TotalSoft: asistenții personali virtuali (chatboții) - noul trend pe piața soluțiilor de HR

Potrivit unor studii internaționale, 80% dintre angajați folosesc cel puțin o aplicație de trimitere a mesajelor text în scop profesional. De asemenea, 89% dintre consumatori preferă să solicite suport din partea companiilor prin mesaje text. Peste 145 de miliarde de mesaje text sunt trimise în fiecare zi la nivel global. În prezent, aplicațiile de mesagerie sunt cele mai folosite caracteristici ale telefoanelor inteligente și reprezintă cea mai populară formă de comunicare.

În acest context, TotalSoft dezvoltă o aplicație automată de mesagerie text, chatbot, pentru a ajuta departamentele de HR să își crească productivitatea. Aplicația va utiliza Machine Learning pentru a simula conversația umană pe baza caracterelor introduse în interfața de chat. Un element inedit este faptul că transmiterea de mesaje către „noul asistent virtual” se poate face folosind orice platformă de comunicare: Facebook Messanger, Skype, WhatsApp, Slack, etc.

„Chatboții de HR transformă experiențele angajaților. Observăm un apetit crescut pentru adoptarea aplicațiilor de chatbot printre companii. Nu doar că chatboții cresc eficiența forței de muncă, reduc costurile, dar ei contribuie și la livrarea de experiențe mai bune pentru angajați. Iar aceste lucruri sunt posibile datorită dezvoltării tehnologiei de Machine Learning”, a declarat  Mihai Găvan, HCM Global Sales Director at TotalSoft.

Menținând acest trend de inovație, TotalSoft anunță de asemenea introducerea conceptului de „paperless” în departamentul de HR, pentru a fluidiza procesele și a simplifica fluxul de angajare. De exemplu, în momentul în care un candidat devine angajat, semnarea contractului de muncă de ambele părți se face cu ajutorul semnăturii electronice, eliminând orice document printat. Din punct de vedere al candidatului, procesul este foarte simplu și implică câteva click-uri în urma unei notificări primite pe email, contractul de muncă semnat electronic de ambele părți având aceeași valoare legală ca și cel semnat fizic. Această funcționalitate poate fi replicată pentru toate documentele  gestionate de către departamentul de resurse umane și vine în completarea procesului de digitalizare asigurat de platforma CHARISMA HCM.

Charisma HCM este primul sistem software românesc care a oferit pieței o soluție de self-service HR pentru angajați (2004), precum și soluții integrate de management al talentelor și evaluare de personal (2011). Prin modulele sale specifice, Charisma HCM integrează activitatea operațională de HR (administrarea de personal, salarizare, pontaj, self service, document management), cu cea de recrutare și selecție, formare și dezvoltare, managementul performanței, analiză  și raportare avansată de business (BI).

Principalele procese de HR care beneficiază de pe urma unui asistent personal de tip chatbot

Relația angajatului cu departamentul de HR poate fi stresantă, datorită repetatelor solicitări administrative care, deși sunt în esență simplu de rezolvat, necesită timp pentru ambele părți. Un asistent personal de tip chatbot poate fi o interfață prietenoasă care raspunde rapid la întrebări precum cele legate de managementul timpului, eliberarea de adeverințe și alte documente standard de HR, administrare date personale, proceduri interne sau acces la date de contact ale colegilor.

Astfel, informații legate de zilele de concediu disponibile sau depunerea unei noi cereri de concediu, fie că este vorba despre concediu de odihnă, medical, fără plată sau despre concediu rezultat în urma unui eveniment deosebit precum nașterea unui copil sau nuntă, dar și tot ce ține de obținere aprobărilor necesare pentru „work from home” sunt la un mesaj distanță.

Mai mult, cu ajutorul unui asistent personal de tip chatbot, adeverințele pot fi emise automat și rapid pe baza unui formular standard, primind chiar și număr de înregistrare atunci cand este trimisă pe email către solicitant. Inclusiv datele personale din contractul de munca pot fi verificate și actualizate printr-o scurtă discuție cu un chatbot.

Deși pare greu de crezut, acum este foarte ușor să rezolvi toate aceste probleme transmițând mesaje simple către un asistent virtual cu care te poți conecta folosind orice platformă de comunicare: Facebook Messanger, Skype, WhatsApp, Slack, etc. Soluția este astfel în concordanță cu trendurile pieței și va fi din ce în ce mai apreciată de generațiile care debutează acum pe piața muncii.