Evidența clară a cheltuielilor cu cardurile de combustibil și gestionarea deconturilor lor în mod eficient cu JobRouter.

Pentru mai multă claritate, vă prezentăm cum lucrează unul dintre clienții noștri în JobRouter cu deconturile pentru cardurile de combustibil.Procesul de transfer în mediul digital al deconturilor pentru cardurile de combustibil a presupus îmbunătățirea deconturilor deja realizate de către clientul nostru în platforma de management a proceselor din companii, JobRouter.De ce dezvoltarea proiectului de deconturi pentru cardurile de combustibil?

Următoarele dorințe ale clientului nostru au dat startul unui astfel de proiect:

• claritatea asupra cheltuielilor înregistrate lunar pentru combustibil de către cei peste 150 de utilizatori
• evidența sumelor adăugate pe fiecare card, a numelor, sumelor disponibile și consumate
• trecerea de la scrierea pe hârtie a deconturilor, foilor de parcurs pentru fiecare membru din echipă, la generarea lor în mod automat
• certitudinea distribuirii sumelor de bani planificare pe proiectele în derulare
• încadrarea în bugetul planificat pe fiecare proiect
• eliminarea volumului mare de lucru cu activități desfășurate pe hârtie
• accesibilitatea asupra informațiilor prin înregistrări și documente justificative, vizibile oricând și de oriunde
• implicarea tuturor oamenilor din echipă, fără să mai fie necesară încărcarea unui singur om, situație care favoriza apariția unor erori și timp îndelungat pentru corectarea lor (lipsa documentației justificative, cheltuieli menționate în alte scopuri).

Deconturile cardurilor de combustibil în JobRouter

Gestionarea informațiilor privind cardurile de combustibil în JobRouter are loc prin adăugarea lor în sistem ținând cont de: luna, anul și compania de care aparține fiecare utilizator.

Furnizorul de combustibilul transmite lunar un fișier personalizat, cu datele de identificare ale fiecărui card, cu numărul de litri consumați și factura. Informațiile sunt încărcate în JobRouter de către responsabilul fiecărui proiect și toți utilizatorii primesc câte o notificare prin care sunt anunțați să înregistreze deconturile pentru sumele individuale.

Cum se realizează deconturile cu cardurile de combustibil în JobRouter?

Clientul nostru încarcă lunar în sistem:

• bugetul destinat cardurilor de combustibil
• beneficiarii cardurilor de combustibil sub forma unui fișier CSV.

Una dintre regulile bine definite este că fiecare persoană din companie într-o lună deține un singur card. Fiecare manager regional are cont în platforma JobRouter, pe care-l accesează pe bază de utilizator și parolă. Anumite informații sunt recunoscute și generate automat în platformă (numele, adresa de email, regiunea și compania). Managerul regional selectează numărul de identificare personală cu numele persoanei din echipă pentru care creează decontul, dintr-o listă caracteristică rolului său, având vizibilitate doar asupra membrilor din echipa lui. Ulterior devin active secțiuni specifice, unde are loc:

- selectarea departamentului

- alegerea motivului deplasării

După adăugarea informațiilor, sistemul identifică numărul cardului din fișierul încărcat de la furnizorul de combustibil, iar bugetul total pe toată luna respectivă este ușor accesibil prin însumarea automată a înregistrărilor.

După repartizarea sumei, se generează documentul de decont, cu valorile care s-au importat prin fișier, care conține: tipul documentului, data, numărul de litri de combustibil și suma, cu documentele justificative interne. Prin completarea numărului de kilometri parcurși, se generează și foaia de parcurs. În momentul în care are loc generarea decontului și a foii de parcurs, decontul este transmis atât la utilizator cât și la managerul regional, care îl aprobă sau îl respinge. Managerul are două opțiuni: retrimitere, situație în care se reia procesul; aprobare a decontului, când se transmite automat la departamentul financiar, care are opțiunile de a-l accepta sau a-l anula.

Beneficiile utilizării JobRouter pentru deconturile pentru cardurile de combustibil

Analizând modul de lucru anterior al clientului nostru și știind cum lucrează în acest moment în sistemul JobRouter, enumerăm următoarele beneficii ale digitalizării deconturilor pentru cardurile de combustibil:

• siguranța și controlul asupra cheltuielilor care se înregistrează lunar și anual pentru cardurile de combustibil
• vizibilitatea asupra tuturor deconturilor generate
• generarea automată a documentației în format PDF: foile de parcurs și deconturile
• accesul la toate cererile trimise împreună cu foaia de parcurs, cu posibilitatea de descărcare a decontului și a foii de parcurs pentru fiecare solicitant
• accesul în doar câteva secunde la rapoarte corecte privind cardurile de combustibil și sumele pe fiecare departament și tip de card
• transparența și accesibilitatea oricând privind bugetul destinat pentru combustibil, suma distribuită și disponibilă
• claritate și corectitudine prin posibilitatea de a înregistra numai sume specifice proiectelor în derulare
• timp prețios câștigat de către departamentul financiar și utilizatori prin eliminarea erorilor umane și a înregistrărilor pe hârtie
• raportarea înregistrărilor anuale, lunare și pe tip de companie
• accesibilitate asupra întregii liste privind cardurile active și posibilitatea oricând de a o actualiza.

Dacă încă nu ați adoptat modul de lucru digital în compania voastră, acum este momentul oportun! Pentru identificarea oportunității de digitalizare a proceselor din companie în JobRouter, vă recomandăm înscrierea la un DEMO gratuit.

Acest articol a fost pentru prima dată publicat pe blog-ul nostru aici - https://medium.com/beck-et-al-rom%C3%A2nia/gestionarea-bugetelor-pentru-cardurile-de-combustibil-prin-digitalizarea-lor-%C3%AEn-jobrouter-eaac9ce12b5