Pentru a putea reduce cheltuielile, companiile trebuie să știe care sunt consumurile

Creșterea prețurilor la utilități, materie primă, tehnologii și echipamente poate conduce către dezechilibre interne majore în rândul companiilor din România. Cea mai simplă metodă pentru a anticipa noile cheltuieli și pentru a stabili care sunt strategiile de redresare sau de auto susținere financiară este dată de un audit intern al fiecărei linii de cost în raport cu obiectivele de creștere ale companiei. Însă, pentru ca un proces de auditare să aibă loc, este important ca fiecare departament, respectiv întreaga organizație, să poată să pună la dispoziție date și rapoarte complete.

3 pași importanți pentru a afla care sunt liniile de consum

1. Modelarea proceselor de business

Modelarea proceselor de business este o activitate esențială atât în cazul companiilor mici, cât mai ales în cazul celor medii și mari. Un proces de business este o succesiune de activități organizaționale, care sunt efectuate de unul sau de mai mulți participanți, cu scopul de a atinge obiectivele companiei.

O companie mică (0-20 de angajați) poate opta pentru modelarea proceselor în interiorul echipei sau poate alege un furnizor extern, alocând un buget de minim 2000 de euro pentru design-ul fluxurilor și formularelor.

Pentru o companie care are o activitate complexă, costurile pornesc de la 10-15.000 de euro pentru modelarea proceselor.

La fiecare dintre acestea se adaugă costurile unei aplicații software de tip BPMN (Business Process Modeling Notation), care este o metodă standardizată de creare a diagramelor care vă permite să creați și să partajați diagrame ușor de înțeles. Aceste diagrame pot modela vizual pașii unui proces de afaceri de început până la sfârșit.  

Conform unui studiu Microsoft (2018), 79% au declarat că utilizează instrumente software pentru a modela procesele pe care le analizează și doresc să le modifice. În plus, 65% dintre cei chestionați au fost de acord sau total de acord că procesele și tehnologiile BPM le-au ajutat companiile să îmbunătățească eficiența, versatilitatea și satisfacția clienților  

2. Analiza surselor de date și a modului în care sunt captate datele în prezent.

În această etapă, fiecare companie trebuie să identifice datele care compun structura de costuri, pentru a putea fi măsurate prin intermediul aplicațiilor software. De exemplu, pentru o fabrică sunt critice monitorizarea consumurilor de energie electrică, resturi de materie primă care nu se mai poate folosi, în urma procesului de producție, durata proceselor tehnologice etc.

Nu poți gestiona ce nu poți măsura - Peter Drucker, Harvard Business Review

Ulterior, fiecare companie trebuie să identifice aplicațiile software existente, în ce măsură acestea gestionează toate fluxurile de date necesare din cadrul organizației și în ce măsură acestea sunt sincronizate nevoilor și obiectivelor de business.

Mai exact, companiile trebuie să stabilească gradul de digitalizare și zonele în care nu există acoperire tehnologică pentru a putea măsura resursele implicate în anumite procese. Softlead le oferă companiilor un instrument gratuit prin care pot afla procentul de digitalizare curent, pornind de la ADN-ul digital al fiecărei organizații.

3. Stabilirea obiectivelor și strategiilor de creștere pe termen scurt și mediu

Pentru o companie, datele agregate în prezent trebuie să fie în permanență corelate cu obiectivele de creștere și cu setul de strategii care ajută organizația să îndeplinească țintele propuse. O companie nu poate gândi acțiuni cu impact de moment, așadar cifrele care însoțesc cheltuielile actuale trebuie să se adauge la previziunile financiare ulterioare.

De exemplu, în cazul unei companii de producție (fabrici), modernizarea liniilor de producție susținută printr-un credit existent (ceea ce înseamnă o plată recurentă, vizibilă în contabilitate) va însemna costuri suplimentare în momentul punerii în funcțiune. Prin extinderea echipei de muncitori, prin angajarea unor consultanți care să ofere servicii de training, compania va avea noi costuri pe care este recomandat să le cuprindă în activitatea de monitorizare, evaluare și susținere.

Un alt indicator care ar putea fi urmărit este creșterea capacității de producție, urmărit prin următorii indicatori de performanță:

• Scăderea procentului de rebuturi sau de prelucrări necesare ulterior finalizării produselor finite
• Creșterea procentului de livrare on-time a materialelor sau anterior lansării comenzii de producție
• Scăderea orelor de inactivitate a liniei de producției (prin implementarea unor soluții proactive de monitorizare a echipamentelor

Obiectivele pot fi gestionate prin intermediul unei aplicații de OKR (objectives and key results), pentru a monitoriza permanent evoluția celor mai importanți indicatori, precum și alinierea acestora la nivelul organizației și a departamentelor.

În România, există numeroase companii care pot oferi acces la aplicații software personalizate.

Ai nevoie de o soluție software dedicată?

• Te ajutăm să identifici aplicația software potrivită!
• Îți facilităm demo-uri ale aplicațiilor!
• Te ajutăm să obții minim 3 oferte!

Contact rapid: [email protected]

Puteți primi acces la o ofertă și prin completarea formularului de mai jos.