Cum să procesezi eficient facturi în domeniul transporturilor?

17 iunie 2021

Studiul de caz din domeniul transporturilor despre procesarea facturilor în DocuWare Cloud

Cum să procesezi eficient facturi în domeniul transporturilor?

Deoarece dorim să îmbunătățim modul de lucru cu documente și procese în domeniul transporturilor, punctăm câteva informații despre studiul de caz care prezintă reușita grupului belgian care astăzi folosește soluția de management a documentelor DocuWare

Grupul belgian se numește ILB Group și a reușit într-un interval scurt de timp să se transforme dintr-un broker de transport într-un specialist transnațional în logistică iar sistemul de management a documentelor DocuWare a devenit un element important al succesului lor, permițând timpi de procesare rapidă pentru facturile primite și o mai multă eficiență în departamentul financiar.

Prin diferite parteneriate, grupul belgian se bazează pe o rețea de peste 100.000 de vehicule și are în total 30 de angajați și 40 de conducători auto.

Sistemul de management al documentelor (DMS) gestionează depunerea și procesarea tuturor facturilor primite. Compania primește peste 1.000 de facturi furnizori în fiecare lună.

De ce a ales grupul DocuWare Cloud pentru managementul documentelor?

DocuWare Cloud a obținut un scor ridicat în procesul de selecție datorită nivelului ridicat de deschidere și a flexibilității.

În același timp, partenerul nostru DocuWare a impresionat prin experiența extinsă în integrarea sistemului.

Cum lucra inițial compania cu documentele?

Înainte de introducerea soluției DMS, echipa primea documente în diferite formate: de tip hârtie, PDF-uri descărcate de prin portalurile furnizorilor și prin e-mail. Orice document care nu exista fizic era imprimat, verificat în raport cu comanda internă și, în cele din urmă, aprobat.

De nenumărate ori apăreau suprapuneri în procesul de imprimare, ceea ce însemna confruntarea cu nenumărate neclarități — pentru numeroase duplicate și prelucrări duble. Unele facturi erau pur și simplu trecute cu vederea sau pierdute pe parcurs.

Întrebările incomode de la furnizori pentru plată erau la ordinea zilei.

În acest context, directorul general a decis că este momentul să caute o soluție digitală pentru prelucrarea documentelor din departamentul financiar.

Cum lucrează acum compania cu documentele în sistemul DocuWare?

Postarea și plata facturilor au loc într-un timp mult mai scurt cu ajutorul unui click. Chitanțele sunt primite în principal electronic și un algoritm clasifică, documentează și captează informații cheie de pe facturi. Documentele sunt apoi transferate în sistemul DocuWare, unde sunt stocate și complet indexate în arhiva digitală.

Care sunt îmbunătățirile aduse de introducerea sistemului DMS?

De la momentul introducerii și folosirii sistemului DMS, facturile nu se mai pierd.

Odată ce documentele sunt în sistem, acestea pot fi găsite în orice moment și în cel mai simplu mod. Fie prin intermediul funcției de căutare DocuWare, fie printr-un buton digital direct din alte sisteme. Integrarea simplă și completă în sistemele existente simplifică pregătirea utilizatorilor. Angajații care au nevoie doar de acces la facturi pot să le vadă cu un singur click fără să fie nevoie să apeleze la colegii din departamentul de contabilitate.

Auditorii externi pot în același mod în timpul procesului de închidere de la sfârșitul anului să identifice documentele. DocuWare controlează și procesele interne, astfel încât termenele de plată sunt respectate și întrebările despre plată s-au redus considerabil.

Sursa acestor informații este aici https://start.docuware.com/case-studies/ilb-group

Articolul a fost publicat inițial pe pagina de blog a companiei noastre aici https://tinyurl.com/StudiulDeCazDocuWareCloud  

Beck et al. este alegerea potrivită în obținerea performanței de top în afacerile clienților săi prin oferirea de servicii de consultanță, implementare și suport în accelerarea digitalizării.Prin cunoștințele tehnice și de consultanță IT, digitalizează procesele și documentele clienților prin utilizarea unor platf...

Află mai multe
Aplicații software recomandate

DocuWare este o soluţie de ultimă generaţie pentru managementul documentelor electronice. Acesta poate procesa automat orice tip de document (documente financiar-contabile, documente administrative, prezentări, contracte) indiferent de sursă, pr...

Citește tot arrow_forward

Cauți o aplicație software?

Completați formularul și veți fi contactat de unul din consultanții noștri!

Articole IT&C similare
Softlead

Soluții pentru jucătorii din Media & Divertisment: QNAP suportă Archiware P5 și Pure pentru backup-ul mașinilor virtuale VMware, pe bandă și în cloud

QNAP Systems și Archiware, un expert în software-ul pentru administrarea datelor, anunță că sistemul de operare QTS 4.4.1 pentru QNAP NAS suportă acum cel mai recent software Archiware P5 și Pure. Această integrare continuă va asista jucătorii din domeniul Media și Divertismentul (M&E), precum și companiile mici și mijlocii să-și securizeze ușor și inteligent resursele di...

Citește articolul arrow_forward
Softlead

Inovație prin digitalizarea afacerii la Digital Highlights in Business Tg-Mureș

Transart continuă acțiunile de succes dedicate creșterii profitabilității companiilor prin inovație și digitalizare. Un număr de 80 de reprezentanți a peste 45 de companii importante care provin din 5 județe au participat la evenimentul Digital Highlights in Business care a avut loc în Târgu Mureș, pe 17 mai 2019.

Citește articolul arrow_forward
Softlead

Axis anunță tendințele tehnologice care vor influența industria în 2019

La fel ca orice industrie cu o evoluție sănătoasă, domeniul soluțiilor de securitate suferă schimbări de la un an la altul, în funcție de cerințele și nevoile pieței. 

Citește articolul arrow_forward