De aceea, Softlead le recomandă companiilor care operează cu mai mult de 50 de documente în fiecare lună să aleagă o aplicație software dedicată managementului documentelor.
Fie că vorbim despre contracte, fișe de post, fișiere de comunicare internă, documentele din cadrul unei organizații sunt unele dintre cele mai importante elemente care contribuie la desfășurarea activității, indiferent de domeniul de activitate sau de obiectivele de creștere și dezvoltare. Conform companiei IT M-Files, 81% dintre angajați solicitau în anul 2019 acces la aplicații software mobile pentru a gestiona facil documentele în departamentul lor.
Aplicațiile software cu rol în managementul documentelor sunt soluții digitale care ajută utilizatorii să creeze, stocheze și să controleze fișierele online, în mod facil. În cadrul unei companii, în funcție de tipul interacțiunii cu documentul, mai mulți utilizatori pot accesa, edita și personaliza documentele, având posibilitatea de a stoca, indexa, căuta, arhiva sau șterse fișiere, în funcție de obiectivul acestuia. De asemenea, aplicațiile software cu rol în managementul documentelor pot fi versionate, pentru un mai bun control.
În medie, un angajat operează în fiecare zi cu 6 documente (Nitro, 2020), ceea ce înseamnă că lipsa unei soluții software cu rol în gestionarea fișierelor poate duce la haos, stres, frustrări, dar și la pierderi înregistrate de companie (definite prin ineficiență, scăderea productivității, creșterea timpului de aprobare internă etc.).
Potrivit FinancesOnline, în aproximativ 5 ani după implementarea unei soluții de management a documentelor, o companie poate crește cu până la 404% ROI (Return on Investment).
8 beneficii ale aplicațiilor software de management al documentelor
- Utilizatorii pot colabora facil pe aceleași documente
- Cele mai multe aplicații software au o interfață prietenoasă, ușor de folosit
- Aplicațiile software se pot integra cu alte sisteme IT, folosite cu succes în companie (de contabilitate, de e-mail, de semnare electronică, de tip CRM etc.)
- Soluțiile de management al documentelor cresc productivitatea și flexibilitatea angajaților din companii, indiferent de domeniul de activitate
- Documentele pot fi accesate de oriunde, în orice moment
- În cazul pierderii, există sisteme de recuperare (back-up)
- Analiza și raportarea sunt mai facile (în timp real, utilizatorii pot verifica statusul documentelor interne, al semnării contractelor, al emiterii facturilor etc.)
- Fișierele sunt stocate în medii sigure.
Cât costă o aplicație software dedicată managementului documentelor?
În funcție de nevoile și de obiectivele utilizatorilor, costurile pentru o licență de Document Management System pornesc de la 45 de euro/user/lună.
Achiziția unei soluții software de management a documentelor reprezintă o cheltuială eligibilă în cadrul aplicării la Programul de Digitalizare prin PNRR.
Cum te poate ajuta Softlead în alegerea aplicației software potrivite?
Ai identificat deja un volum consistent de documente pe care compania sau departamentul tău le operează și care ar putea fi automatizate sau gestionate eficient? Softlead îți oferă acces la peste 20 de aplicații software diferite, furnizate de companii din România, și te ajută să o alegi pe care care se potrivește nevoilor, bugetului și obiectivelor de business pe termen mediu și lung.
Citește și: Top 5 aplicații recomandate de management al documentelor
Completează formularul de mai jos sau trimite pe adresa [email protected] solicitarea ta pentru un demo sau o ofertă de preț personalizată!
