securizată și disponibilitate în cloud. Managementul poate lua decizii pe fluxurile de aprobare direct de pe terminalele mobile, iar aceste decizii sunt autorizate prin semnătură electronică, cu certificat digital stocat pe token sau pe terminal.
Aplicația poate fi instalată pe infrastructura clientului sau poate fi accesată de către acesta sub forma unui serviciu, în cloud.
- Accesibilitate crescută a soluției și autonomie față de furnizor. Administrarea aplicației se poate face din interfață, orice administrator având la dispoziție multiple instrumente de lucru. De asemenea, nu este necesar ca acesta să aibă o specializare tehnică. În cazul unei reorganizări interne, administratorul este capabil să remodeleze și să adapteze configurările aplicației și procesele interne de unul singur.
Doxlite este ușor de instalat și de folosit de către angajați cu diverse specializări și roluri în organizația clientului, fiind necesar doar un training minimal pentru utilizarea modulelor.
Produsul UTI poate fi adaptat oricărui flux de lucru, indiferent de volum și de complexitate, de numărul de utilizatori.
Doxlite este rezultatul mai multor ani de teste și dezvoltări, făcând parte din portofoliul de investiții în cercetare al UTI, care se ridică la aproximativ 1,3 mil euro anual. Confluence, prima generație de produse pentru managementul documentelor a fost implementată și testată de clienți din administrația publică și din mediul privat, inclusiv de UTI.
De ce este vitală implementarea unei soluții de management electronic al documentelor?
- Studiile arată că pentru o tonă de hârtie consumată se folosesc 3-4 tone de lemn. Este important să implementăm soluții tehnologice pentru a renunța la documentele pe suport de hârtie, în acest fel luptând împotriva defrișărilor de păduri.
- Toate fluxurile de lucru se simplifică și se îmbunătățesc, angajații devin mai eficienți dacă operează cu documente în format electronic. Pentru instituțiile de stat din România implementarea de soluții de management al documentelor ar contribui semnificativ la reducerea birocrației și la îmbunătățirea serviciilor oferite cetățenilor, și, nu în ultimul rând, ar genera reduceri importante de costuri.
- Orice contract, cerere sau comandă pot fi găsite în câteva secunde, fără a fi necesară răsfoirea de dosare, fără a pierde timp, fără nervi.
- 80% dintre documentele îndosariate nu mai sunt referite.
- 7,5% dintre documentele fizice se pierd, iar 30% dintre documentele pierdute trebuie refăcute. Scanarea documentelor fizice, respectiv generarea documentelor electronice și stocarea acestora într-un sistem unitar și structurat acoperă riscul pierderii documentelor, reducând la zero nevoia de a reface documente.
- 20% din timpul unui angajat se consumă pentru căutarea documentelor pierdute. Folosind DoxLite orice document electronic se află la câteva click-uri distanță, orice angajat care operează cu acele documente având posibilitatea să efectueze căutări în sistem, după diverse criterii.
- 30 zile lucrătoare/an consumă un angajat pentru găsirea documentelor îndosariate greșit. Indiferent de modalitatea de organizare a documentelor electronice, acestea pot fi găsite rapid, după informații care țin de acestea (ex: titlu, dată, autor, număr de înregistrare etc.).
- 50% dintre cererile de IT helpdesk sunt referitoare la imprimante. Prin reducerea numărului de exemplare tipărite ale unui document, se reduc și costurile cu mentenanța echipamentelor.
Date statistice privind reducerea costurilor după implementarea unei soluții performante de management al documentelor
Trecerea de la documentele clasice pe hârtie la documentele electronice gestionate cu ajutorul unei soluții de management al documentelor și fluxurilor electronice generează o reducere semnificativă a costurilor și impactează pozitiv derularea activității interne:
- ~100% timp câștigat în transmiterea documentelor dintr-un sediu/birou în altul
- ~100% cost redus pentru multiplicarea documentelor (hârtie, papetărie, toner, curent, service echipamente)
- Până la 85% reducere a cheltuielilor cu depozitarea documentelor (cost depozitare arhivă fizică vs cost depozitare documente electronice pe HDD)
- Optimizarea cu până la 40% a proceselor interne ale organizației
- Îmbunătățirea cu cel puțin 20% a eficienței departamentelor și a comunicării interne
- Eficientizare cu până la 35% a relației cu clienții și furnizorii
