eMag alege soluția Human Resources Planning pentru automatizarea și integrarea tuturor proceselor de resurse umane din companie. eMag a făcut acest pas în conextul unui demers de eficientizare a proceselor la nivelul întregii companii, din nevoia de a crește performanța, simplificând modul de lucru și crescând nivelul și calitatea comunicării.
Romanian Software a preluat în cadrul acestui proces totată practica de salarizare și administrare de personal și a pus la dispoziția eMag toate tool-urile platformei Human Resources Planning.
Cu ce soluții vine, în mod concret, Romanian Software în întâmpinarea nevoilor specifice ale eMag?
În procesul de externalizare a practicii de salarizare, s-au auditat toate dosarele de personal, au fost scanate toate documentele din dosarele de personal, indexate și încărcate în platformă. Personalul eMag implicat în activitatea de administrare de personal va avea acces la baza de date a salariaților întreținută de Romanian Software și va putea să acceseze aceste informații și documente. În tabloul de bord al platformei vor fi disponibile informații utile, care vor elimina riscul depășirii termenelor legale (contracte pe perioadă determinată cu data de final în următoarea lună, salariați a căror perioadă de probă expiră, sesiuni de medicina muncii care trebuie organizate în următoarea perioadă, etc.).
Pontarea salariaților se va face prin Time Management, aplicație pusă la dispoziția unor operatori de pontaj din cadrul companiei, la nivelul căreia sunt configurate tipurile de program de lucru și validări specifice, pentru a reduce numărul intervențiilor manuale și riscul de eroare. Mai departe, pontajul este transmis către departamentul de HR, care după o validare intermediară, va transmite informațiile către Romanian Software, în vederea calculului de salarii.
Prin intermediul platformei, toti salariații companiei eMag vor avea acces, prin spațiul personal Me - Employee Self Service, la documentele scanate din dosarul de personal, informații salariale, acces la joburile vacante din companie, detalii despre training-urile la care vor participa, sesiunile de evaluare în care sunt implicați. Tot prin spatiul personal, salariații vor putea lansa cereri de concediu, comunica cu departamentul de HR, lansând cereri pentru adeverințe și alte tipuri de cereri, toate aceste fluxuri fiind însoțite de notificări, pentru a informa utilizatorii cu privire la acțiuni pe care este necesar să le întreprindă. Utilizatorii cu rol de manager vor avea acces și la informațiile privind salariații din subordine, vor putea aproba sau respinge cererile acestora, completa formulare de feedback în cadrul sesiunilor de evaluare, sau propune persoane din echipa pentru anumite sesiuni de training.
Recruitment & Selection Management va permite recrutorilor din companie să păstreze o bază de date de candidați, cu posibilități de filtrare după multiple criterii, inclusiv etichete relevante care se pot atașa candidaților urmare a inerviurilor la care au participat. Recrutorii vor putea să creeze proiecte de recrutare, în care se vor defini etapele procesului (contactare candidat si testare psihologica, interviu telefonic, testare, interviu cu managerul, ofertare), pozițiile căutate și numărul de poziții. În fiecare etapă se pot trimite candidaților comunicări din sistem pe email, în vederea testării acestora, testele pot avea o limită de timp și un punctaj minim, candidații vor răspunde la întrebări online, prin autentificarea în platformă și rezultatele vor fi transferate recrutorilor și stocate în platformă, în profilul fiecărui candidat. Tot în etapele procesului de recrutare se pot face anumite comentarii în profilul candidaților, care rămân în baza de date și pot fi accesate de toti cei implicati in procesul de recrutare, dar și de către ceilalți recrutori. La nivelul practicii se poate vizualiza în orice moment statusul candidaților în etapele de recrutare, pe fiecare proiect sau pentru fiecare recutor, oferind o imagine foarte clară a volumului, dar pot fi calculați și indicatori privind durata unui proces de recrutare sau fluctuația candidaților angajați, în vederea stabilirii eficienței practicii.
Aplicația Training Management, administrată de coordonatorul practicii de Learning & Development, va pune la dispoziția salariaților lista sesiunilor de training disponibile în companie, va organiza sesiuni de training în funcție de solicitări specifice venite din partea salariaților și va oferi programe de e-learning, construite chiar în platformă. În baza tuturor informațiilor gestionate, se pot genera statistici privind numărul de participări, pe domenii de activitate, departamente și costul acestor programe.
Performance Management susține procesele de evaluare din companie, permite evaluari 360. Evaluarile pot fi construite intr-un mod flexibil, pornind de la setul standard de competențe ale eMag, ai cărui indicatori comportamentali sunt adaptați pe nivele ierarhice și de la obiectivele generale, la nivel de companie, unitate organizatorică și proiect, din care derivă și la care se adaugă obiective specifice, individuale. Prin platformă se derulează întregul proces de evaluare, în diferite etape, persoanele implicate primind notificări, fie pentru definirea obiectivelor, completarea formularelor de feedback sau construirea unui plan de dezvoltare personală.
Transpunerea practicilor de HR într-o platformă care să le integreze, vine cu avantajul de a oferi acces facil la toate informațiile de HR, simplifica fluxurile dintre salariați și departamentul de HR, aspecte care atrag rapiditatea răspunsurilor, eliminarea pașilor redundanți, în concluzie salvează timp valoros, îmbunătățesc comunicarea și cresc eficiența la nivelul întregii companii.
Despre Romanian Software
Romanian Software este lider pe piata din Romania in domeniul dezvoltarii si implementarii de solutii sofware in domeniul resurselor umane. In cei 12 ani de experienta de cand se afla pe piata din Romania, compania a oferit solutii flexibile si inovatoare unui numar de peste 400 clienti. Produsul principal al Romanian Software este solutia integrata HRP, cu ajutorul careia sunt procesati peste 100.000 salariati.
