Contabilii au o exprimare foarte plastică atunci când vine vorba despre munca lor repetitivă, cu un volum mare de documente: ”am luat la mână un camion de facturi”. Azi, în epoca automatizării și robotizării expresia cu pricina e pe cale de dispariție. Există contabilul-robot și există centrele de servicii financiare – shared service centers – care preiau aceste activități contabilicești de Sisif.
Asseco SEE a participat la construirea celui mai modern centru de servicii financiare din România. Asseco răspunde de implementarea soluțiilor informatice și folosește tehnologii de la Kofax. Acestea includ RPA (Robotic Process Automation) - automatizarea robotică a proceselor), Captura și OCR avansat (recunoașterea optică a caractrelor) pentru documente nestructurate, online learning și alte produse ce au la bază inteligența artificială.
Clasificarea volumelor mari de documente și extragerea cu acuratețe a informațiilor din acestea este o sarcină dificilă care, tratată manual este cronofagă, greșită și costisitoare. Kofax automatizează și accelerează procesarea documentelor, făcând posibilă reducerea costurilor cu forța de muncă, creșterea productivității și majorarea vitezei și acurateței procesării documentelor. Monitorizarea performanței sistemului, colectarea de informații detaliate privind ratele de clasificare și de recunoaștere și statisticile per utilizator, câmp, tip de document, precum și media pe perioade de timp, sunt funcționalități de bază ale tehnologiei Kofax utilizate de către ownerii de proces.
Digitalizarea facturilor
Dar cum se digitalizează o factură? Nu există limite. Practic orice factură primită pe orice canal devine un document electronic pe care se poate lucra eficient.
Documentele sunt procesate folosind OCR, verificate pe baza unui algoritm avansat, pentru a ne asigura că au toate elementele corecte și pentru a crea o factură complet digitală.
În funcție de furnizor și factură se alege mecanismul optim de digitalizare. Întreg sistemul poate decide dacă facturile conțin produse ce trebuie înregistrate separat sau a celor care conțin un anumit tip de produse.
După ce toate facturile sunt în format digital, acestea sunt pregătite pentru procesare automată, prin intermediul robotului-contabil!
Inteligența artificială completează datele lipsă din contabilitate
Procesele specifice shared service centerului financiar, precum evidența contabilă în mai multe limbi sau serviciile de contabilitate sunt controlate de inteligența artificială și sistemele de învățare automată. Capacitatea acestui sistem este virtual nelimitată, toată tehnologia fiind susținută de către Microsoft Azure. Mai mult, la cerere sistemul este ajustabil/scalabil pe verticală și pe orizontală.
Robotizarea proceselor îmbunătățește și verifică facturile. Inteligența artificială completează automat datele lipsă din documentele primite, pe baza istoricului și a unui set de reguli complexe de predicție. De exemplu, poate fi pronosticat numărul corect al unui purchase order pe o factură de unde acesta lipsește, cu o precizie de 95%. Apoi, alocarea automată a facturilor către persoane se face pe baza unor criterii precum anumiți furnizori sau anumite limbi. Tot contabilul-robot este cel care notifică automat furnizorii, dacă documentele acestora nu respectă regulile minimale de transmitere a unei facturi, reducând semnificativ timpul necesar pentru procesarea documentelor incomplete.
Învățarea și evidențierea automată a facturilor, cu optimizare continuă, este cel mai inteligent și cel mai scutit de erori mod de a ține evidența contabilă. Toate facturile, în orice format sunt digitalizate. Astfel se facilitează transformarea în facturare electronică și, în plus, se construiește o arhivă electronică care satisface autoritățile de reglementare.
Reducerea costurilor de procesare a facturilor, prin automatizare, duce la creșterea calității contabilității și scurtarea ciclului de conversie a numerarului.
Sute de mii de facturi anual – o nimica toată!
Iată un studiu de caz, concret, bazat pe platformele și tehnologia implementată. O companie mare din domeniul energiei procesează peste 600.000 de facturi pe an, cu sute de centre de cost, în total. Compania respectivă căuta cea mai eficientă metodă de a-și ține contabilitatea și voia să renunțe la partenerul extern cu care realiza aceste activități. Prioritățile cheie au fost o manipulare mai rapidă, un control mai bun și o reducere consistentă a costurilor. În plus, clientul a dorit să poată compara și optimiza performanța financiară, la nivel local și regional.
Abordarea a fost crearea unei platforme de automatizare a facturilor și a unui sistem de gestionare a procesului administrativ. În următoarele trei luni de la implementare rezultatul a fost sporirea semnificativă a calității proceselor de contabilitate și administrare, prin scăderea numărului total de erori, făcute de personal. Prin crearea unui tablou de bord clar și ușor de gestionat, a fost îmbunătățit modul de lucru, prin intermediul furnizării de informații în timp real. Nu în ultimul rând s-a reușit reducerea cu 50% a cheltuielilor pentru procesele de administrare și contabilitate.
Astfel de avantaje oferă și centrul de procesarea documentelor financiare creat pe baza tehnologiilor Kofax. Platforma de automatizare Kofax stimulează transformarea digitală a unei companii, furnizând rezultate imediate şi palpabile.
Asseco SEE este compania care distribuie şi implementează soluţiile Kofax în Europa Centrală și de Est, deci și în România.
”Suntem foarte fericiți că am fost aleși ca partener de implementare pentru un proiect de o asemenea anvergură și că am reușit să demonstrăm din nou capabilitățile și robustețea tehnologiilor Kofax către clienții din România", adaugă Mihai Babescu, Solution Sales în departamentul Business Automation la Asseco SEE.
