Recunoscând necesitatea modernizării, Baroul a contractat OPTI Software pentru a realiza o transformare digitală prin proiectul „Registratura Electronică 2024”.
Această inițiativă a migrat operațiunile Baroului către o platformă digitală, îmbunătățind eficiența, transparența și calitatea serviciilor oferite membrilor și publicului.
PROVOCĂRI
PROCESE MANUALE
- Avocații și firmele de avocatură trebuiau să depună cererile și petițiile în persoană sau prin poștă.
- Procesul de depunere implica un volum mare de documente și introducerea manuală a datelor.
BLOCAJE ȘI ÎNTÂRZIERI
- Procesul manual era predispus la blocaje, în special în perioadele de vârf în care se primeau o mulțime de cereri.
- Personalul trebuia să redacteze, să revizuiască și să aprobe documentele manual, ceea ce extindea operațiunile.
LIPSĂ DE TRANSPARENȚĂ
- Urmărirea stadiului cererilor era dificilă, actualizările fiind adesea întârziate din cauza proceselor manuale.
- Lipsa actualizărilor în timp real crea un decalaj în comunicarea dintre Barou și membrii săi.
DIFICULTĂȚI LOGISTICE
- Obținerea semnăturilor oficiale pe documente necesita prezența fizică a avocaților, ceea ce ducea la întârzieri suplimentare.
- Dependența de sistemele pe hârtie creștea volumul de muncă pentru personalul Baroului, afectând capacitatea acestora de a gestiona eficient sarcinile.
SOLUȚIE
OPTI Software a implementat o strategie în trei etape care a îmbunătățit semnificativ operațiunile Baroului.
ETAPA 1: DEPUNEREA ELECTRONICĂ ȘI URMĂRIREA PETIȚIILOR ȘI CERERILOR
- Avocații și firmele de avocatură pot acum să depună cereri prin intermediul site-ului web al Baroului, accesibil prin desktop și mobil.
- Sistemul este conceput cu formate de cereri personalizabile pentru capturarea tuturor informațiilor necesare.
- Avocații primesc confirmări prin email imediat după depunerea cererilor și pot urmări stadiul lor în timp real prin intermediul conturilor online.
- Personalul Baroului pot gestiona și iniția cereri electronic.
ETAPA 2: REDACTAREA ȘI APROBAREA DIGITALĂ
- Depunerile electronice au fost integrate în sistemul ERP existent al Baroului, permițând personalului să acceseze oricând cererile și atașamentele.
- OPTI Software a încorporat un instrument de procesare de text în cadrul sistemului, permițând personalului să redacteze răspunsurile în șabloane precompletate.
- Sistemul a dat naștere unei noi proceduri de revizuire și aprobare a cererilor ce pot fi urmărite digital.
ETAPA 3: SEMNĂTURILE ELECTRONICE ÎN MASĂ
- OPTI Software a colaborat cu DigiSign pentru a implementa un sistem de semnături electronice distribuite.
- Soluția este integrată în infrastructura existentă, asigurându-se semnarea și distribuirea documentelor.
- Documentele semnate sunt livrate electronic prin email, eliminând vizitele în persoană, economisind timp.
REZULTATE
Eficiență operațională
- Tranziția la un sistem digital a redus timpul necesar pentru procesarea și aprobarea cererilor.
Transparență sporită
- Există vizibilitate și transparență privind stadiul cererilor în orice moment.
Experiență îmbunătățită
- Procesul de depunere și urmărire a cererilor oferă o experiență mai prietenoasă pentru avocați.
Gestionarea sigură a documentelor
- Toate documentele oficiale sunt semnate și livrate către destinatari în siguranță.
Reducerea costurilor
- Costurile au scăzut prin minimizarea necesității de resurse fizice.
Tranziție fără întreruperi
- Lansarea nu a avut o perioadă de nefuncționare, permițând Baroului să continue operațiunile.
TESTIMONIAL
"Echipa OPTI Software este remarcabilă pentru respectarea termenelor și evitarea depășirii costurilor, pentru adaptabilitatea soluțiilor lor la nevoile noastre și pentru calitatea generală a implementării software-ului. Vom continua colaborarea noastră pentru a îndeplini nevoile Baroului în alte proiecte." - Decanul Baroului București
CONTACTAȚI-NE
📞+40 774 453 302
🌐https://www.opti.ro/contact
