Cu o experiență de peste 25 de ani în companii de tehnologie și consultanță business management, Mihai Pascadi deschide unui proiect special, marca Softlead, cu rol de informare și de conștientizare în contextul implementării soluțiilor software specializate.
Poate fi considerată achiziția unei aplicații software o exersare a analizei de business în cea mai pură formă? De ce?
Orice aplicație informatică schimbă modul în care lucrăm. Impactul este mai mic sau mai mare din diverse motive. Cert este că în multe situații poate fi suficient de mare încât să ceară anticiparea efectelor și planificarea schimbării. În asemenea cazuri, fără o analiză operațională și mai larg, de business, și fără un management corespunzător al schimbării, riscăm să scăpăm de sub control rezultatele implementării: am văzut cazuri în care aplicațiile pur și simplu au fost adoptate doar parțial sau deloc, am văzut situații în care rezistența organizației a blocat absorbția soluției informatice și a anulat orice beneficii ale implementării. Cu ROI =0.
De asemenea, am văzut și situații în care echipa de implementare a venit în organizație și a pus întrebarea: ”Cum lucrați?”. Și-a notat conștiincios răspunsurile și a scris o aplicație care modifica prea puțin procesele în ansamblul lor: pur și simplu înlocuia înregistrările pe hârtie cu unele într-o bază de date. Progres există și în acest caz, dar este minimal prin comparație cu posibilitățile deschise
de o analiză și reproiectare de procese care - deși uneori disruptivă - poate conduce la salturi de productivitate și eficiență remarcabile. Cu siguranță, au fost și situații în care implementarea a ”forțat” încadrarea organizației în șabloanele de lucru impuse de aplicație. Practici bune au fost abandonate în favoarea unora mai puțin bune. Cine s-a adaptat bine, cine nu a încrucișat brațele și a devenit cel puțin pasiv-rezistent. Din nou, beneficiile au fost mai mici decât cele dorite și anticipate.
Analiza operațională și de business se impune în aproape toate cazurile în care facem schimbări semnificative în organizație.
Cum poate fi ales un specialist în analiza de business? Poate el să fie parte a echipei de implementare software sau este nevoie de un consultant extern?
Analiza începe cu analiza proceselor impactate de viitoarea implementare.
Din forma AS-IS, activitate cu activitate, trebuie înțeles modul în care viitorul sistem informatic va modifica procesele.
Unele activități se schimbă, altele dispar complet, apar activități noi. Deci evident, analistul trebuie să aibă expertiză în (re)proiectarea proceselor afacerii. În plus, schimbările propuse trebuie să aibă sens. Aici ne ridicăm deasupra analizei de proces: are o modificare sens sau nu? Va aduce ea beneficii operaționale și în final financiare? Va determina ea poate o calitate mai înaltă?
Va putea fi adoptată de organizație sau va fi insuportabilă?
Analiza de proces este apoi urmată de Analiza Funcțională. Ce funcționalități sunt aplicabile pentru a susține modificarea proceselor? Cum trebuie structurate acestea? Cine trebuie să aibă acces la ele și care ar fi profilele de utilizare?
În mod evident, aici cunoștințele analistului trebuie să acopere satisfăcător și tehnologiile / detaliile funcționale ale aplicației care vor sta la baza noilor funcționalități. Ce se poate face din punct de vedere tehnic și ce nu?
La toate acestea se adaugă deprinderi și abilități din zona de soft-skills. Trebuie să comunici excelent, să te adaptezi la fiecare interlocutor de la care extragi informațiile utile, să colaborezi excelent cu managerul de proiect și colegii cu profil tehnic.
Capacitatea de analiză și sinteză, creativitatea în a propune structuri funcționale și de date, ... ai zice că e o meserie imposibilă dar de fapt nu e atât de grea și - pentru anumite profile psihologice - poate fi captivantă.
Marile companii își permit echipe interne, inclusiv pentru analiza de business. Companiile mai mici apelează la consultanți externi.
Care sunt beneficiile reale și concrete ale serviciilor de analiză de business?
Voi detalia avantajele și câștigurile pe care le au companiile care beneficiază de analiză de business:
1. capacitatea de a obține ceea ce ți-ai propus: o organizație mai performantă și mai eficientă;
2. posibilitatea de a elibera oamenii de sarcinile de rutină în favoarea celor care asigură calitate, creativitate, inovație; oameni mai motivați de ceea ce fac;
3. capacitatea de a orienta și controla schimbarea în direcția dorită;
În ce situații avem nevoie de analiză de business și când aceasta poate fi considerată un serviciu premium?
Am răspuns cumva la întrebare, la punctul 1: în aproape toate cazurile în care facem schimbări semnificative.
Dacă doar instalăm aplicații de tip Office - poate că nu e nevoie de analiză de business - dar chiar și atunci trebuie să dăm acces la aplicații doar celor care chiar au nevoie. Ce rost ar avea s-o facem pentru șoferi?
Procentual, cât % din costul unei aplicații poate însemna costul corect maxim al serviciilor de analiză de business?
E greu să dai un răspuns procentual, depinde de profunzimea schimbărilor determinate de implementare și de soluția în sine. (Avem și hard de cumpărat sau doar aplicații? Ce alte servicii sunt incluse în implementare?). Cu cât schimbările sunt mai ample, cu atât procentul devine mai mare. În principiu, dimensionarea se face pe procesul de consultanță: de câte ore*om e nevoie pentru colectarea și documentarea informațiilor, analiza, sinteza, modelarea, confirmarea/validarea, îmbunătățirea, inovarea, ajustarea, corelarea, verificarea, redactarea, susținerea, instruirea, asistența la demaraj? Cu câți oameni, din câte departamente stăm de vorbă? Ce volum de documente trebuie parcurs?
Răspunsul la aceste întrebări este un volum de muncă. Înmulțit cu tariful pentru o zi*om (care poate fi oriunde între 300 și 1000+ EUR/zi*om) - obținem un preț.
Cu siguranță însă, beneficiile sunt pe măsură.
Foto: Mihai Pascadi, Director General Avantera (sursa: piatafinanciară.ro)
