Profil client
Fondată în 2007, One United Properties este cel mai important investitor și dezvoltator de proprietăți sustenabile rezidențiale, mixte, comerciale și de birouri din București. Compania este cunoscută pentru dezvoltările sale emblematice și designul inovator, construcțiile sale fiind recunoscute pe piața locală pentru criterii riguroase de sustenabilitate, tehnologii moderne și eficiență energetică. Expertiza principală a dezvoltatorului constă în dezvoltări de regenerare urbană cu funcțiuni mixte, concepte imobiliare inovatoare atât rezidențiale, de birouri, cât și comerciale. Portofoliul One United Properties cuprinde dezvoltări precum One Cotroceni Park, One Lake District, One Floreasca City, dar și proiecte de restuarare a imobilelor istorice, precum One Gallery sau One Athenee.
Din 2021, One United Properties este o companie listată pe Bursa de Valori București și, totodată, inclusă în multipli indici bursieri locali și globali: BET, STOXX și FTSE. Din martie 2023, acțiunile One sunt incluse și în indicele ROTX al Vienna Stock Exchange.
Context
Compania are departamente unice pentru project management, financiar și vânzări, care gestionează activitățile specifice în toate proiectele. Chiar dacă aceste departamente sunt calibrate și au fluxuri de lucru bine definite, volumul ridicat de tranzacții inducea necesitatea unei colaborări digitale intense.
Pentru că proiectele One United Properties au complexitatea inerentă sectorului de real estate (proiectare și construcție clădiri, gestionarea subcontractorilor, vânzarea spațiilor etc.), evidența strictă a operațiunilor și corelarea datelor ridicau o serie de provocări specifice în lipsa unui mod digital de lucru. Chiar dacă existau unele unelte pentru gestionarea proiectelor și a relațiilor cu clienții, majoritatea angajaților One United Properties se bazau pe date stocate în fișiere Excel, ceea ce complica atât operațiunile de gestionare financiară, cât și vânzările în sine.
Mai mult, în contextul interesului pentru listarea la BVB, compania a inițiat implementarea unui sistem informatic integrat, care să permită obținerea unui plus de transparență asupra tranzacțiilor și să susțină raportările financiare specifice. Decizia digitalizării activității a fost completată cu atragerea în echipă a unui nou director financiar, care să susțină modernizarea întregului mod de lucru.
Pentru acest proiect, One United Properties a selectat ELIAN Solutions, pe baza referințelor de implementare a soluțiilor ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central și a capacității de transpunere a cerințelor specifice din real estate într-un sistem informatic integrat.
Derularea proiectului și soluția propusă
În urma unei analize de business extinse, ELIAN a inițiat un proiect amplu de adaptare /customizare a soluției Microsoft Dynamics 365 Business Central pe specificul One United Properties, pentru a putea susține toate fluxurile de lucru și volumul ridicat de tranzacții. Totodată, soluția Microsoft a fost completată cu module dezvoltate de către ELIAN, care a personalizat soluțiile Microsoft pentru a acoperi integral procesele clientului. Complementar, pentru aria de raportare, sistemul ERP a fost integrat cu serviciul Microsoft Power BI pentru acces la date în regim self-service.
Sistemul are peste 100 de utilizatori cu diverse roluri și drepturi de acces, fiind combinate într-un mod optim licențele individuale cu drepturi complete de acces cu cele de grup, care au acces limitat, pentru a păstra costurile sub control. Perioada de la începutul implementării până la primul Go-Live a fost de 6 luni, însa dezvoltarea completă, customizarea și implementarea sistemului integrat au necesitat peste 1 an, cu un mod dinamic de derulare și adaptare la evoluția companiei.
Sistem integrat de gestiune, cu multiple funcționalități customizate
Alături de modulele standard din Microsoft Dynamics 365 Business Central, echipa ELIAN a dezvoltat o serie de funcționalități adaptate nevoilor clientului:
- Gestionarea în ERP Dynamics 365 Business Central a unui șablon unic pentru toate entitățile juridice din grup, cu același plan de conturi, note contabile, subcontractori și furnizori. Această funcționalitate permite un mod unitar de gestionare și raportare, precum și analize comparative relevante între diversele centre de profit.
- Definirea în sistemul ERP a unui modul dedicat gestionării proiectelor majore pe structura reală: tipuri de clădiri, spații, etaje, apartamente, camere, dotări, prețuri și o numerotare specifică pentru o evidență transparentă și un control îmbunătățit asupra vânzărilor.
- Consolidarea procesului de vânzări în Dynamics CRM, care pune la dispoziția echipei o interfață simplă pentru acces la lead-uri și corelare cu proiecte, tipuri de spații, surse etc. Totodată, platforma permite precalificarea /calificarea lead-urilor, follow-up, alocarea sau realocarea de către responsabili, înregistrarea modului de finalizare etc.
- Platforma permite rezervarea pentru o perioadă limitată a unui spațiu solicitat de un proiect, iar după expirarea termenului, spațiul redevine disponibil pentru restul echipei.
- Agenții pot publica anunțuri (text, imagini, prețuri) direct pe site-urile de profil imobiliar, direct din platformă, în baza unui contract de grup și alocării individuale a unor credite.
- Fluxuri personalizate de pre-aprobare /aprobare a unei vânzări, agenții având posibilitatea solicitării unor discuții suplimentare către managerul direct.
- Opțiuni avansate pentru managementul documentelor contractuale. La plasarea unei comenzi noi, sistemul generează automat un flux de lucru care include departamentul juridic pentru pregătirea documentelor necesare tranzacției (acte de proprietate, documentații tehnice, planuri cadastrale etc).
- Aplicație mobilă dedicată agenților de vânzări pentru accesarea tuturor fluxurilor de lucru, ajustarea datelor contractuale și emiterea facturilor fiscale.
- Fluxuri dedicate pentru emiterea facturilor fiscale în funcție de condițiile specifice ale fiecărui contract, inclusiv corelarea cu un plan scadențar pentru contractele cu plăți eșalonate.
- Modul pentru bugetare, cu defalcare pe proiecte, zone, faze, elemente ale construcției cu funcționalități avansate pentru alocare /rezervări buget, contractare lucrări, solicitări pentru aprobarea depășirilor de buget, analiză rezervat versus consumat, alocat versus evoluție lucrări etc.
- Aplicație mobilă pentru gestionarea cheltuielilor la nivel de proiect, care permite diriginților de șantier să introducă facturile direct pe tabletă, sistemul alocând automat cheltuielile pe codurile bugetare asociate. Aplicația corelează facturile cu ordinele de achiziție. De asemenea, sistemul verifică dacă sunt alocate corect codurile bugetare și trimite documentele pentru verificare și aprobare către project manager, director financiar și top management, în funcție de situație.
- Portal web dedicat subcontractorilor pentru acces în regim self-service. Portalul permite vizualizarea contractelor și anexelor (prețuri, condiții de livrare etc.), trimiterea devizelor de lucrări spre aprobare și emiterea facturilor fiscale după aprobarea lucrărilor.
Beneficii
Prin derularea acestui proiect, One United Properties a atins un nivel ridicat de digitalizare, reușind să modernizeze întreaga activitate și să ofere echipei un mod de lucru colaborativ. Totodată, compania a obținut vizibilitate completă asupra tuturor entităților din grup și control operațional deplin. Datele sunt centralizate într-un sistem unitar, ceea ce crește încrederea și susține luarea deciziilor. Automatizările extinse elimină procesarea manuală a datelor și aduc economii semnificative de timp în obținerea oricăror rapoarte financiare sau manageriale.
- Consolidarea activității tuturor entităților juridice într-un singur sistem de gestiune și adoptarea unui mod unitar de lucru
- Obținerea unui nivel superior de trasabilitate operațională
- Simplificarea modului de realizare a rapoartelor financiare trimestriale către BVB și scurtarea considerabilă a timpului de obținere cu 50%
- Diminuarea riscului de eroare în procesarea datelor financiare prin automatizarea operațiunilor de trezorerie
- Vizibilitatea extinsă asupra operațiunilor financiare și a poziției de cash, ceea ce susține luarea deciziilor de business pe baza informațiilor în timp real.
- Automatizarea 100% a relației cu subcontractorii prin mutarea completă a gestionării documentelor generate de colaborare în cadrul portalului integrat în Microsoft Dynamics 365 Business Central. Pentru că sunt mii de tranzacții în cadrul fiecărui proiect, câștigul de timp și eficiență este semnificativ.
- Optimizarea activităților de project management prin digitalizarea operațiunilor de administrare a documentelor specifice
- Îmbunătățirea activităților de vânzări și relații cu clienții prin utilizarea aplicației mobile pentru agenți și instituirea unor fluxuri de lucru ferme pentru validări, aprobare, follow-up.
"Compania s-a dezvoltat într-un ritm accelerat, iar în acest context era obligatoriu ca procesele de business să se adapteze acestei creșteri, volumele pe toți indicatorii principali crescând de mai mult de 3 ori în ultimii 4 ani. În 2021, odată cu listarea pe BVB și dorința echipei manageriale de a moderniza și eficientiza procesele de lucru, One United Properties a luat decizia implementării unui sistem integrat de gestiune financiară și operațională. Am găsit în ELIAN Solutions partenerul potrivit pentru această implementare, care a înțeles activitatea complexă a companiei noastre și a propus o soluție tehnică personalizată. Prin această colaborare, am obținut o transformare digitală completă, care ne oferă vizibilitate totală asupra activității și un nivel de flexibilitate ce ne permite să ne adaptăm rapid la schimbările din piață." - Cosmin Samoilă, CFO One United Properties
