Soluțiile de digitalizare a afacerii permit continuarea activității chiar și pe timpul crizei

Te asigurăm că există soluții care îți permit ție și oamenilor din afacerea ta să se dezvolte de oriunde, prin învățarea și adoptarea unor sisteme flexibile, sigure, ușor de folosit și rapide, integrabile cu alte soluții utilizate deja.

De ce digitalizarea companiei permite continuarea activității și pe timp de criză?

Perioadele de incertitudine, precum cea cu care ne confruntăm în prezent, în care echipele care au posibilitatea sau în mod obligatoriu lucrează de acasă, ne demonstrează că accesul la sisteme colaborative și antrenamentul oamenilor în mediul digital reprezintă un mare avantaj pentru companii deoarece acestea își continuă activitatea și se adaptează mai ușor și mai repede noii realități.

Iată frustrările cu care te poți confrunta fără acces la sisteme de digitalizare a companiei:

• incertitudine privind colaborarea cu clienții, angajații și alți colaboratori
• imposibilitatea identificării unui document sau a unei informații valoroase pentru luarea unei decizii
• imposibilitatea agreării unui document oficial online
• timp îndelungat pentru agrearea unui contract sau plata unei facturi
• teamă că activitățile rămân incomplete sau clienții nu primesc suportul necesar în timp util și îți pierd încrederea
• colaboratorii își pierd încrederea și renunță la înțelegerea făcută.

De unde să începi digitalizarea în compania ta?

Digitalizarea companiei tale este strâns legată de obiectivele strategice ale acesteia, de modul de funcționare, de numărul de oameni implicați și volumul de activitate.

În prima etapă privește atent la modul de lucru actual și identifică activitățile care presupun perioade lungi de timp care vă țin pe loc. Pașii pe care echipa îi urmează în îndeplinirea activităților s-ar putea să fie repetitivi, poate nu ați dezvoltat încă o serie de proceduri și procese clare, astfel încât să puteți identifica și elimina pașii inutili care apoi să fie transferați într-o platformă digitală. Prin transferul activităților într-o platformă flexibilă și sigură, ușor de utilizat, productivitatea companiei crește în mod considerabil.

În mod gratuit, te invităm să accesezi modulul DocuWare Process Planner, cu ajutorul căruia să notezi fiecare pas care definește procesele din compania ta și să le vizualizezi împreună cu echipa, ceea ce vă va ajuta să conștientizați modalități noi de eficientizare.

Ce sisteme recomandăm pentru digitalizarea companiilor în România?

Un prim pas important pe care-l recomandăm pentru a adopta digitalizarea companiei este gestionarea documentelor în mediul digital. Noi le oferim clienților noștri în acest scop platforma DocuWare, de tip enterprise, rapidă și ușor de folosit, accesibilă pe bază de utilizator și parolă, deoarece aceasta le permite:

• controlul asupra documentelor precum facturi, contracte, note de recepție, acorduri GDPR și legătura automată între cele cu scop comun
• identificarea rapidă a unui document după cuvinte cheie, centralizat
• trimiterea în mod automat la aprobare a facturilor pentru plată sau a contractelor pentru semnat
• generarea automată de documente pre-completate
• trimiterea de notificări privind noile responsabilități ale fiecărui utilizator
• identificarea rapidă a etapei în care se află un document
• reducerea și chiar eliminarea lucrului cu hârtia
• flexibilitate prin eliminarea deplasării fizice pentru agrearea unui document sau identificarea lui
• eliminarea provocărilor legate de lucrul cu documente în situații neprevăzute, iar pe această temă accesați e-book-ul gratuit.

În cazul în care compania are nevoie de un sistem unic de digitalizare, integrabil cu alte medii online (hărți, baze de date publice), și se dorește scalarea companiei în următorii ani, recomandăm sistemul de digitalizare a proceselor, JobRouter, care include un număr de 300 de utilizatori. Dintre beneficiile utilizării JobRouter enumerăm:

• controlul asupra informațiilor, oricând și de oriunde
• accesul asupra datelor în mod centralizat
• siguranța privind datele și informațiile
• personalizarea platformei pentru nevoia specifică din companie și dezvoltarea doar a aspectelor funcționale necesare, fără acces la alte module suplimentare
• generarea de rapoarte și integrarea cu email-ul
• posibilitatea de a transfera în mod personalizat procese din companie în mediul digital (exemple de la clienții noștri: registratura, gestionarea bugetelor, deconturile, logistica, achizițiile, administrarea bazelor de date).

În companiile în care numărul de documente care trebuie semnate este mare, integrăm soluții de semnătură electronică astfel încât să generăm:

1) reducerea costurilor

2) semnarea documentelor de oriunde, la orice oră și de pe orice tip de dispozitiv: laptop, tabletă, telefon.

Pentru a înțelege mai bine rolul DocuWare vezi studiul de caz Elit, iar pentru JobRouter îți sugerăm studiul de caz Clini-Lab.

Alte sisteme pe care le utilizăm în activitatea noastră internă și pe care ți le recomandăm sunt:

• Slack pentru a adresa întrebări punctuale colegilor și a obține informații repede. Cu ajutorul acestei soluții creezi canale care reprezintă subiecte de interes pentru mai multe persoane din echipa ta și astfel accesați în timp real informații de interes; în același timp, inițiați atât apeluri video cât și screen-sharing, dar soluția nu este atât de avansată precum Zoom pe partea de conferințe on-line.
• Zoom unde să planifici on-line întâlnirile de business și cu membrii echipei. Platforma îți permite să arăți informații de pe calculatorul tău și să înregistrezi convorbirea.
• Microsoft Office 365 permite accesul, baza unui abonament lunar sau anual, la aplicații prin care informațiile sunt actualizate în timp real, modul de organizare internă pe echipe și proiecte este mult mai facil, precum: Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Share Point, Teams.
• IBM Connections este soluția de colaborare care te ajută să filtrezi zgomotul pentru a-ți îndeplini responsabilitățile. Este un mediu sigur în care poți colabora direct cu echipele din diferite locații sau cu partenerii externi.
• Small Improvements (Si) unde să integrezi în cultura organizațională dezvoltarea echipei prin monitorizarea performanțelor acesteia. Poți în mod direct să lauzi un coleg pentru un proiect bine realizat sau să soliciți oricând un feedback, să planifici întâlnirile 1 la 1 pentru a colecta idei și a stabili planul de acțiune, să setezi obiective noi pentru următoarele 6 luni, respectiv să urmărești constant îndeplinirea lor.
• Toggl îți arată pe ce anume petreci timp, respectiv permite distribuirea orelor pentru îndeplinirea proiectelor, informații care pot fi extrase pentru client, în cazul în care serviciile pe care le oferi sunt plătite în funcție de timpul petrecut (time-and-materials). Astfel, poți să împarți orele în funcție de proiecte, clienți și sarcini și afli care sunt cele mai valoroase.
• Airtable îți permite să creezi și să partajezi baze de date în mod flexibil.

În România oferim clienților noștri servicii și soluții de digitalizare a managementului documentelor și proceselor în companii, prin care asigurăm consultanță, implementare și suport pentru buna funcționare a sistemelor, noile versiuni ale lor și dezvoltări noi.

Te invităm să accesezi studiile de caz de pe site-ul nostru să înțelegi cum să obții mai multă productivitate și să aloci mai puțin timp activităților repetitive care nu aduc plus-valoare companiei tale! Împreună cu o persoană ambasador al digitalizării din compania ta, vă putem ajuta să învățați să adoptați activ soluții de digitalizare care răspund provocărilor din compania voastră, prin dezvoltarea de funcționalități care vă permit accesul rapid la informație și documente și lucrul colaborativ.

Dacă aveți întrebări, nu ezitați să ni le adresați!